Czy mandaty dla kierowców to koszt firmowy?

Mandat dla przedsiębiorcy

W rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w  art. 23 tej ustawy, w którym znalazły się w szczególności grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar (art. 23 ust. 1 pkt 15 ustawy o PIT art. 16 ust. 1 pkt 18 ustawy o CIT).

Mandaty karne za wykroczenia drogowe nakładane przez policję lub inne organy uprawnione do wystawiania mandatów, mają charakter kary orzeczonej w sprawach o wykroczenia, co w konsekwencji oznacza, że wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę na opłacenie mandatu za nieprzestrzeganie przepisów o ruchu drogowym nie stanowi kosztu podatkowego w prowadzonej działalności gospodarczej.

Mandat dla przedsiębiorcy za złamanie przepisów ruchu drogowego np. za przekroczenie dozwolonej prędkości czy złe parkowanie w żadnym przypadku nie stanowi zatem kosztu uzyskania przychodów w działalności gospodarczej i nie zmienią tego żadne argumenty przedsiębiorcy o pośrednim związku poniesionego mandatu z osiąganymi przychodami takie jak np. przekroczenie dozwolonej prędkości czy parkowanie w niedozwolonym miejscu, aby zdążyć na spotkanie z kontrahentem.

Każdy kierowca ma obowiązek przestrzegać przepisów o ruchu drogowym, bez znaczenia pozostaje czy kierowca dopuszczając się wykroczenia drogowego użytkuje pojazd w celach prywatnych czy służbowych.

Należy podkreślić, że mandat będący konsekwencją niedostosowania się przez przedsiębiorcę do obowiązujących przepisów ruchu drogowego nie stanowi kosztów uzyskania przychodów zarówno wówczas, gdy przedsiębiorca otrzymał mandat karny w związku z użytkowaniem pojazdu firmowego jak i pojazdu prywatnego wykorzystywanego do celów firmowych w momencie złamania przepisów ruchu drogowego.

Mandat nałożony na pracownika za wykroczenia drogowe zapłacony przez pracodawcę

Należy podkreślić, że za przestrzeganie przepisów o ruchu drogowym odpowiedzialny jest zawsze kierowca, niezależnie od tego czy prowadzi pojazd będący jego własnością czy nie, a więc także wówczas gdy prowadzi samochód w ramach obowiązków służbowych wynikających ze stosunku pracy.

W przypadku zatem, gdy samochód firmowy prowadzony jest przez pracownika, który dopuszcza się wykroczenia drogowego np. poprzez przekroczenie dozwolonej prędkości lub parkowanie w miejscu zakazanym, to zgodnie z zgodnie z obowiązującymi przepisami za złamanie przepisów ruchu drogowego odpowiada wówczas pracownik kierujący pojazdem firmowym.

Pracodawca może dobrowolnie ponieść koszt mandatu za pracownika, jednak musi pamiętać o tym, że mandat karny nałożony na pracownika i opłacony ze środków firmowych lub zwrot pracownikowi równowartości zapłaconego przez niego mandatu za nieprzestrzeganie przepisów ruchu drogowego nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar podlegają bowiem wyłączeniu z kosztów podatkowych poprzez bezpośrednie wskazanie w art. 23 ust. 1 pkt 15 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych / art. 16 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych tych wydatków jako wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Oznacza to, że mandaty karne za wykroczenia drogowe pracownika kierującego pojazdem służbowym opłacone ze środków firmowych lub poprzez zwrócenie pracownikowi równowartości zapłaconego przez niego mandatu nie stanowią kosztu podatkowego w działalności gospodarczej prowadzonej przez pracodawcę pokrywającego koszt mandatu.

W przypadku użytkowania samochodów firmowych przez pracowników może się zdarzyć, że przedsiębiorca otrzyma zdjęcie z fotoradaru swojego pracownika w celu zidentyfikowania osoby, która prowadząc pojazd w danym dniu o danej porze naruszyła przepisy ruchu drogowego.

Pracodawca ma wówczas obowiązek współpracować z policją przekazując dane pracownika, który dopuścił się wykroczenia drogowego.

Za nieprzestrzeganie przepisów ruchu drogowego odpowiada bowiem sprawca, czyli w tym przypadku pracownik kierujący samochodem służbowym.

Pomimo zatem, że właścicielem pojazdu, stroną umowy leasingu czy umowy najmu pojazdu jest przedsiębiorca, nie musi on płacić mandatu, jeśli to nie on kierował pojazdem i złamał przepisy ruchu drogowego.

Jeżeli przedsiębiorca przekaże policji dane pracownika, który w określonym momencie kierował pojazdem i dopuścił się wykroczenia drogowego, mandat karny zostanie wystawiony na dane tego pracownika.

Jeżeli jednak przedsiębiorca nie wskaże kierowcy pojazdu np. w razie gdy zdjęcie z fotoradaru jest nieczytelne, a ewidencja samochodów użytkowanych przez pracowników nie jest prowadzona na bieżąco, to na przedsiębiorcę jako właściciela firmy zostanie nałożona karą grzywny.

Sfinansowanie przez pracodawcę mandatu karnego nałożonego na pracownika a przychód pracownika

Trzeba mieć na uwadze, że opłacenie przez pracodawcę mandatu karnego pracownika za wykroczenia drogowe powoduje, że po stronie pracownika powstanie przychód ze stosunku pracy.

Na mocy art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku pracy uznaje się bowiem w szczególności świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika.

Art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych

„Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.”

Przychód w związku z opłaceniem przez pracodawcę mandatu karnego nałożonego na pracownika rozpoznawany jest w kwocie odpowiadającej równowartości mandatu karnego sfinansowanego za pracownika i podlega zsumowaniu z pozostałymi składnikami wynagrodzenia ze stosunku pracy.

Od ustalonej w ten sposób sumy dochodu uzyskanego przez pracownika w danym miesiącu należy obliczyć i pobrać podatek PIT.

Wszystkie wyliczenia dla pracownika wygodnie i szybko zrobisz w programie kadrowo-płacowym 360 Kadry i płace.

Mandat karny za wykroczenia drogowe opłacony przez pracodawcę za pracownika kierującego pojazdem w trakcie wykonywania czynności służbowych powoduje również konieczność odprowadzenia składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych analogicznie jak od innych składników wynagrodzenia za pracę.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa