8 najczęstszych błędów popełnianych przy rejestracji spółki z o.o.

Spółka z o.o. to druga najchętniej wybierana forma prowadzenia biznesu w Polsce. Jakich błędów wystrzegać się przy rejestracji spółki z o.o.?

Pokażemy Ci, na co musisz uważać.

Odrębna osobowość prawna spółki z o.o.

Jedną z najważniejszych cech spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest to, że posiada ona odrębną osobowość prawną. Ma to swoje dobre strony, bo chroni wspólników spółki. Nie odpowiadają oni za długi spółki. To sama spółka musi spłacić wierzycieli z posiadanego przez nią majątku.

Jednak jest tutaj również druga strona medalu. Wszystko, co posiada spółka, należy wyłącznie do niej.

Dotyczy to urządzeń, maszyn, ale też środków pieniężnych na koncie, a także gotówki. O ile nie ma podstawy prawnej, to wspólnicy nie mogą wypłacić sobie pieniędzy z konta spółki z o.o. czy zabrać gotówki z kasy.

To w znacznym stopniu odróżnia spółkę z o.o. od jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). W przypadku JDG wszystkie pieniądze, które znajdują się na rachunku firmowym należą do osoby, która prowadzi firmę.

To samo dotyczy gotówki. Właściciel firmy może dowolnie dysponować takimi środkami. Obejmuje to także dokonywanie prywatnych zakupów z firmowego konta. W przypadku spółki z o.o. takie działanie jest niedopuszczalne.

Wspólnik, który otrzymał ze strony spółki bezprawną wypłatę, ma obowiązek zwrócić takie środki. Takie roszczenie przedawni się po 3 latach. Ale jeśli wspólnik wiedział o bezprawności takiej wypłaty, to zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego obowiązuje 6-letni termin przedawnienia.

Tutaj solidarną odpowiedzialność ze wspólnikiem ponoszą również te osoby z zarządu spółki, które umożliwiły taką wypłatę.

Wypłata wynagrodzenia dla zarządu spółki

Wynagrodzenie dla zarządu spółki wypłacane z tytułu powołania powinno być określone w formie uchwały spółki. O wysokości wynagrodzenia decydują wspólnicy.

Powinno być ono adekwatne do obrotów osiąganych przez spółkę. Od takiego wynagrodzenia odprowadzany jest podatek dochodowy i składka zdrowotna, ale jest ono wolne od składek ZUS.

Brak określenia wynagrodzenia dla zarządu spółki w uchwale wspólników jest błędem, który powoduje, że nie można wypłacać im wynagrodzenia z tytułu powołania.

Co ciekawe, jeśli funkcja członka zarządu spółki z o.o. jest pełniona przez wspólnika spółki, to może on piastować taką funkcję bez pobierania wynagrodzenia i nie wywoła to skutków podatkowych po stronie spółki.

Jednak w przypadku gdy wspólnik będący jednocześnie członkiem zarządu pobiera wynagrodzenie, to zgodnie z Kodeksem spółek handlowych takie wynagrodzenie musi być wypłacane wyłączenie z zysku spółki.

Zarząd może też pełnić swoje funkcje na podstawie umowy o pracę zawartej ze spółką, ale w tym wypadku takie wynagrodzenie musi być oskładkowane.

Wypłaty dla wspólników pracujących na rzecz spółki

W przypadku małych spółek często spotykaną praktyką jest praca wspólników wykonywana na rzecz spółki. Należy jednak pamiętać, że nie jest to obowiązkiem wspólników, nazywanych też udziałowcami.

Jedynym obowiązkiem wspólnika jest wniesienie wkładu na kapitał zakładowy proporcjonalnie do posiadanych udziałów. Wspólnikowi przysługuje też prawo do dywidendy, ale taka wypłata nie jest w żadnym stopniu powiązana z pracą na rzecz spółki.

Wspólnicy mogą wykonywać na rzecz spółki różne prace operacyjne, ale na wszystkie tego typu czynności musi być zawarta umowa.

W zależności od rodzaju świadczonej pracy do rozliczenia może być potrzebna:

• umowa o dzieło,
• umowa zlecenie,
• umowa o pracę,
• świadczenie z art. 176 KSH,
• faktura z działalności gospodarczej.

Wpłaty wspólników na rzecz spółki bez tytułu prawnego

Osoba, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w przypadku braku środków na koncie firmowym może przelać tam środki z konta prywatnego, a nawet regulować zobowiązania swojej firmy bezpośrednio ze swojego prywatnego konta.

W przypadku spółki takie postępowanie jest niemożliwe. Nawet w wypadku jednoosobowej spółki z o.o. potrzebny jest dokument, który sankcjonuje wpłatę od wspólnika dokonaną na rzecz spółki.

W przypadku braku środków na bieżącą działalność spółki w grę może wchodzić podwyższenie wysokości kapitału zakładowego spółki albo pożyczka od wspólnika.

Podwyższenie kapitału zakładowego może wymagać zmiany umowy spółki z o.o. Wyjątkiem jest procedura opisana w art. 257 § 3 Kodeksu spółek handlowych.

Z tego względu dość często stosowaną praktyką jest pożyczka od wspólników. Za udzielenie takiej pożyczki wspólnik może pobierać odsetki. Jeśli tego nie zrobi, to spółka będzie miała przychód, który podlega opodatkowaniu.

Umowy między członkiem zarządu a spółką

Wiele osób popełnia błąd przy podpisywaniu umów pomiędzy członkami zarządu a spółką. Nawet wtedy, gdy reprezentacja spółki jest jednoosobowa, to nie wystarczy, że umowę podpisze inny członek zarządu. Taka umowa będzie nieważna. Art. 210 KSH nie pozostawia tu żadnych wątpliwości.

Uprawnienia do reprezentowania spółki ma wyłącznie rada nadzorcza lub pełnomocnik ustanowiony przez zgromadzenie wspólników.

Przy czym warto pamiętać, że głosowanie nad powołaniem pełnomocnika mieści się w kategorii spraw osobowych, wobec czego zgodnie z art. 247 § 2 KSH musi przybrać ono formę głosowania tajnego. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.

Natomiast jeśli wspólnik jest jedynym członkiem zarządu to co do zasady każda czynność prawna pomiędzy nim a spółką wymaga formy aktu notarialnego.

Dodatkowo notariusz musi o każdej takiej czynności zawiadomić sąd rejestrowy.

Błędy przy rejestracji spółki z o.o.

Złożenie wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców to dopiero początek drogi prowadzącej do wpisania spółki do Krajowego Rejestru Sądowego.

Należy pamiętać, że sąd może odrzucić wniosek. Będzie tak w przypadku, gdy we wniosku zostanie określona niewłaściwa nazwa spółki.

Taka sytuacja wystąpi zarówno wtedy, gdy na rynku funkcjonuje już spółka o takiej samej nazwie, jak i w sytuacji, gdy nowo zakładany podmiot będzie miał w nazwie określenia zarezerwowane dla podmiotów posiadających szczególne uprawnienia.

Przykładem takich określeń są:

• bank,
• doradca podatkowy,
• towarzystwo ubezpieczeniowe.

Przy rejestracji spółki trzeba też podać kody PKD. Obowiązkowo musi być podany kod przeważającej działalności. Jest on określony na poziomie podklasy, czyli musi zawierać cztery cyfry. Podanie głównego kodu działalności np. na poziomie działu spowoduje odrzucenie wniosku o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Oprócz głównego obszaru działalności uwidocznionego w KRS spółka może prowadzić też inne rodzaje działalności.

W tym wypadku nie jest konieczne aż tak szczegółowe określenie kodu PKD, bo wystarczy podać dwie cyfry, czyli dział, którym będzie się zajmować spółka.

Najczęstszy błąd – zły dobór wspólników i zarządu spółki

Przy tworzeniu nowej spółki trzeba wybrać wspólników oraz władze spółki. Obowiązkiem wspólników jest wniesienie wkładów do spółki, przy czym jeśli wkłady są niepieniężne to obowiązkowa jest umowa spółki w formie aktu notarialnego.

Jednak rola wspólników się na tym nie kończy. Poprzez uchwały podejmowane na zgromadzeniu wspólników mają oni realny wpływ na działanie spółki z o.o.

Chociaż organem uprawnionym do zwoływania zgromadzenia wspólników jest zarząd spółki, to zgodnie z art. 236 § 1 KSH również wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej 10% kapitału zakładowego mogą zażądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Jeśli wspólnicy nie dogadują się między sobą, to będzie to miało wpływ na działalność spółki.

Mogą na przykład zbyt często zwoływać zgromadzenia wspólników albo blokować działania i uchwały, które mogą wpłynąć na rozwój przedsiębiorstwa. W wyniku znacznej różnicy zdań pomiędzy wspólnikami rozpadła się niejedna spółka, więc dobór odpowiednich osób na udziałowców jest niezwykle ważny.

Do najczęściej popełnianych błędów można też zaliczyć wybranie niewłaściwych osób do zarządu spółki. Jest to organ, który ma bardzo duże uprawnienia, tym bardziej jeśli wspólnicy zdecydowali się na jednoosobową reprezentację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Utrata zaufania do członka zarządu jest wystarczającym powodem do odwołania takiej osoby z pełnionej przez nią funkcji.

Jednak trzeba pamiętać, że wszystkie jej decyzje i podpisane przez nią umowy przed takim odwołaniem pozostają w mocy.

To sprawia, że warto dobrze zastanowić się nie tylko nad wyborem zaufanej osoby na to stanowisko, ale również nad takim sposobem reprezentacji spółki z o.o., który do ważności zawieranych umów czy innych czynności prawnych wymaga współdziałania dwóch członków zarządu lub członka zarządu i prokurenta.

Obowiązkowa pełna księgowość od dnia założenia spółki z o.o.

Spółka z o.o. jako spółka prawa handlowego musi prowadzić pełne księgi rachunkowe już od dnia, w którym została zawarta umowa spółki.

Taka umowa może być w formie aktu notarialnego, ale można też ją zawrzeć przez portal S24. Dotyczy to również sp. z o.o. w organizacji. Taka forma prawna wystąpi od chwili podpisania umowy spółki do chwili jej wpisu do KRS.

Pełna księgowość wiąże się z pewnymi dodatkowymi obowiązkami wymienionymi w ustawie o rachunkowości.

Jest to między innymi stworzenie zasad (polityki) rachunkowości dla spółki. Integralną jej częścią jest zakładowy plan kont. Pełna rachunkowość oznacza stosowanie zasady podwójnego zapisu, co oznacza, że każda operacja gospodarcza musi być ewidencjonowana na dwóch kontach księgowych.

Spółki kapitałowe, takie jak spółka z o.o. muszą też składać coroczne sprawozdanie finansowe do właściwego sądu rejestrowego.

Co do zasady obejmuje ono bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. Jeśli księgowość dla spółki jest prowadzona przez biuro rachunkowe, to za sporządzenie sprawozdania finansowego może być pobierana dodatkowa opłata.

Warto to sprawdzić już na etapie podpisywania umowy na prowadzenie księgowości, tak aby mieć świadomość co do wszystkich związanych z tym kosztów.

Księgowość dla spółki z o.o. może być prowadzona zarówno przez biuro rachunkowe, jak i we własnym zakresie. W tym drugim przypadku świetnie sprawdzi się nowoczesne oprogramowanie do księgowości online dla przedsiębiorców – 360 Księgowość.

A jeśli nie czujesz się na siłach by samodzielnie poprowadzić księgowość spółki z o.o., to zawsze możesz skorzystać z pomocy biur rachunkowych, które stosują nasze oprogramowanie.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego