Co programista może wrzucić w koszty?

Niejeden programista zastanawia się jakie wydatki obniżą podatki.

Sprawdź nasz praktyczny przewodnik, który wyjaśni Ci co można wliczyć w koszty działalności programisty.

Sposób opodatkowania a odliczanie kosztów u programisty

To czy dany wydatek można w całości wrzucić w koszty po części zależy od wybranego sposobu opodatkowania. Wśród programistów popularnym sposobem rozliczania się z podatków jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Jego zaletą jest stała stawka podatku, której wysokość zależy od rodzaju świadczonej usługi, a nie od wysokości dochodów.

Warto pamiętać, że przy ryczałcie na wysokość tego podatku w żaden sposób nie wpływają wydatki firmowe. Oznacza to, że programista na ryczałcie nie obniży tego podatku poprzez zakupy usług czy sprzętu niezbędnego do prowadzenia działalności.

Jednak programista, który wybrał ryczałt może odliczać VAT, o ile jest czynnym podatnikiem VAT.

W tym wypadku firmowe zakupy co prawda nie pomniejszą ryczałtu do zapłaty, ale będą miały wpływ na wysokość podatku VAT, który trzeba odprowadzić do urzędu skarbowego.

Więc podczas firmowych zakupów programista może patrzeć na ceny netto, bo w finalnym rozrachunku będzie mógł odzyskać zapłacony VAT.

Natomiast programiści, którzy wybrali podatek liniowy lub rozliczają się na zasadach ogólnych mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wszystkie te wydatki, które są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Jeśli są też płatnikami VAT, to w tym przypadku większość kosztów firmowych obniży też podatek VAT do zapłaty.

Jaki sprzęt programista może wrzucić w koszty?

Generalnie każdy sprzęt, który jest potrzebny do pracy, może być u programisty kosztem uzyskania przychodu.

W jednoosobowej działalności gospodarczej, w której przedsiębiorca zajmuje się głównie programowaniem kosztem firmowym mogą być zarówno komputery, laptopy jak i monitory.

W przypadku laptopów w grę wchodzą nawet laptopy w gamingowych konfiguracjach.

Oczywiście taki laptop powinien służyć wyłącznie do pracy, ale nie ma przeszkód, żeby taki mocny sprzęt obniżył podatek dochodowy programisty lub podatek VAT.

Jedyne, o czym należy pamiętać, to amortyzacja. Jeśli cena laptopa lub komputera będzie przekraczać 10.000 zł, to takiego zakupu co do zasady nie można jednorazowo wrzucić w koszty uzyskania przychodu.

Czynny podatnicy VAT muszą brać pod uwagę wartość netto takiego sprzętu, a podatnicy zwolnieni z VAT muszą patrzeć na wartość brutto takiego zakupu.

Amortyzacja powoduje, że każdego miesiąca można odliczyć od dochodu tylko część wartości zakupionego sprzętu.

W przypadku komputerów i laptopów przy zastosowaniu metody liniowej amortyzacja będzie trwała aż 30 miesięcy. Jednak w niektórych przypadkach można skorzystać z pomocy de minimis i zastosować amortyzację jednorazową.

Do prawidłowego obliczenia podatków w działalności programistycznej można wykorzystać oprogramowanie 360 Księgowość. Ten program pozwala nie tylko zaksięgować faktury, ale też wyliczyć należne składki ZUS czy podatek.

Kosztem u programisty może być nie tylko zakup sprzętu komputerowego, ale również wyposażenie miejsca pracy.

Obejmuje to nie tylko stacje robocze czy laptopy, ale również monitory, dyski zewnętrzne, drukarki, klawiatury, myszki, słuchawki, a nawet biurko czy ergonomiczne krzesło.

Jakie oprogramowanie może być kosztem u programisty?

Kosztem podatkowym może być nie tylko sprzęt, ale również oprogramowanie. I to nie tylko to w formie licencji, ale również coraz bardziej popularne oprogramowanie typu SaaS (Software as a Service).

Jeśli taki wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, to programiście będzie przysługiwać odliczenie VAT oraz będzie mógł zaliczyć taki wydatek do kosztów uzyskania przychodów, gdy rozlicza się na zasadach ogólnych lub w formie podatku liniowego.

Przykładami kosztów do odliczenia u programisty może być zakup licencji na IntelliJ IDEA, Visual Studio czy inne środowisko programistyczne.

To samo dotyczy systemów operacyjnych, takich jak Windows czy macOS. Należy przy tym pamiętać, że takie wydatki trzeba odpowiednio udokumentować. Żeby rozliczać koszty lub odliczyć podatek VAT niezbędna będzie faktura.

Również narzędzia do testowania i debugowania można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Można tu wymienić takie programy jak Selenium, Postman czy BrowserStack.

Przy działalności programisty szczególnie ważne jest sprawdzanie poprawności danych przy zakupach w zagranicznych firmach.

W przypadku usług czy subskrypcji zakup na firmę powoduje, że zagraniczny sprzedawca wystawi fakturę z VAT 0%.

Taka faktura zostaje wystawiona na zasadzie reverse charge (odwrotne obciążnie), co znaczy, że z podatku VAT trzeba rozliczyć się w Polsce.

Dla czynnych podatników VAT taka transakcja będzie podatkowo neutralna. Wszystko dlatego, że z jednej strony jest obowiązek naliczenia podatku VAT, ale z drugiej strony taki podatek można od razu odliczyć, co oznacza, że rozliczenie podatku VAT wychodzi na zero.

Jeśli przy zagranicznym zakupie nie zaznaczysz, że jest to zakup na firmę, to sprzedawca doliczy VAT do ceny takiej usługi czy towaru.

Zarówno w przypadku importu usług, jak i zakupu towarów nie będziesz mógł odliczyć tego podatku w Polsce. Jedyne co możesz zrobić, to wystąpić do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej.

Jakie inne koszty mogą wystąpić u programisty?

Oprogramowanie i sprzęt komputerowy to nie jedyne zakupy, które programista może ująć w kosztach. Wydatkiem potrzebnym do wykonywania działalności jest na przykład przestrzeń coworkingowa czy wirtualne biuro. To samo można powiedzieć o kosztach artykułów biurowych. Kosztem będą też wydatki związane z programem księgowym czy opłatą za usługi biura rachunkowego.

Innym wydatkiem, który obniży podatek PIT i VAT jest zakup środków trwałych. Takim środkiem będzie nie tylko serwer o wartości powyżej 10.000 zł, ale również samochód osobowy, o ile będzie wykorzystywany w działalności. W takim wypadku koszty związane z paliwem i eksploatacją pojazdu również obniżą należne podatki.

Inną grupą wydatków, które można zaliczyć do kosztów u programisty będą konferencje branżowe. Natomiast w przypadku studiów i szkoleń powinny one dotyczyć zagadnień, które związane są z pracą wykonywaną w ramach działalności.

Jeśli studia, kursy lub szkolenia dotyczą wiedzy ogólnej, która nie będzie wykorzystywana w działalności, to nie powinny być wliczone do kosztów firmowych.

Wydatki poniesione na reklamę czy marketing też mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu u programisty.

Obejmuje to przykładowo wydatki poniesione na stworzenie i utrzymanie strony internetowej czy wydatki na Meta Ads lub Google Ads.

Celem takich kosztów jest przyciągnięcie nowych klientów, więc są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania czy też zabezpieczenia źródeł przychodów.

Przy wydatkach na reklamę warto pamiętać o obowiązku złożenia rocznej deklaracji IFT-2R w wypadku gdy firma wystawiająca faktury nie ma swojej siedziby w Polsce.

Będzie tak zarówno w przypadku reklamy w ekosystemie Meta, jak i Google. Natomiast faktury od polskich agencji marketingowych nie wiążą się z takimi dodatkowymi obowiązkami.

Czego nie można zaliczyć do kosztów działalności programisty?

W przypadku programistów istnieją pewne wydatki, których nie można podciągnąć pod koszt uzyskania przychodów. Będą to przede wszystkim wydatki o charakterze osobistym. Można tu wymienić chociażby okulary korekcyjne lub soczewki.

Chociaż są one przydatne do pracy, to nie można ich zaliczyć do kosztów prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej.

Podobnie będzie z płatną opieką medyczną czy karnetami na siłownię czy basen. Zdecydowanie warto dbać o zdrowie, a praca siedząca może być obciążająca dla organizmu programisty.

Ale tego typu wydatki nie mogą być zakwalifikowane jako koszty w działalności gospodarczej.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami nie można też odliczać podatku VAT od usług hotelowych i gastronomicznych. Takie wydatki ujmowane są w Książce Przychodów i Rozchodów w kwotach brutto, o ile są związane z prowadzoną działalnością.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego