Co musi zawierać nazwa firmy?

Każdy biznes musi mieć nazwę. Dowiedz się jakie są prawne wymogi dotyczące nazwy dla firmy.

Nazwa firmy przy jednoosobowej działalności gospodarczej

W nazwie jednoosobowej działalności gospodarczej koniecznie musi znaleźć się imię i nazwisko osoby prowadzącej działalność. Zarówno imię, jak i nazwisko, musi być zapisane w mianowniku. Opcjonalnie w nazwie firmy może pojawić się drugie imię właściciela, jeśli takie posiada. Jednak nie jest to obowiązkowe, w związku z czym można podjąć decyzję o niezamieszczaniu drugiego imienia.

Oprócz imienia i nazwiska nazwa firmy może posiadać wyróżnik wskazujący na rodzaj działalności, np. „Anna Kowalska Usługi Fryzjerskie”. Równie dobrze można dodać nazwę, która nie wskazuje bezpośrednio na rodzaj wykonywanej działalności, np. „Ankor Anna Kowalska”.

Nie ma przy tym znaczenia czy dodatkowy wyróżnik w nazwie firmy pojawi się przed, czy po imieniu i nazwisku właściciela firmy. Ważne jest, żeby trzymać się raz wybranej kolejności wyrazów w nazwie firmy, bo zostanie to zapisane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Istotne jest, że przedsiębiorca, który jako drugi zaczął stosować oznaczenie jednoosobowej działalności swoim imieniem i nazwiskiem, może być zmuszony do wprowadzenia elementów odróżniających.

Wynika to z art. 6 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z tym przepisem na żądanie przedsiębiorcy, który jako pierwszy w obrocie gospodarczym zaczął używać swojego nazwiska, sąd może wydać orzeczenie zobowiązujące przedsiębiorcę, który później zaczął używać takiego oznaczenia, do podjęcia środków zaradczych, które pomogą w odróżnieniu nazw firm obu przedsiębiorców. Będzie to oznaczać w szczególności wprowadzenie zmian w oznaczeniu firmy poprzez dodanie wyróżnika, ograniczenie zakresu terytorialnego używania takiego oznaczenia albo używanie takiego oznaczenia wyłącznie w określony sposób.

Trzeba jednak pamiętać, że nazwa jednoosobowej działalności gospodarczej nie może wprowadzać w błąd co do osoby, która prowadzi taką działalność.

Dlatego niedopuszczalna jest nazwa „Anna Kowalska Joanna Nowak”. Nazwy firmy składające się z kilku nazwisk dopuszczalne są jedynie w przypadku nazw spółek cywilnych, spółek jawnych i spółek partnerskich.

Przy działalnościach jednoosobowych możliwe jest w przypadku śmierci właściciela prowadzenie takiej firmy przez zarządcę sukcesyjnego. W tej sytuacji w nazwie firmy musi pojawić się określenie „w spadku”, przykładowo „Anna Kowalska Usługi Fryzjerskie w spadku”.

Pełna nazwa firmy a nazwa skrócona

Przy rejestracji działalności gospodarczej można wskazać nazwę skróconą. Długość takiej nazwy jest ograniczona do 31 znaków, przy czym trzeba pamiętać, że do liczby znaków wliczają się też spacje. Nazwa skrócona może przybrać zarówno formę imienia i nazwiska właściciela firmy, np. „Anna Kowalska”, jak też dodatkowy wyróżnik zawarty w nazwie pełnej, np. „Ankor”.

Pełna nazwa firmy w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej to nazwa zawierająca zarówno imię i nazwisko właściciela, jak i dodatkowe określenia. Jest to istotne przy wystawianiu faktur.

Zgodnie z przepisami na fakturze musi znaleźć się co najmniej imię i nazwisko właściciela firmy. Zostało to zapisane w ustawie o VAT w art. 106e ust. 1 pkt 3. Przepis ten wskazuje, że faktura musi zawierać imię i nazwisko lub nazwę podatnika wraz z adresem.

W ustawie nie doprecyzowano czy w przypadku faktury nazwa podatnika musi być pełna, czy skrócona. Jednak z uwagi na to, że przepis wskazuje, że na fakturze musi pojawić się imię i nazwisko, to o ile w nazwie skróconej zawarte są takie dane, to można zastosować nazwę skróconą. Natomiast jeśli w nazwie skróconej nie ma takich danych, to przy wystawianiu faktur trzeba zastosować pełną nazwę firmy.

Stosowanie pełnej nazwy firmy koniecznie jest także przy tworzeniu dokumentów prawnych oraz pism, a także w kontaktach z różnymi urzędami czy instytucjami państwowymi.

Natomiast do celów reklamowych i marketingowych przedsiębiorca może posługiwać się nazwą skróconą. W codziennej działalności może to być bardziej praktyczne i łatwiejsze do zapamiętania niż nazwa pełna.

Oprócz nazwy firmy w przestrzeni publicznej może pojawić się też nazwa handlowa. Przykładem jest nazwa sieci sklepów „Biedronka”, która zupełnie różni się od Jeronimo Martins Polska S.A., czyli nazwy firmy będącej właścicielem tej sieci.

Nazwa firmy przy spółce z o.o.

Nazwa dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością co do zasady może zawierać dowolne określenia. Jeśli jednak w nazwie będzie zawarte imię i nazwisko jednego z udziałowców, to taka osoba będzie odpowiadać całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki.

Przed wybraniem nazwy dla spółki należy sprawdzić czy jakaś inna firma nie posługuje się taką samą nazwą.

Jest tak dlatego, że sąd rejestrowy zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o KRS ma obowiązek sprawdzić czy dokumenty dołączone do wniosku o rejestrację spółki są pod względem treści i formy zgodne z przepisami prawa.

Obejmuje to między innymi sprawdzenie czy nazwę spółki cechuje dostateczna odróżnialność od nazw innych przedsiębiorców działających na rynku.

Taka odróżnialność powinna być badana szczególnie pod kątem działania na tym samym rynku. To sprawia jednak pewną trudność, bo większość spółek jako terytorium swojego działania wskazuje obszar całego kraju. Tożsamość rynku może być interpretowana dwojako:

• ze względu na obszar działania,
• ze względu na przedmiot działalności.

Jeśli spółki działają na tym samym terytorium, czyli na przykład w obrębie jakiegoś miasta czy województwa, to o możliwości posługiwania się taką samą nazwą firmy decydujące znacznie będą miały kody PKD określające przedmiot działalności spółki.

Jeśli dwie spółki będą zajmować się tym samym rodzajem działalności, w szczególności w zakresie przeważającego przedmiotu działalności określonego w KRS, to w przypadku działania na tym samym obszarze, nie będą mogły mieć takiej samej nazwy.

Zgodnie z tymi zasadami w teorii spółki prowadząc działalność w tej samej branży, ale w różnych częściach kraju mogą posługiwać się taką samą nazwą spółki.

Podobnie będzie w przypadku działania dwóch spółek o takiej samej nazwie działających na tym samym obszarze, ale w zupełnie innej branży.

Jednak w praktyce sądy rejestrowe nie wnikają aż tak głęboko w profil czy obszar działalności nowo rejestrowanej spółki. Jeśli nazwa spółki będzie identyczna z nazwą już istniejącej spółki, to sąd rejestrowy najczęściej odrzuci taki wniosek.

Będzie się to wiązać z koniecznością wypełnienia nowego wniosku, a co za tym idzie z nową opłatą za wpis do KRS. Jest tak dlatego, że sądy rejestrowe stoją na stanowisku, że opłata należy się za rozpatrzenie wniosku. Jeśli wniosek zostanie rozpatrzony negatywnie z powodu występujących w nim błędów, to zwrot takiej opłaty jest niezasadny.

Na co uważać tworząc nazwę dla firmy

Nazwa firmy nie może zawierać pewnych wyrazów, które zarezerwowane są dla firm posiadających szczególne uprawnienia. Do takich określeń należą na przykład:

• bank,
• klinika,
• doradca podatkowy,
• towarzystwo ubezpieczeniowe.

Przed wybraniem nazwy firmy trzeba zweryfikować czy upatrzona nazwa nie jest zarejestrowanym znakiem towarowym. W tym celu można sprawdzić bazę znaków towarowych zarejestrowanych zarówno na terytorium Polski, jak i Unii Europejskiej.

Pozwoli to uniknąć narażenia się na proces sądowy, zwłaszcza jeśli zarejestrowana nazwa jest zbieżna z planowanym profilem działalności firmy.

Rejestrując firmę trzeba też zdecydować się czy wybrać nazwę opisową czy fantazyjną. Ta pierwsza daje klientom jasną informację o profilu działalności firmy, jak na przykład „Anna Kowalska Usługi Fryzjerskie”.

Jednak w przypadku zmiany profilu działalności konieczna może być zmiana nazwy firmy, żeby nie wprowadzać w błąd klientów. Takiego ograniczenia nie ma przy nazwie fantazyjnej, jak na przykład „Ankor Anna Kowalska”. Przedsiębiorca posługujący się nazwą fantazyjną może bez problemu zmienić profil swej działalności czy też rozszerzyć ją o nowe obszary nie martwiąc się o dopasowanie nazwy firmy.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Jakuba Chmieleckiego