Budowa siedziby firmy a przepisy podatkowe

Każda firma musi mieć siedzibę. Można ją wynająć, kupić lub wybudować. Sprawdź, co o kosztach budowy siedziby firmy mówią przepisy podatkowe.

Amortyzacja budynku będącego siedzibą firmy

Ze względu na znaczną wartość budynków, tego typu środki trwałe nie mogą być jednorazowo zaliczane w koszty uzyskania przychodu. Wartością graniczną jest kwota 10.000 zł. Co do zasady, środki trwałe o wyższej wartości, podlegają amortyzacji. W tym wypadku pod uwagę brana jest przewidywana długość ekonomicznej przydatności do użytku danego środka trwałego.

Okres amortyzacji środka trwałego wynika z Klasyfikacji Środków Trwałych.

Dla budynków niemieszkalnych podstawowa stawka amortyzacji to 2,5% rocznie, co oznacza, że taki budynek zostanie całkowicie zamortyzowany po 40 latach.

Siedziba firmy może znajdować się też w budynku mieszkalnym. Podstawowa stawka amortyzacji takich budynków wynosiła 1,5%, ale Polski Ład całkowicie zmienił zasady amortyzacji budynków mieszkalnych.

Jeszcze w 2021 roku podatnicy mieli prawo do wykazywania w kosztach odpisów amortyzacyjnych związanych z budową domu, który tylko w części był przeznaczony na prowadzenie działalności, a w większości był wykorzystywany na cele mieszkalne. W związku z przepisami wprowadzonymi przez Polski Ład w przypadku inwestycji, których celem ma być powstanie domu mieszkalnego wykorzystywanego również jako siedziba firmy, a które zostały rozpoczęte po 1 stycznia 2022 roku nie przysługuje już prawo do amortyzacji.

W przypadku budynków mieszkalnych oddanych do użytku przed 2022 rokiem prawo do dokonywania odpisów amortyzacyjnych skończyło się z dniem 31 grudnia 2022 roku.

Po tej dacie przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu amortyzacji lokali mieszkalnych.

Wartością graniczną jest 50%, więc jeśli ponad połowa powierzchni budynku czy też lokalu jest przeznaczona na potrzeby działalności gospodarczej to można go zakwalifikować jako niemieszkalny i stosować amortyzację nawet po zmianie przepisów, które zafundował przedsiębiorcom Polski Ład.

Prawo do odliczenia VAT przy budowie domu – siedziby firmy

Przedsiębiorca, który ma zamiar wybudować budynek w 100% przeznaczony na prowadzenie działalności gospodarczej będzie miał prawo nie tylko do dokonywania odpisów amortyzacyjnych, ale też do odliczenia całości podatku VAT.

Należy pamiętać, że ustawa o VAT, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, czy też ustawa o CIT, to zupełnie odrębne akty prawne.

W związku z tym rozliczanie środka trwałego w budowie będzie wyglądało inaczej na gruncie podatku VAT niż rozliczenie kosztów na gruncie podatku dochodowego.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczy tylko tych zakupów, które związane są z czynnościami opodatkowanymi.

Wobec tego podatnik, który korzysta ze zwolnienia z VAT nie będzie mógł odliczyć ani złotówki podatku od towarów i usług.

Jeśli budynek będzie służył zarówno celom firmowym, jak i mieszkalnym, to przedsiębiorca nie będzie mógł odliczyć całej kwoty podatku VAT od faktur związanych z budową siedziby firmy. Musi w takim przypadku ustalić procentową proporcję, która będzie odzwierciedlać przeznaczenie budynku na poszczególne cele.

Następnie według takiej proporcji będzie mógł odliczać podatek VAT od wydatków związanych z budową.

W przeciwieństwie do podatku dochodowego prawo do odliczenia podatku VAT pojawia się już w momencie otrzymania faktury, a w przypadku podatników korzystających z metody kasowej, w momencie zapłaty takiej faktury. Nie trzeba tutaj czekać na wprowadzenie środka trwałego do ewidencji i odpisy amortyzacyjne.

Nieco światła na możliwość odliczania VAT od siedziby firmy rzuca interpretacja indywidulana nr 0113-KDIPT1-3.4012.362.2022.4.MJ z dnia 12 października 2022 roku.

Przedsiębiorca, który wysłał to zapytanie, wskazał, że budynek, który miał służyć jako siedziba jego firmy konstrukcyjnie będzie przystosowany do wykorzystania w znacznej części na cele mieszkaniowe.

Wynikało to z tego, że zgodnie z planem zagospodarowania przestrzennego na wskazanej działce nie można było postawić budynku przeznaczonego wyłącznie na cele działalności gospodarczej. Jednak ten przedsiębiorca zamierzał cały ten budynek użytkować do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. W związku z tym uzyskał prawo do pełnego odliczenia podatku VAT.

Należy przy tym mieć na względzie, że każdy przypadek jest inny, a w grę wchodzą wysokie kwoty VAT do odliczenia. Dlatego, żeby potwierdzić prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadku budowy siedziby firmy najlepiej będzie wystąpić do organów skarbowych o własną interpretację indywidualną dobrze opisując stan faktyczny.

Kredyt na budowę siedziby firmy a koszty podatkowe

Nie zawsze przedsiębiorca ma do dyspozycji tyle gotówki, żeby w całości sfinansować budowę siedziby firmy.

Dlatego przy takiej inwestycji może posiłkować się kredytem. Bank ma możliwość udzielenia przedsiębiorcy kredytu hipotecznego, gdzie zabezpieczeniem spłaty będzie hipoteka wpisana do księgi wieczystej kredytowanej nieruchomości.

Procedura kredytowa będzie się różnić w zależności od banku, w którym będzie składany wniosek.

Trzeba jednak przygotować komplet dokumentów, na które mogą się składać:

• odpis z CEIDG lub KRS,
• zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON,
• wysokość dochodu ustalana na podstawie PIT lub KPiR,
• rachunek zysków i strat w przypadku podmiotów z pełną księgowością,
• zaświadczenie o niezaleganiu z płatnościami z ZUS i urzędu skarbowego.

Wartości udzielonego kredytu nie można ujmować w kosztach uzyskania przychodu.

W przypadku firm, które są zobowiązane prowadzić pełną księgowość, taki kredyt zwiększy wartość ich bilansu. Po stronie pasywów pojawi się wartość kredytu pozostającego do spłaty, natomiast po stronie aktywów najpierw znajdą się przekazane środki finansowe, później środki trwałe w budowie, a ostatecznie cały budynek wprowadzony do środków trwałych firmy.

Prowizja za udzielenie kredytu oraz odsetki od kredytu mogą być w całości ujmowane w kosztach uzyskania przychodu, pod warunkiem, że całość budynku będzie przeznaczona na siedzibę firmy i prowadzenie w nim działalności gospodarczej.

Jeśli tylko część budynku będzie wykorzystywana na potrzeby działalności gospodarczej, to do kosztów można zaliczyć jedynie część odsetek i prowizji za udzielenie kredytu.

Istotny jest tutaj stosunek powierzchni używanej wyłącznie na cele firmowe do całkowitej powierzchni budynku.

Księgowanie wydatków poniesionych na budowę siedziby firmy

Wydatki związane z budową środka trwałego w przypadku prowadzenia pełnej księgowości muszą trafiać na wydzielone konto księgowe.

Na takim koncie księgowane są m.in. koszty związane z zakupem materiałów i pracami budowlanymi. Dzięki temu można ustalić wartość początkową takiego budynku.

Oprócz kosztów materiałów budowlanych oraz robót budowlano-montażowych prowadzonych przez firmy obce, do kosztów postawienia budynku można również zaliczyć:

• koszt opracowania dokumentacji projektowej,
• wydatki na ubezpieczenie majątkowe wznoszonego obiektu,
• koszty nadzoru inwestorskiego, autorskiego czy generalnego wykonawcy.

Jeśli przedsiębiorca całość lub część takiego środka trwałego wytworzył we własnym zakresie, to przy ustaleniu początkowej wartości tego środka nie można brać pod uwagę wartości pracy własnej przedsiębiorcy.

Firmy, które nie prowadzą pełnej księgowości także powinny zbierać faktur za roboty budowlane czy inne wydatki związane z postawieniem budynku.

Chociaż nie mają obowiązku księgować takich wydatków na koncie „Środki trwałe w budowie”, to jednak dla prawidłowego ustalenia wartości początkowej budynku przeznaczonego na siedzibę firmy muszą ewidencjonować związane z tym wydatki.

Jest tak dlatego, że w KPiR wydatki związane z budową nowego środka trwałego nie są ujmowane w dacie ich poniesienia.

Trafią one do kolumny 13 w postaci odpisów amortyzacyjnych dopiero po zakończeniu inwestycji. Będzie można je tam wpisać od miesiąca następującego po przyjęciu do użytkowania danego środka trwałego. Z tego względu data wpisania takiego środka do ewidencji środków trwałych ma bardzo duże znaczenie.

Kiedy inwestycję wprowadzić do ewidencji środków trwałych?

Wydatki na zakup materiałów i usług, jakie trzeba ponieść w celu wybudowania siedziby firmy, będą składać się na wartość początkową środka trwałego. Dopiero w miesiącu następującym po oddaniu inwestycji do użytku przedsiębiorca może zacząć zaliczać w koszty uzyskania przychodu odpisy amortyzacyjne dotyczące budynków niemieszkalnych.

Jak zatem ustalić moment, w którym budynek stanowiący siedzibę firmy będzie zdatny do użytku?

Tutaj nie liczy się fizyczne zakończenie robót budowlanych czy opuszczenie placu budowy przez wykonawcę. W zależności od rodzaju budynku znaczenie ma uzyskanie prawomocnego pozwolenia na użytkowanie budynku wydane przez odpowiedni organ nadzoru budowlanego.

Budynki, dla których niezbędne jest pozwolenie na użytkowanie wymieniono w art. 55 Prawa Budowlanego. W pozostałych przypadkach wystarczy zawiadomienie organu o zakończeniu budowy. Jednak w obu wypadkach warto pamiętać o dopełnieniu wszystkich formalności wymaganych przez prawo.

Do zawiadomienia o zakończeniu budowy trzeba dołączyć wszystkie dokumenty wymagane przez przepisy prawa.

Brak nawet jednego z oświadczeń może skutkować odrzuceniem takiego zgłoszenia i wydłużeniem się całej procedury. W terminie 14 dni od doręczenia zawiadomienia o zakończeniu budowy do organu budowlanego może on zgłosić sprzeciw w drodze decyzji. Jeśli tego nie zrobi, to można przystąpić do rozpoczęcia użytkowania budynku, a co za tym idzie, wprowadzić taki budynek do ewidencji środków trwałych.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego