Bezpieczeństwo firmy w kosztach

Przedsiębiorca zatrudniający pracowników ma bardzo dużo obowiązków. Musi tak zorganizować każdy aspekt firmy, aby praca w jego zakładzie była efektywna, komfortowa i przede wszystkim bezpieczna.

Ta ostatnia kwestia wiąże się również ze znacznymi wydatkami. Zadbanie o bezpieczeństwo i higienę w miejscu pracy jest bardzo ważne, w końcu chodzi o zdrowie i życie podwładnych, dlatego też nie można jej w żaden sposób pomijać. Czy jednak można nieco na tym zaoszczędzić? Bezpieczeństwo firmy w kosztach uzyskania przychodu jest możliwe. Trzeba jednak wiedzieć co i kiedy może być odliczone.

Bezpieczeństwo pracy a ocena ryzyka

Bezpieczeństwo w firmie jest niezwykle istotne. Nie ma jednak jednej uniwersalnej recepty na to, jak zachować je w swoim przedsiębiorstwie. Rozwiązania powinny być bowiem dopasowane do rodzaju działalności oraz miejsca w którym znajduje się zakład pracy.

Aby zapewnić ochronę swoim pracownikom, należy dokonać oceny ryzyka zawodowego. Dopiero z takim dokumentem można decydować o wprowadzeniu odpowiednich procedur.

Ocena ryzyka zawodowego przygotowywana jest na podstawie listy zagrożeń, które mogą występować w miejscu pracy. Do takich zagrożeń możemy zaliczyć:

• hałas powyżej dopuszczalnej normy;
• oświetlenie – zbyt intensywne lub zbyt słabe może negatywnie wpływać na wzrok;
• praca pod presją lub w stresie;
• materiały i środki chemiczne wykorzystywane przy wytwarzaniu niektórych produktów;
• przemieszczające się środki transportu, np. wózki widłowe czy maszyny ciężkie;
• ruchome części maszyn;
• śliskie bądź nierówne powierzchnie, grożące ryzykiem pośliźnięcia lub potknięcia.

Znając ryzyko zawodowe, można przystąpić do wdrażania rozwiązań mających zwiększyć bezpieczeństwo w firmie.

Bezpieczeństwo firmy w kosztach – co można odliczać?

Jak stanowią ustawy o PIT, jak i ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, za wyjątkiem wydatków, które jednoznacznie zostały wskazane przez prawodawcę w ustawie.

Między określonym wydatkiem a przychodem firmy musi zatem istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Koszty ponoszone przez przedsiębiorcę muszą w jakiś sposób przysparzać się do tworzenia zysku.

Prawodawca nie zdecydował się na szczegółowe wyliczenie wszystkich wydatków, jakie mogą zostać uznane za koszt.

Byłoby to zresztą niemal niemożliwe. Dzięki temu, że definicja została sformułowana w sposób ogólny, przedsiębiorca może zaliczyć w koszty wszelkie wydatki, które poniósł w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, o ile miały wpływ na powstanie przychodu.

Wydatek powinien jednak każdorazowo być poddawany indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej.

Dokonując powyższej analizy, należy zwrócić uwagę na kilka kwestii, mianowicie czy dany wydatek:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku został on pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
• nie znajduje się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, tj. w art. 23 ustawy o PIT lub art. 16 ustawy o CIT.
• został właściwie udokumentowany.

Reasumując do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie wydatki, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Bezpieczeństwo firmy a BHP

Czy bezpieczeństwo firmy może znaleźć się w kosztach firmy? Jak najbardziej, z tym, że nie w każdym wypadku będzie to tak jednoznaczne.

Wydatki na wdrożenie środków ochronnych muszą mieć bowiem swoje racjonalne uzasadnienie. Nie znajdziemy nigdzie dokładnej listy tego, co możemy wliczyć do kosztów. Łatwo jednak wychwycić kilka elementów, gdyż zostały one wskazane bezpośrednio w Kodeksie pracy.

Jak możemy wyczytać w art. 207 KP pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy.

Co więcej pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki.

Dodatkowo koszty działań podejmowanych przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy nie mogą obciążać pracowników. Oznacza to wprost, że z jednej strony pracodawca nie może zrezygnować z wydatków związanych z BHP, a z drugiej strony nie może ich przerzucić na pracownika.

W związku z tym będą to koszty obligatoryjne pracodawcy, które są ponoszone wyłącznie w związku z prowadzą przez niego działalnością gospodarczą.

Warto przy tym wskazać, że od przychodów można odliczyć także tzw. koszty pracownicze. Są do wydatki ponoszone na rzecz pracowników, związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Koszty pracownicze obejmują wynagrodzenia zasadnicze, nagrody, premie i diety, także wydatki związane z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Wśród kosztów na BHP możemy wymieć między innymi wydatki na szkolenia pracowników w zakresie bhp i ochrony przeciwpożarowej, wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie, odzież ochronną i roboczą, jedzenie i napoje  przeznaczone dla pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych oraz środki czystości.

Co jeszcze możemy zaliczyć do kosztów?

Oprócz kosztów związanych bezpośrednio z BHP, od podatku można odliczyć również inne wydatki poniesione na ochronę i bezpieczeństwo firmy i jej pracowników. Wśród nich możemy wskazać koszt zakupu, wyszkolenia, utrzymania i wyżywienia psów stróżujących – więcej na ten temat pisaliśmy w artykule Kot lub pies w kosztach firmowych.

Kolejnym kosztem będzie z całą pewnością zakup wody zdatnej do picia oraz napojów dla pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych.

Obowiązek zapewnienia tego typu produktów wynika z KP oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

W zakładach pracy, w których pracownicy większość czasu spędzają przed monitorami komputerów (np. w biurach księgowych) w koszty zaliczyć można także okulary korekcyjne.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Trzeba tutaj jednak pamiętać, że odliczyć można jedynie 300 zł od pracownika.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca pokrywał wyższe kwoty zakupu, zaksięgować można jednak wyłącznie kwotę wskazanego limitu.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego