Co to jest dowód księgowy według ustawy o rachunkowości

W każdej firmie występują dowody księgowe. Dowiedz się jakie są ich rodzaje.

Co to jest dowód księgowy

Dowód księgowy to potwierdzenie wystąpienia określonej operacji gospodarczej. Może mieć formę papierową lub elektroniczną.

Dowód księgowy powinien poświadczać, że dana operacja gospodarcza faktycznie miała miejsce, a zarazem być zgodny z odpowiednimi przepisami prawa.

W ten sposób pełni funkcję rejestracji oraz atestacji, a także funkcję kontrolną w rachunkowości.

Wymagania, jakie musi spełniać dowód księgowy, zawarto w art. 21 ustawy o rachunkowości.

Zasady te dotyczą nie tylko firm, które prowadzą pełne księgi rachunkowe, ale wszystkich przedsiębiorców.

Takie wymagania muszą spełniać również te dowody, które są wprowadzane do KPiR oraz te, które są podstawą zapisów w ewidencji przychodów.

Co musi zawierać dowód księgowy

Co do zasady każdy dowód księgowy musi zawierać następujące informacje:

• rodzaj i numer dowodu,
• opis i wartość operacji,
• dane stron transakcji,
• podpisy,
• daty

Dane stron transakcji to nazwy oraz adresy podmiotów, których dotyczy dana transakcja. Jeśli tymi podmiotami są firmy, to oprócz nazwy i adresu warto też umieścić numer NIP. Jest to obowiązkowe np. w przypadku faktur.

Dowód księgowy musi też zawierać szczegółowy opis operacji gospodarczej. Taka operacja powinna mieć też określoną wartość, najlepiej w jednostkach naturalnych.

Większość dowodów księgowych musi zawierać podpis osoby, która wystawiła taki dowód oraz innych osób związanych z daną transakcją. Wyjątek stanowią faktury. Od 2004 roku takie dokumenty nie muszą zawierać podpisu wystawcy i odbiorcy. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie aby takie podpisy umieścić na fakturze, ale nie jest to obowiązkowe.

Na dowodach księgowych musi pojawić się też data dokonania operacji.

Jeśli data wystawienia dowodu księgowego będzie różnić się od daty operacji, to na takim dowodzie koniecznie trzeba zamieścić też datę wystawienia.

W trakcie księgowania dowodów księgowych pojawia się konieczność nadania im numerów indentyfikacyjnych.

Różnią się one od własnego numeru dokumentu, takiego jak np. numer faktury. Numer indentyfikacyjny to numer, pod którym dany dowód jest zaksięgowany.

W przypadku KPiR będzie to numer umieszczony w pierwszej kolumnie, gdzie wpisuje się liczby porządkowe. Mogą one być wpisywane w ujęciu miesięcznym lub rocznym.

Podstawowe rodzaje dowodów księgowych

Jednym z możliwych podziałów dowodów księgowych jest podział na dowody zewnętrzne i wewnętrzne. Zewnętrzne to te dowody, które wychodzą na zewnątrz firmy lub przychodzą do firmy od jednostek zewnętrznych.

Dowody księgowe dzieli się też na obce i własne. Obce, jak sama nazwa wskazuje, zostały wytworzone przez obce jednostki. Natomiast własne, to te, które zostały wystawione przez dane przedsiębiorstwo.

Dowody własne również można podzielić na 2 grupy. Pierwszą grupą są dowody zewnętrzne własne.

Są to dowody, które wystawia dany przedsiębiorca, ale trafią na zewnątrz firmy poprzez wysłanie ich do kontrahentów. Druga grupa to dowody wewnętrzne własne. Są one tworzone w ramach danej firmy, ale nie trafiają na zewnątrz.

Inną grupą dowodów są dowody księgowe korygujące. Do tej grupy można zaliczyć noty księgowe, faktury korygujące oraz te polecenia księgowania, które służą do nanoszenia poprawek do wcześniej zaksięgowanych operacji.

Dowody księgowe zewnętrzne obce

Do zewnętrznych obcych dowodów księgowych można zaliczyć:

• rachunki,
• faktury zakupu,
• dokumenty celne,
• korekty faktur zakupu,
• noty księgowe od kontrahentów,
• noty odsetkowe od kontrahentów.

Są to dowody, które zostały wystawione przez zewnętrzne podmioty.

Takie dowody do KPiR powinny być wpisywane w dniu poniesienia kosztu. Co do zasady taki dzień jest równoznaczny z dniem wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu księgowego, który jest podstawą do księgowania kosztów.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której dostawa towarów ma miejsce jeszcze przed wystawieniem faktury.

Wówczas należy sporządzić dokument, na podstawie którego zostanie dokonany wpis w KPiR. Taki dokument będzie zaliczać się do wewnętrznych dowodów księgowych własnych.

Dowody księgowe zewnętrzne własne

Do zewnętrznych własnych dowodów księgowych można zaliczyć:

• paragony fiskalne,
• faktury sprzedaży,
• korekty faktur sprzedaży,
• dokumenty kasowe (KP, KW),
• wystawione noty odsetkowe,
• wystawione noty obciążeniowe.

Tego typu dowody są sporządzane przez pracowników danej firmy, ale trafiają do zewnętrznych kontrahentów.

W związku z tym należy zachować szczególną staranność przy ich sporządzaniu, bo poprawienie błędów będzie wiązać się z dodatkowym nakładem pracy, a czasami może być wręcz niemożliwe.

Przykładem dowodu księgowego, który nie podlega poprawie jest paragon fiskalny bez numeru NIP.

Jeśli zakupu dokonała firma, ale w momencie sprzedaży nie został podany numer NIP, to do takiego paragonu nie można wystawić faktury.

Istnieje pewna ścieżka, która pozwala naprawić taki błąd, ale jej zastosowanie będzie zależeć wyłącznie od dobrej woli sprzedawcy.

Taki paragon można anulować wpisując go do ewidencji pomyłek, a następnie ponownie wystawić paragon, który będzie już zawierał NIP nabywcy lub wystawić fakturę sprzedaży.

Dowody księgowe wewnętrzne własne

Wewnętrzne dowody księgowe stanowią podstawę zapisów księgowych dotyczących zdarzeń gospodarczych mających miejsce wewnątrz firmy.

To, że są one tworzone wewnątrz firmy nie oznacza, że są one mniej ważne. Takie dowody trzeba uwzględnić w KPiR lub księgach rachunkowych, a następnie przechowywać przez okres wskazany w przepisach prawa.

Wśród własnych dowodów wewnętrznych można wymienić:

• listy płac,
• raporty kasowe,
• polecenia księgowania,
• dokumenty inwentaryzacyjne,
• dowody związane ze środkami trwałymi.

Polecenia księgowania mogą być tworzone m.in. na podstawie dokumentów księgowych, które same w sobie nie stanowią dowodów księgowych, takich jak polisy ubezpieczeniowe czy delegacje pracownicze.

Do dokumentów inwentaryzacyjnych można zaliczyć protokół inwentaryzacji kasy czy arkusz spisu z natury.

Chociaż inwentaryzacja może wydawać się związana wyłącznie z pełnymi księgami rachunkowymi, to jednak jest też wymagana przy prowadzeniu KPiR.

Ma to miejsce pod koniec roku, kiedy powinien być przeprowadzony remanent, który ma wpływ na wysokość podatku i składki zdrowotnej.

Wśród dowodów związanych z majątkiem firmy można wymienić OT – przyjęcie środka trwałego do używania, a także LT, czyli likwidację środka trwałego.

Tego typy dokumenty mają wpływ na prawidłowe naliczanie amortyzacji.

Zbiorcze dowody księgowe

Tego typu dowody zostały opisane w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Dowody te służą do łącznego dokonywania zapisów związanych z dowodami źródłowymi. Jednak w tym wypadku w zbiorczym dowodzie każdy zapis musi być precyzyjnie wyszczególniony. Przykładem zbiorczych dowodów księgowych są raporty kasowe lub bankowe, a także miesięczne raporty fiskalne.

Raport kasowy jest sporządzany za ustalony z góry okres dopasowany do specyfiki przedsiębiorstwa.

Takie raporty mogą być sporządzane za okres obejmujący jeden dzień, tydzień, dekadę czy miesiąc. W tym wypadku w raporcie kasowych uwidocznione są poszczególne transakcje, które miały miejsce w danym okresie czasu.

Podobnie wygląda sprawa z wyciągami bankowymi.

Są one sporządzane za poszczególne dni miesiąca, ale na takim wyciągu uwidocznione są wszystkie transakcje, które miały miejsce w danym dniu.

Opłaty i prowizje bankowe wyszczególnione na wyciągu z firmowego rachunku bankowego stanowią koszty uzyskania przychodu.

U przedsiębiorców, którzy stosują kasy fiskalne nie ma konieczności księgowania każdego paragonu.

Mało tego, w przepisach przewidziano uproszczenie, które pozwala na dokonywanie zapisów w KPiR na podstawie miesięcznego raportu fiskalnego.

W tym wypadku nie ma zatem konieczności dokonywania zapisów księgowych na podstawie fiskalnych raportów dobowych.

Czym różni się dowód księgowy od dokumentu księgowego

Wbrew pozorom dowód księgowy i dokument księgowy to nie są pojęcia, które mogą być stosowane zamiennie. Nie każdy dokument księgowy będzie stanowić dowód księgowy, który można wprowadzić do ksiąg rachunkowych.

Co prawda na podstawie dokumentów księgowych można stworzyć dowody księgowe, takie jak np. polecenia księgowania, które będą zgodne z prawnymi wymaganiami zawartymi w ustawie o rachunkowości.

Trzeba jednak pamiętać, że chociaż każdy dowód księgowy, to również dokument księgowy, ale nie działa to w drugą stronę.

Nie każdy dokument księgowy będzie dowodem księgowym.

Przykładem dokumentów księgowych, które nie spełniają wymagań określonych w art. 20 ustawy o rachunkowości, a co za tym idzie, nie mogą być bezpośrednio ujmowane w księgach rachunkowych, są delegacje, polisy ubezpieczeniowe czy bilety parkingowe.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego