Dzierżawa dystrybutora do wody jako koszt podatkowy

Dystrybutor wody to wygodny sposób na zapewnienie dostępu do wody pitnej pracownikom i kontrahentom. Sprawdź, czy dzierżawa dystrybutora wody może być kosztem uzyskania przychodu.

Czy pracownikom trzeba zapewnić dostęp do wody pitnej?

Obowiązek zapewnienia pracownikom dostępu do wody pitnej wynika z przepisów BHP. Podstawą prawną jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

W tym akcie prawnym jest § 112, który nakazuje pracodawcy zapewnić zdatną do picia wodę lub opcjonalnie inne napoje wszystkim pracownikom bez żadnych wyjątków.

Oznacza to, że nawet jeśli w firmie jest zatrudniony zaledwie 1 pracownik, to jego pracodawca i tak musi wywiązać się z obowiązku zapewnienia wody pitnej. Jednak przepisy nie wskazują w jaki sposób ma być spełnione takie świadczenie na rzecz pracownika.

W związku z tym dopuszczalny jest zakup butelkowanej wody mineralnej.

Zakup wody butelkowanej niesie za sobą pewien problem.

Jeśli temperatura przekracza wartość określoną w przepisach BHP, to pracodawca ma obowiązek zapewnienia zimnych napojów. Będzie tak wtedy, gdy przy pracy na otwartej przestrzeni temperatura przekroczy 25 stopni Celsjusza. Z kolei w przypadku pracy w pomieszczeniach taki obowiązek pojawi się jeśli temperatura przekracza 28 stopni Celsjusza.

Butelkowana woda przechowywana w temperaturze otoczenia z pewnością nie może być uznana za zimną. Rozwiązaniem tego problemu są dystrybutory do wody. Takie urządzenia zazwyczaj pozwalają na podgrzanie lub schłodzenie wody.

Firmy, które zajmują się dystrybucją wody w butlach o pojemności 3 lub 5 galonów, co przekłada się na około 11 lub około 19 litrów, oferują też dzierżawę dystrybutorów do wody.

Czy wydatki na wodę pitną stanowią koszty uzyskania przychodów?

Zapewnienie pracownikom dostępu do wody pitnej to obowiązek nałożony na pracodawcę przez obowiązujące prawo. W związku z tym nie ma żadnych wątpliwości, że taki wydatek będzie stanowił dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu.

W przypadku, gdy z dystrybutora na wodę pitną będą korzystać również kontrahenci, to może rodzić się pytanie czy dzierżawa takiego urządzenia nadal może być zaliczana do kosztów podatkowych.

Z pomocą przychodzi interpretacja ogólna nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 wydana przez Ministra Finansów.

Zgodnie z zawartymi tam wyjaśnieniami wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów podlegają takie wydatki, których celem jest reprezentacja, czyli stworzenie pozytywnego wizerunku firmy.

W przypadku usług gastronomicznych pod uwagę brane jest czy serwowane dania i napoje noszą znamiona wytworności, wystawności, okazałości czy przepychu. Dotyczy to zarówno poczęstunków w siedzibie firmy, jak i poza nią.

Woda pitna z dystrybutora w żadnym wypadku nie wiąże się z wystawnością czy też przepychem, więc nie będą to koszty reprezentacji.

Wobec tego nawet w przypadku gdy z takiego dystrybutora oprócz pracowników korzystają też kontrahenci, podwykonawcy, inwestorzy czy też inne osoby niezwiązane stosunkiem pracy z daną firmą, to dzierżawa takiego urządzenia nadal będzie stanowić koszt uzyskania przychodu.

To samo będzie dotyczyć kosztów zakupu wody czy jednorazowych kubeczków.

Podobnie będzie z kosztami dzierżawy dystrybutora do wody, z którego mogą korzystać klienci firmy.

Tutaj w grę wchodzi zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Klienci, którzy na przykład w poczekalni będą mieli zapewnione komfortowe warunki, chętniej wrócą do takiej firmy.

Dostęp do wody pitnej z dystrybutora może być z jednym z elementów, które wpłyną na komfort klienta.

Jak zaksięgować dzierżawę dystrybutora do wody

Sposób zaksięgowania dzierżawy dystrybutora do wody będzie zależał od metody prowadzenia księgowości.

W przypadku Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) taki koszt trzeba ująć w kolumnie 13, która służy do księgowania pozostałych wydatków związanych z prowadzoną działalnością.

Czynni podatnicy VAT taki koszt ujmują w kwocie netto, natomiast przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z podatku VAT mogą wpisać wartość brutto faktury za dzierżawę dystrybutora do wody.

U podatników, którzy jako sposób opodatkowania wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, faktury kosztowe nie wpływają na wysokość podatku dochodowego.

Jednak u czynnych podatników VAT faktura za dzierżawę dystrybutora będzie miała wpływ na podatek VAT do zapłaty. W tej sytuacji powinni taki zakup ująć w ewidencji VAT, dzięki czemu będzie można wykazać go w pliku JPK_V7M przy deklaracjach miesięcznych lub JPK_V7K przy deklaracjach kwartalnych.

Przy pełnych księgach rachunkowych dzierżawa dystrybutora powinna być księgowana na koncie 402, gdzie ujmuje się koszty usług obcych.

Natomiast koszty zakupu wody mogą trafić na 2 różne konta, w zależności od tego, dla kogo taka woda była przeznaczona.

Jeśli korzystają z niej wyłącznie pracownicy, to taki koszt powinien być zaksięgowany na koncie 405, gdzie ujmuje się koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń na rzecz pracowników.

W przypadku gdy woda z dystrybutora służy kontrahentom lub klientom oraz wtedy, gdy nie można wyodrębnić kosztów wody zużywanej wyłącznie przez pracowników, to koszty zakupu wody należy księgować na koncie 401 obejmującym zużycie materiałów i energii.

Co ważne, przy pomocy programu 360 Księgowość możesz samodzielnie księgować koszty bez względu na formę prowadzenia księgowości.

Natomiast, jeśli nie chcesz zajmować się tym osobiście, to zawsze możesz wybrać biuro rachunkowe, które korzysta z naszego oprogramowania.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego