Duplikat faktury uproszczonej – czy można go wystawić?

Faktura uproszczona w teorii miała ona uprościć proces fakturowania zakupów o niskich wartościach, w praktyce stworzyła masę problemów, w szczególności ten związany z możliwością wliczenia jej w koszty firmowe.

Ale pojawia się kłopot – duplikat faktury uproszczonej. Dokument ten technicznie stanowi paragon drukowany przez kasę fiskalną. Co gdy urządzenie nie ma możliwości wydruku duplikatów?

Czy paragon z NIP to faktura?

Przedsiębiorcy otrzymujący paragony z NIP zastanawiają się, czy taki dokument mogą być traktowane jak faktura. Jest to niejednoznaczne, gdyż w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie ma mowy o fakturze uproszczonej.

Zapis dotyczący tzw. faktury uproszczonej jest zawarty jedynie w ustawie o VAT.

Wątpliwości rozwiewa jednak Ministerstwo Finansów, wskazując, że zgodnie z § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury, faktury VAT RR, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami.

Zasady zaś wystawiania faktur regulują przepisy o podatku od towarów i usług. W celu uproszczenia i ułatwienia prowadzenia ewidencji przez podatników wystawiających i otrzymujących faktury, wprowadzona została możliwość uznania paragonu fiskalnego za tzw. fakturę uproszczoną.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo kwoty 100 euro, podatnik może wystawić fakturę uproszczoną.

Dokument ten może nie zawierać niektórych elementów, m.in. imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy oraz jego adresu.

Faktura uproszczona musi jednak zawierać numer identyfikacji podatkowej nabywcy, czyli NIP nabywcy. Oznacza to, że paragon może stanowić fakturę uproszczoną pod warunkiem, że paragon ten zawiera NIP nabywcy. Prawidłowo wystawiona faktura uproszczona, może być podstawą zapisów w księdze.

Nie gub dokumentów, wprowadza je wygodnie do programu księgowego online:

Duplikat faktury uproszczonej – dlaczego jest to problem?

Faktura uproszczona zazwyczaj ma formę paragonu.

Oprócz standardowych elementów rachunku, takich jak:

• Data jego wystawienia i data sprzedaży;
• kolejny numer rachunku;
• dane sprzedawcy, w tym jego NIP;
• nazwa towaru lub usługi;
• kwota należności ogółem;
• informacje pozwalające określić kwotę podatku VAT dla poszczególnych stawek podatku;

– znajduje się tam również NIP nabywcy.

Tyle wystarczy, aby taką fakturę można było wprowadzić w koszty firmowe. Wskazuje na to wprost art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.

Przepis mówi, iż faktura może nie zawierać – w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Wystawienie faktury nie stanowi większego problemu. Każda kasa fiskalna jest w stanie to zrobić w kilka sekund. Gorzej jest już z wygenerowaniem duplikatu faktury uproszczonej.

Do tego rodzaju dokumentów stosuje się przepisy ustawy o VAT. Przepisy wskazują, że faktury mogą być korygowane, oraz że mogą być do nich wystawiane duplikaty.

Ustawa nie zmieni jednak technikaliów kas fiskalnych. Z drugiej strony, faktury uproszczone najczęściej są wystawiane przy użyciu kasy fiskalnej. Urządzenia te często nie mają jednak funkcji wystawiania duplikatów. Ministerstwo Finansów nie wskazało do tej pory jak powinni zachowywać się sprzedawcy, kiedy istnieje konieczność ponownego wystawienia faktury.

Duplikat faktury korygującej – KIS nie jest zdecydowany

Jak czytamy w art. 106l ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, gdy faktura ulegnie zniszczeniu lub zaginie, sprzedawca ponownie wystawia fakturę, zgodnie z danymi zawartymi na dokumencie pierwotnym. Taka faktura powinna zawierać datę wystawienia oraz wyraz „duplikat”.

Na początku artykułu wskazałem już, że Ministerstwo Potwierdziło możliwość wystawiania duplikatów faktur uproszczonych. Zatem, w teorii, nie jest to żaden problem. Ale czy na pewno?

Jak zatem należy postąpić w sytuacji, gdy kasa fiskalna nie pozwala na wydruk takiego dokumentu?

Pojawiły się tutaj dwa całkowicie różne podejścia. Co gorsza, żadnego z nich nie możemy traktować jako tego dominującego.

Dyrektor KIS w swoim piśmie z dnia 28 maja 2020 roku (znak: 0114-KDIP1-3.4012.160.2020.2.ISK) stwierdził, że sprzedawca, dokumentując sprzedaż dokonywaną na rzecz podmiotu będącego podatnikiem podatku VAT lub podatnikiem podatku od wartości dodanej na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro) paragonem fiskalnym zawierającym numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub numer podatnika podatku od wartości dodanej nabywcy oraz pozostałe dane wymagane ustawą, ma prawo do wystawienia tzw. zwykłej faktury do takiego paragonu fiskalnego, o ile nabywca zwróci sprzedawcy paragon fiskalny zawierający NIP tego nabywcy.

Powyższe należy rozumieć w ten sposób, że po wystawieniu faktury uproszczonej, możliwe jest wystawienie faktury zwykłej. To załatwiałoby problem duplikatu paragonu z NIP. Jeżeli taki dokument zostanie zagubiony, wystarczy bowiem wystawić zwykłą fakturę w miejsce tej uproszczonej.

Drugie stanowisko organu skarbowego wydaje się jednak temu przeczyć. Jak bowiem uznał Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 14 lipca 2020 roku (znak: 0113-KDIPT1-3.4012.380.2020.1.ALN) w przypadku wystawienia faktury uproszczonej — paragonu dokumentującego sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierającego numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, tj. danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że taka faktura zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku — sprzedawca nie powinien z tytułu tej sprzedaży wystawiać dla nabywcy odrębnego dokumentu (faktury standardowej). Brak jest w tym przypadku uzasadnienia na dodatkowe potwierdzenie sprzedaży zwykłą fakturą.

Tutaj organ uznał, że wystawienie zwykłej faktury jako duplikat faktury uproszczonej jest niemożliwe, gdyż sprzedawca nie może generować dwóch dokumentów sprzedażowych do tego samego zdarzenia podatkowego.

W związku z tym dalej nie wiadomo jak podchodzić do omawianej kwestii. Wydaje się jednak, że faktura VAT z dopiskiem „duplikat” nie stanowi odrębnego dokumentu sprzedażowego.

Stąd też, jeżeli podatnik utraci oryginał dokumentu (w tym wypadku paragon z NIP), sprzedawca może wystawić fakturę zwykłą, o ile będzie w jej treści zapis, iż jest to duplikat.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego