Brak rejestracji do VAT-UE a obowiązek rozliczenia importu usług

Polski przedsiębiorca który chce realizować transakcje wewnątrzunijne musi spełnić pewne wymogi formalne.

Druga strona medalu to prawo do odliczenia podatku VAT, kiedy ono wystąpi i czy braku spełnienia niektórych wymogów formalnych można odliczyć podatek VAT?

Import usług czyli co?

Import usług to transakcja nabycia usługi od kontrahenta (podatnika prowadzącego działalność), który posiada siedzibę w jednym z krajów UE innym niż terytorium RP.

Nazewnictwo import usług stosowane jest dla celów VAT.

Nie oznacza to, że w podatku dochodowym nie dochodzi do importu usług. Jednakże dla tych celów jest on rozliczany na odmiennych zasadach.

To czy zaistnieje import usług w VAT i czy daną transakcję zakupu usługi należy rozliczyć jak import usług zależy przede wszystkim od trzech kwestii:

• statusu podatników biorących udział w imporcie usług (dostawca usług, nabywca usług),
• miejsca świadczenia, które to określa się na cele podatku VAT w związku z rozliczeniem importu usług,
• pozostałe ustawowe warunki formalne.

Charakterystyczną cechą importu usług w VAT jest to, że zobligowanym do rozliczenia (opodatkowania) w VAT importu usług jest nabywca usługi a nie sprzedawca.

Unijny sprzedawca po swojej stronie w ewidencji VAT wykazuje sprzedaż usług (import usług po stronie nabywcy) ze stawką NP – nie podlega opodatkowaniu VAT.

Jakie warunki muszą być spełnione aby wystąpił import usług?

Wystąpienie transakcji importu usług wymaga spełnienia kilku przesłanek. Dodatkowo warto wziąć pod uwagę to, gdy to polska firma jest nabywcą w imporcie usług a więc jest zobowiązania do rozliczenia VAT z tytułu tej transakcji.

Pierwsza kwestia to status stron biorących udział w transakcji importu usług. Pamiętając o art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 zwanej dalej ustawą o VAT) strony w imporcie usług (aby zaistniał import usług i polska firma jest nabywcą usługi z UE) muszą posiadać statusy przedsiębiorcy:

• dostawca usług (sprzedawca) jest podatnikiem a więc prowadzi działalność gospodarczą (osoba fizyczna, prawna, jednostka nieposiadająca osobowości prawnej) i jednocześnie nie posiada siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
• nabywca usług (firma z Polski) jest:

1. podatnik prowadzący działalność dla usług do których określenie miejsca świadczenia stosuje się 28b ustawy o VAT (gdy sprzedawca unijny) zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania jako podatnik VAT (w Polsce),
2. w pozostałych przypadkach (gdy sprzedawca poza unijny) – posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski lub osoba prawna niebędąca podatnikiem VAT, posiadająca siedzibę na terytorium Polski i zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania jako podatnik VAT (w Polsce).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami uznawanymi za podatników VAT (czynnych albo zwolnionych) są:

• osoby prawne,
• jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej
• osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Podatnikiem VAT w imporcie usług jest uznawana także osoba prawna niebędąca podatnikiem VAT jednakże która jest zidentyfikowana lub obowiązana do identyfikacji do celów podatku lub podatku od wartości dodanej.

Pamiętając o art. 15 ust. 2 ustawy o VAT działalność gospodarcza (rozumiana w świetle ustawy o VAT) obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody.

Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Warto podkreślić, iż podatnikiem VAT (dla wystąpienia importu usług) jest też podatnik, który prowadzi działalność lub dokonuje transakcji nieuznawanych za podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT dostawy towarów lub świadczenia w odniesieniu do wszystkich świadczonych na jego rzecz usług.

Jeżeli usługę sprzedaje osoba prywatna z jednego z krajów UE innego niż Polska (nieprowadząca działalności ani nieformalnej działalności) dla firmy z Polski (niezależnie czy jest czynnym podatnikiem VAT czy zwolnionym) to nie wystąpi import usług.

Miejsce świadczenia dla celów VAT musi wystąpić w Polsce

Poza ww. ustawowymi warunkami obowiązującymi strony w imporcie usług, kolejnym warunkiem do spełnienia jest to, iż miejsce świadczenia (dla celów VAT) musi wystąpić w Polsce.

Miejsce świadczenia określa ustawa o VAT w art. 28b do 28n ustawy tej ustawy.

Zatem ustawowe zasady określają miejsce świadczenia usługi.

Należy zaznaczyć, iż nie o miejsce fizycznego (technicznego) wykonania usługi ale o tzw. miejsce formalne – określone według reguł ustawy o VAT.

Ogólna zasada mówi, iż miejsce świadczenia dla celów VAT będzie w Polsce (zatem w Polsce polska firma będzie zobowiązana wtedy do rozliczenia w VAT importu usług) jeśli nastąpi zakup usługi od firmy z UE (nieposiadającej siedziby w Polsce) oraz firma z Polski posiada na terytorium Polski:

• siedzibę działalności gospodarczej albo
• stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (jeżeli nie posiada siedziby),
• stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu (jeżeli nie posiada siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności).

Obowiązek rozliczenia podatku VAT w imporcie usług spoczywa na nabywcy usługi. Jeżeli do tego dołożyć, że miejsce opodatkowania VAT (miejsce świadczenia w VAT) będzie w Polsce – będzie tak gdy polska firma posiada na terytorium RP siedzibę działalności albo stałe miejsce prowadzenia działalności albo miejsce zamieszkania lub pobytu – to mamy pełen obraz opodatkowania VAT w imporcie usług.

Podatnik niezarejestrowany do VAT-UE a prawo do odliczenia VAT od importu usług

W nawiązaniu do art. 97 ust. 1 oraz 3 pkt 1 ustawy o VAT ww. podatnicy (z art. 15 ustawy o VAT) podlegający obowiązkowi zarejestrowania jako podatnicy VAT czynni, są obowiązani przed dniem dokonania:

• pierwszej wewnątrzwspólnotowej dostawy,
• pierwszej wewnątrzwspólnotowego nabycia,
• pierwszego importu usług (nabycia usług),
• pierwszej sprzedaży usług (eksport usług),

– zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego składając formularz VAT-R, o zamiarze rozpoczęcia wykonywania tych czynności.

Zatem jeszcze przed zakupem usługi od kontrahenta z UE polska firma powinna dokonać rejestracji jak unijny podatnik czyli do VAT-UE. Jest ustawowy wymóg formalny.

Co jednak gdy tego nie uczyni a usługa została już zakupiona?

Dla rozliczenia w VAT importu usług dla polskiego nabywcy prowadzącego działalność decydujące znaczenia mają wymienione wcześniej:

• warunki statusu podatkowego stron w imporcie usług,
• warunki wystąpienia miejsca świadczenia w Polsce.

To oznacza, że nawet jeżeli polska firma nie posiada jeszcze numeru VAT-UE (rejestracji do transakcji wewnątrzwspólnotowych) a dokona już importu usług to rozlicza go w podatku VAT w ewidencji JPK_V7 w taki sam sposób.

Powinna jednak niezwłocznie dokonać rejestracji jako podatnik VAT-UE.

W tym przypadku pojawia się jednak drugie pytanie – co z prawem do odliczenia podatku VAT?

Czynny podatnik VAT niezarejestrowany do transakcji unijnych VAT-UE będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT w imporcie usług przy zachowaniu ogólnych zasad:

• nabywca usługi jest czynnym podatnikiem VAT,
• nabywane usługi są przeznaczone na cele prowadzonej działalności a dokładnie na sprzedaż w ramach tej działalności prowadzoną przez nabywcę która jest opodatkowana podatkiem VAT (niezależnie jaką stawką).

Ponownie należy podkreślić, iż polski nabywca usługi powinien niezwłocznie zarejestrować się jako podatnik VAT-UE.

Końcowo warto też zaznaczyć, że gdy polska firma zarejestruje się jako unijny podatnik a otrzyma fakturę bez numeru NI-UE to także będzie miała obowiązek rozliczyć zakup usługi od firmy z państwa UE innego niż Polska jako import usług.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Krzysztofa Ulickiego