8 najczęstszych błędów przy księgowości JDG

Błędy to rzecz ludzka. Ale najlepiej uczyć się na cudzych błędach. Oto zestawienie, które pomoże Ci uniknąć najczęściej popełnianych błędów przy prowadzeniu KPiR.

Zaliczanie wydatków osobistych do kosztów uzyskania przychodu

Nie każdy wydatek można ująć w kosztach. Wydatki osobiste nie są kosztami uzyskania przychodu. I to nawet wtedy, gdy faktura za takie wydatki została wystawiona na dane firmowe.

Takie błędy są dość powszechne, tym bardziej, że niektóre wydatki na rzecz pracowników będą kosztami, ale takie same wydatki ponoszone na rzecz właściciela firmy – już nie.

Przykładem może być zakup okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych. Pracodawca może udzielić pracownikowi dofinansowania na takie zakupy. Takie dofinansowanie będzie stanowić koszt uzyskania przychodu.

Jednak okulary czy soczewki zakupione dla właściciela firmy są traktowane jako wydatek osobisty. I to nawet pomimo tego, że mogą być potrzebne do pracy.

Innym przykładem jest zakup garnituru. Chociaż w wielu zawodach liczy się odpowiedni wygląd, to jednak co do zasady garnitur kupiony dla właściciela firmy nie może stanowić kosztu podatkowego. Organy skarbowe kwalifikują taki zakup jako wydatek osobisty.

Składanie deklaracji po terminie

Terminy na składanie deklaracji ZUS oraz VAT są z góry wyznaczone przez przepisy prawa. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych termin na złożenie deklaracji rozliczeniowej ZUS to 20. dzień miesiąca. Jeśli taki dzień przypada w dzień wolny od pracy, to termin automatycznie przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Podobnie jest z deklaracjami VAT dla czynnych podatników VAT. W zależności od miesięcznej lub kwartalnej formy rozliczeń są one wysyłane jako JPK_V7M lub JPK_V7K.

Wyznaczony termin w przypadku deklaracji miesięcznych to 25. dzień miesiąca. Natomiast przy deklaracjach kwartalnych jest to 25. dzień miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. Jeśli termin przypada na dzień wolny od pracy, to przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Niedopilnowanie terminu najczęściej wynika z 2 rzeczy: nawału pracy lub niesystematyczności. Przedsiębiorca, który sam prowadzi księgowość, może w wirze pracy zapomnieć o złożeniu deklaracji. W tym wypadku warto ustawić przypomnienie, które pozwoli nie przegapić ustawowych terminów.

Drugą przyczyną opóźnień jest brak wprowadzenia na czas wszystkich dokumentów do KPiR. Bez tego nie uda się przygotować deklaracji zgodnych ze stanem faktycznym. Co prawda istnieje możliwość składania korekt, ale zawsze wymaga to dodatkowej pracy.

Dlatego najlepiej na bieżąco wprowadzać wszystkie dokumenty do księgi przychodów i rozchodów. Tutaj z pomocą przychodzi oprogramowanie 360 Księgowość, które jest dostępne online. Dzięki temu możesz zająć się księgowością praktycznie w dowolnym miejscu i czasie.

Księgowanie paragonów bez NIP

Co do zasady ujmowanie w KPiR zakupów, które są udokumentowane paragonami bez numeru NIP kupującego jest niezgodne z prawem. Takie zakupy nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Wszystko dlatego, że w przeszłości dochodziło do wielu nieuczciwych praktyk związanych z wystawianiem faktur dla przedsiębiorców na podstawie paragonów.

Zgodnie z przepisami jeśli paragon nie zawiera numeru NIP kupującego, to nie może do niego zostać wystawiona faktura. Takie działanie byłoby sprzeczne z obowiązującymi przepisami. Grożą za to sankcje, zarówno dla sprzedawcy, jak i dla kupującego.

Jeśli organ podatkowy stwierdzi, że sprzedawca wystawił fakturę na firmę do paragonu, na którym nie ma numeru NIP kupującego, to ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Jego wysokość to 100% kwoty podatku VAT wykazanego na takiej fakturze.

Podobne konsekwencje grożą kupującemu, który odliczył VAT z faktury wystawionej do paragonu bez NIP. Tutaj również pojawi się nie tylko konieczność usunięcia takiego wydatku z rejestrów VAT, ale również dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 100% VAT wykazanego na fakturze.

Takiego zobowiązania nie ustala się jedynie w stosunku do osób fizycznych, które za taki czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe.

W księdze przychodów i rozchodów można natomiast ujmować faktury uproszczone, czyli paragony z NIP wystawiane do transakcji, których wartość nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Od takich zakupów czynni podatnicy VAT mogą sobie odliczyć ten podatek.

Brak sprawdzania danych na fakturach

Jednym z często spotykanych błędów są złe daty sprzedaży i wystawienia faktur. Przepisy podatkowe wyraźnie określają do kiedy trzeba wystawić fakturę.

Data sprzedaży ma wpływ na to, do którego miesiąca będzie przyporządkowany przychód z takiej sprzedaży. Dlatego wystawienie błędnej daty sprzedaży będzie miało wpływ na prawidłowe obliczenie należnych podatków.

Innym powszechnym błędem jest przyjmowanie do ewidencji faktur bez numerów NIP nabywcy. Co prawda taka faktura może dokumentować firmowe zakupy, ale należy do niej wystawić notę korygującą. Podobnie należy postąpić w wypadku innych drobnych błędów czy niekompletnych danych.

Brak naliczenia podatku od importu usług

Zakup subskrypcji takich jak Canva, Chat GPT, Notion czy innych sprzedawanych przez podmioty, które nie mają oddziału w Polsce, stanowi import usług. To samo dotyczy reklam na Facebooku czy Google Ads. Częstym błędem jest brak zapłaty VAT od takich zakupów.

Nawet podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT, muszą przy tego rodzaju zakupach wypełnić deklarację VAT-9M i zapłacić podatek VAT. Wszystko dlatego, że przy imporcie usług sprzedawca stosuje stawkę VAT 0%, bo takie usługi są opodatkowane w kraju, w którym znajduje się siedziba kupującego.

Innym powszechnym błędem jest brak naliczenia podatku VAT w sytuacji, gdy kupujący pomimo zakupu na firmę został potraktowany jako osoba prywatna. W tym wypadku na fakturze pojawia się podatek VAT 23%.

Jednak przy imporcie usług kupujący musi taką transakcję opodatkować w Polsce. Więc pomimo tego, że na fakturze wyszczególniono podatek VAT, to kupujący jest zobowiązany do zapłaty 23% VAT od takiej faktury. Jednak może wystąpić do sprzedającego o korektę faktury, tak żeby sprzedawca zastosował stawkę VAT 0%.

Jeśli otrzyma taką korektę, będzie to stanowić podstawę do korekty deklaracji VAT-9M i zmniejszenia podatku należnego do zapłaty w związku z tą transakcją.

Błędne ustalenie limitu zwolnienia z VAT

Limit, który pozwala na skorzystanie ze zwolnienia z podatku VAT to 200.000 zł. Jednak okazuje się, że nie każdy może skorzystać z takiego limitu.

Po pierwsze, są pewne grupy towarów i usług, których sprzedaż wyklucza możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT. Już pojedyncza sprzedaż takiego towaru lub usługi powoduje obowiązkowe wejście na VAT. W tym wypadku brak wiedzy będzie miał dla firmy poważne skutki. Konieczne będzie złożenie zaległych deklaracji i zapłata podatku razem z odsetkami.

Po drugie, powyższy limit dotyczy wyłącznie firm, które działają przez cały rok. Natomiast jeśli działalność jest rozpoczynana w trakcie roku, to limit będzie proporcjonalnie mniejszy.

Do poprawnego wyliczenia limitu zwolnienia podmiotowego z VAT trzeba pomnożyć kwotę zwolnienia wynoszącą 200.000 zł przez liczbę dni od założenia działalności do końca roku, a następnie otrzymany wynik podzielić przez 365 dni.

Błędne ustalenie limitu zwolnienia z kasy fiskalnej

Podobny błąd można też popełnić przy ustalaniu możliwości zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej. Tutaj limit wynosi 20.000 zł, ale sposób jego wyliczenia dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność w trakcie roku jest nieco inny niż w przypadku limitu VAT.

Taki limit liczy się proporcjonalnie, ale nie od daty rozpoczęcia działalności, lecz od daty pierwszej sprzedaży. W tym przypadku trzeba pomnożyć kwotę zwolnienia 20.000 zł przez liczbę dni liczoną od pierwszej sprzedaży aż do końca roku, a następnie otrzymany wynik podzielić przez 365 dni.

Dodatkowo są produkty, których sprzedaż wyklucza możliwość skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej. W tym wypadku sprzedaż na rzecz osób fizycznych powinna być ewidencjonowana w KPiR na podstawie miesięcznych raportów z kasy fiskalnej.

Nieujmowanie wartości remanentów

Prowadząc KPiR nie można zapomnieć o sporządzaniu remanentów. Wartość niesprzedanych towarów będzie miała wpływ zarówno na podatek dochodowy przy zasadach ogólnych i liniówce, jak i na składkę zdrowotną.

Na koniec grudnia w każdym roku podatkowych przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów są zobowiązani do sporządzenia remanentu. Bywa on też nazywany inwentaryzacją lub spisem z natury. Brak sporządzenia remanentu lub nieujęcie go w KPiR jest błędem.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego