Błędy w biurze rachunkowym

Prowadząc biuro rachunkowe można napotkać różnorodne wyzwania związane z zarządzaniem, które mogą prowadzić do różnych błędów.

Przedstawiamy kilka kluczowych obszarów, w których właściciele biur rachunkowych mogą popełniać błędy i sposoby jak im zapobiec.

Niewłaściwy dobór pracowników

Właściciele biur rachunkowych często popełniają błąd, nie poświęcając wystarczająco dużo czasu na dokładny proces rekrutacji. Może to prowadzić do zatrudnienia osób, które nie są w pełni kompetentne, nie posiadają odpowiedniego doświadczenia umożliwiającego rzetelną obsługę księgową klientów, co negatywnie wpływa na jakość usług i relacje z klientami.

Kolejne błędy popełniane przez pracowników prowadzących księgowość danego klienta i brak odpowiedniej komunikacji z klientem w razie ich popełnienia polegającej na szczegółowym wyjaśnieniu sytuacji, jej przyczyn i skutków, prowadzi do narastającego niezadowolenia klienta.

Zatrudniając nowych pracowników biura rachunkowego warto poświęcić więcej czasu na szczegółową analizę doświadczenia, posiadanych kwalifikacji, umiejętności praktyczne czy znajomość programów. Należy także zwracać uwagę na sposób komunikacji z klientem czy umiejętność formułowania  zrozumiałych dla klientów wiadomości.

Trzeba mieć na uwadze, że niewystarczające jest sprawdzenie kompetencji pracownika przed zatrudnieniem, aby utrzymać wysoką jakość usług i zadowolenie klientów biura rachunkowego. Należy sprawdzać pracę księgowych, rozmawiać z pracownikami, pytać o to z jakimi trudnościami w zakresie rozliczeń i kontaktach z klientami się mierzą i na bieżąco rozwiązywać problemy.  Brak wsparcia ze strony przełożonych prowadzi do niezadowolenia pracowników, a następnie do zmiany przez nich pracy.

Brak odpowiedniego motywowania pracowników oraz zarządzania zespołem może skutkować niskim morale, wysoką rotacją pracowników i spadkiem jakości obsługi księgowej. Właściciele biur rachunkowych powinni dbać o dobrą atmosferę pracy, jasne cele oraz regularną komunikację z pracownikami.

Niewłaściwe wdrożenie do pracy nowych pracowników

Niewłaściwe wdrożenie nowych pracowników w biurze rachunkowym może prowadzić do wielu problemów, zarówno dla nowych pracowników, jak i dla całej organizacji.

Każdy nowy pracownik powinien zostać szczegółowo zapoznany z procedurami, oprogramowanie, polityką firmy i specyfiką pracy. Jeżeli nowy pracownik nie zostanie odpowiednio wdrożony do pracy, może popełniać błędy wynikające z nieznajomości specyfiki pracy w danym biurze rachunkowym, braku szczegółowo określonych obowiązków czy też na skutek stresu związanego z niepewnością w nowym miejscu i niejasnych priorytetów. Niewłaściwe przeszkolenie przy rozpoczęciu pracy może również prowadzić do nieefektywnej pracy i niezadowolenia pracownika.

Należy jasno określić wymagania na zajmowanym stanowisku i wyznaczyć osobę, do której nowy pracownik będzie mógł się zwrócić o pomoc w razie jakichkolwiek wątpliwości czy problemów zarówno merytorycznych, w kontakcie z klientem jak i dotyczących samej organizacji pracy.

Bez wsparcia mentora, nowi pracownicy mogą mieć trudności w adaptacji, a także nie mieć kogo zapytać o bieżące problemy. To może wydłużyć proces adaptacji i zmniejszyć efektywność pracy.

Brak szkoleń dla pracowników

Nieinwestowanie w rozwój pracowników jest kolejnym poważnym błędem popełnianym przez biura rachunkowe. Rachunkowość i przepisy podatkowe często się zmieniają, a pracownicy powinni być na bieżąco z najnowszymi regulacjami i technologiami.

Brak odpowiednich szkoleń może prowadzić do błędów w rozliczeniach i utraty klientów, a także przyczynić się do poczucia braku zainteresowania pracodawcy specyfiką pracy księgowego i poszukiwanie szansy na rozwój zawodowy w firmie dbającej o rozwój i zwiększanie kompetencji pracowników.

Oferowanie szkoleń oraz jasnej ścieżki kariery może zwiększyć zaangażowanie pracowników i ich chęć pozostania w firmie.

Niewłaściwa wycena usług księgowych

Właściciele biur rachunkowych powinni odpowiednio wyceniać swoje usługi, biorąc pod uwagę ogół ponoszonych kosztów, na które składają się w szczególności: koszty wynagrodzeń i składek ZUS, inne koszty pracownicze, koszty szkoleń, koszty programów i licencji, koszty utrzymania biura, koszty administracyjne ale także rzeczywistą wartość świadczonych usług.

Drugim bardzo ważnym czynnikiem, jaki należy uwzględnić dokonując wyceny usług księgowych pod uwagę należy brać nie tylko ilość dokumentów czy pozycji na wyciągu bankowym, ale także specyfikę prowadzonej działalności, transakcje zagraniczne, stopień trudności rozliczeń itd.

Ustalanie zbyt niskich cen usług w celu przyciągnięcia klientów może prowadzić do problemów z rentownością, a utrata płynności przyczynia się do podejmowania decyzji mających destrukcyjny wpływ na pracowników i całą firmę.

Przedsiębiorców prowadzących biura rachunkowe przez niewłaściwą wycenę usług księgowych często nie stać na zatrudnienie wystarczającej ilości kompetentnych pracowników, przez co delegują zbyt wiele zadań księgowym lub zlecają samodzielne prowadzenie ksiąg osobom, które jeszcze nie mają odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. Zbyt wiele obowiązków dla doświadczonych księgowych skutkuje ich przemęczeniem, narastającym niezadowoleniem i w konsekwencji zmianą pracy.

Zarówno nadmiar obowiązków jak i zbyt odpowiedzialne zadania dla osób dopiero uczących się księgowości są przyczyną błędów w rozliczeniach, co skutkuje obniżeniem jakości usług i niezadowoleniem klientów, a w konsekwencji utratą klientów. Utrata klientów jest szczególnie dotkliwa, gdy chodzi o długoterminowe relacje biznesowe. Negatywne opinie mogą również zaszkodzić reputacji biura, co utrudni także pozyskanie nowych klientów.

Dążenie do jak największej ilości klientów kosztem jakości usług

Z niewłaściwą wycenę usług księgowych wiąże się kolejny błąd popełniany przez właścicieli biur rachunkowych, a mianowicie dążenie do jak największej ilości klientów kosztem jakości usług. Przyjmowanie zbyt wielu klientów bez odpowiedniego zwiększenia ilości księgowych może prowadzić do przeciążenia pracowników. W konsekwencji pracownicy mogą być zmuszeni do pracy w nadgodzinach, co prowadzi do obniżenia morale, zwiększenia poziomu stresu i błędów.

Zbyt duża liczba klientów może sprawić, że biuro rachunkowe zacznie zaniedbywać indywidualne potrzeby klientów, księgowi dążąc jedynie do zamknięcia kolejnych miesięcy nie będą mieli czasu na dokładną analizę i dbałość o szczegóły.

Koszty naprawy błędów i ewentualnych odszkodowań mogą w konsekwencji prowadzić do problemów finansowych biura rachunkowego.

W celu uniknięcia powszechnie popełnianego błędu w zarządzaniu biurem rachunkowym polegającego na dążeniu do zdobycia jak największej liczby klientów kosztem jakości usług, warto jasno określić limit klientów, jaki może obsłużyć biuro rachunkowe przy określonej liczbie pracowników.

Zawarcie umów z większą liczbą klientów, powinno skutkować zatrudnieniem kolejnych pracowników, dzięki czemu biuro zachowa dotychczasową jakość świadczonych usług i nie doprowadzi do przeciążenia i niezadowolenia pracowników.

Duża rotacja pracowników

Duża rotacja pracowników w biurach rachunkowych jest problemem, który może negatywnie wpływać na stabilność i efektywność firmy, jakość świadczonych usług księgowych oraz morale pozostałych pracowników.

Często jednak pracodawcy nie analizują przyczyn tego zjawiska i nie wyciągają odpowiednich wniosków, co nasila problem rotacji. Trzeba mieć na uwadze, że księgowi, który odchodzi z biura rachunkowego posiada nie tylko kwalifikacje zawodowe, ale także wiedzę dotyczącą współpracy z klientami, specyfiki ich działalności. Odchodzenie doświadczonych pracowników oznacza utratę cennej wiedzy organizacyjnej, co może wpłynąć na wydajność i jakość usług biura rachunkowego.

Dodatkowo klienci przywiązują się do swoich księgowych i częste zmiany osób odpowiedzialnych za obsługę przyczyniają się do poczucia niestabilności biura rachunkowego.

Brak rzetelnego przekazania informacji związanych z obsługiwanymi firmami powoduje natomiast błędy w rozliczeniu. Częste zmiany w zespole mogą prowadzić do spadku jakości usług, gdyż nowi pracownicy potrzebują czasu na wdrożenie się i osiągnięcie pełnej wydajności. Duża rotacja generuje znaczne koszty związane z rekrutacją nowych pracowników oraz ich szkoleniem. Dodatkowo odejście z pracy kolejnych pracowników mają negatywny wpływ na  morale pozostałych pracowników, którzy mogą czuć się niepewnie co do stabilności firmy i swojego zatrudnienia.

Właściciele biura rachunkowego powinni dążyć do utrzymania stałej kadry pracowników sprawdzając ich zadowolenie np. poprzez ankiety satysfakcji, a jeżeli pracownik decyduje się na odejście z pracy należy zadbać o przekazanie wszystkich ważnych informacji dotyczących klientów oraz dowiedzieć się jakie są przyczyny wypowiedzenia pracownika. Zrozumienie dlaczego pracownicy zmieniają pracę jest kluczem do zaprowadzenia odpowiednich zmian w firmie i utrzymaniu pozostałych pracowników.

Przestarzały program księgowy

Koncentracja na ilości klientów zamiast na jakości usług może uniemożliwić rozwój nowych usług, szkolenia pracowników czy wdrażanie nowoczesnych technologii. Wraz z rozwojem technologii biura rachunkowe powinny śledzić nowe narzędzia ułatwiające pracę w księgowości.

Nowoczesne oprogramowania księgowe, rozwiązania chmurowe, automatyzacja procesów są coraz częściej wykorzystywane w księgowości, ułatwiając i usprawniając pracę księgowym.

Automatyzacja powtarzalnych zadań, takich jak fakturowanie, wprowadzanie danych, czy rozliczenia podatkowe, może znacznie zwiększyć efektywność pracy. Powszechnie stosowane w biurach rachunkowych optyczne rozpoznawanie znaków (OCR – Optical Character Recognition) jest technologią, która przekształca drukowane lub pisane odręcznie teksty na obrazach lub w formie papierowej na edytowalny i przeszukiwalny format cyfrowy.

Zamiast tkwić w przestarzałych systemach załóż konto w 360 Księgowość

Brak stosowania nowych technologii w biurach rachunkowych może z czasem prowadzić do utraty konkurencyjności na rynku.

Brak dostępu klientów do dokumentów

Aktualnie wielu klientów biur rachunkowych chce korzystać z elektronicznego przesyłania dokumentów i informacji, mieć dostęp do dokumentów, stanu zobowiązań i należności, kwoty podatków i składek ZUS do zapłaty.

Przechowywanie danych i aplikacji w chmurze zapewnia łatwy dostęp do informacji, elastyczność oraz skalowalność. Pozwala to na bezpieczne przechowywanie danych klientów oraz łatwą zdalną współpracę, co oszczędza czas zarówno księgowych jak i klientów.

Brak umowy z klientami

Brak umowy z klientami w biurze rachunkowym może prowadzić do szeregu poważnych konsekwencji zarówno dla biura, jak i dla jego klientów.

Umowa jest kluczowym dokumentem, który formalizuje relacje biznesowe, precyzuje zakres świadczonych usług, warunki współpracy, zasady dotyczące płatności, terminów i dodatkowych kosztów. Umowa biura rachunkowego z klientem chroni interesy obu stron.

Niewłaściwa polisa OC

Prowadząc biuro rachunkowe należy zwrócić szczególną uwagę przy wyborze polisy OC. Właściwa polisa OC jest niezbędnym elementem zarządzania ryzykiem w biurze rachunkowym.

Zabezpiecza ona firmę przed finansowymi konsekwencjami błędów i zaniedbań, a także pomaga w budowaniu zaufania klientów, którzy mogą mieć pewność, że ich interesy są chronione.

Polisa OC może bowiem nie obejmować wszystkich obszarów działalności biura rachunkowego, a w przypadku roszczeń związanych z działalnością nieobjętą polisą, biuro rachunkowe może być zmuszone pokryć koszty odszkodowań z własnych środków, co może wiązać się z bardzo wysokimi kosztami. Analogicznie wybór polisy z niską sumą ubezpieczenia może nie wystarczyć na pokrycie wszystkich kosztów związanych z potencjalnym roszczeniem, w razie gdy wysokość odszkodowania przekroczy sumę ubezpieczenia, różnicę będzie musiało pokryć biuro rachunkowe.

Przed wyborem polisy OC, należy dokładnie przeanalizować wszystkie ryzyka związane z działalnością biura rachunkowego.

Ważne jest, aby polisa obejmowała pełny zakres świadczonych usług, a suma ubezpieczenia była adekwatna do potencjalnych roszczeń, jakie mogą wystąpić w wyniku błędów czy zaniedbań. W razie zmian zakresu działalności biura rachunkowego czy znacznego wzrostu liczby klientów, należy upewnić się że polisa została odpowiednio zaktualizowana i przystosowana do prowadzonej działalności biura rachunkowego.

Niedostateczna kontrola kosztów

Brak ścisłej kontroli nad kosztami biura rachunkowego może prowadzić do problemów finansowych biura.

Właściciele powinni regularnie analizować swoje wydatki i szukać sposobów na optymalizację kosztów. Zachowanie wysokiej jakości usług w biurze rachunkowym jest kluczowe dla długoterminowego sukcesu i satysfakcji klientów.

Priorytetem powinno być zawsze dostarczanie rzetelnych i profesjonalnych usług, nawet kosztem mniejszej liczby obsługiwanych klientów.

Należy także zadbać o jasne wytyczne dla pracowników dotyczące priorytetów, każdy pracownik powinien wiedzieć, które zadania są najważniejsze i realizować je z odpowiedniej kolejności.

Unikanie powyższych błędów może pomóc właścicielom biur rachunkowych w prowadzeniu bardziej efektywnego i zyskownego biznesu.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa