E-doręczenia

Polska znajduje się w czołówce państw europejskich jeżeli chodzi o cyfryzację. Nie jest niczym niespotykanym wybieranie pieniędzy z bankomatów za pomocą usługi BLIK, płacenie kartą debetową lub kredytową za zakupy online czy składanie deklaracji podatkowych poprzez Internet.

Nieco niechlubnym punktem na tej mapie jest jednak kwestia korespondencji z urzędami oraz sądami. W niemalże każdym z organów administracyjnych wszelkie sprawy załatwimy podczas wizyty w siedzibie organu lub za pomocą poczty polskiej. To może się niedługo zmienić za sprawą rozpowszechnienia się usługi e-Doręczenia. Możliwość korzystania z tej instytucji najbardziej powinna przypaść do gustu przedsiębiorcom.

Czym są e-doręczenia?

e-Doręczenia stanowią wirtualny odpowiednik aktualnej korespondencji urzędowej. Usługa ta umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. e-Doręczenia umożliwiają nie tylko wysyłanie wiadomości i ich odbieranie, ale również jej przechowywanie i archiwizowanie.

Nie ma zatem potrzeby drukowania otrzymanych „listów” i wpinania ich do segregatora. Cała korespondencja znajduje się na profilu użytkownika.

Z usługi mogą korzystać nie tylko przedsiębiorcy, ale również osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej. e-Doręczenia docelowo mają stanowić narzędzie powszechnie stosowane w każdym urzędzie w Polsce.

e-Doręczenia – charakter usługi

Usługa e-Doręczenia ma różnić się nie tylko od zwykłej (pisanej) korespondencji ale również od standardowej poczty elektronicznej. Jest to tzw. usługa zaufania, a zatem ma gwarantować, że wszystkie operacje dokonywane za jej pośrednictwem będą w pełni bezpieczne i pewne.

Nie dość, że wiadomość wysłana za pomocą e-Doręczeń ma taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru, to jeszcze jej wysłanie ma stanowić gwarancję tego, że dotarła do właściwego adresata.

Jak możemy przeczytać na stronie ministerstwa cyfryzacji, korzystając ze skrzynki do e-Doręczeń użytkownik ma gwarancję:

• jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata;
• tajemnicy korespondencji;
• niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych;
• dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru;
• dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji;
• możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.

Usługa e-Doręczeń ma być szczególnie wygodna dla przedsiębiorców. Między innymi dlatego, że adres do korespondencji zostaje przypisany do firmy. Nawet w przypadku zmiany jej nazwy czy adresu siedziby, adres do e-Doręczeń zostanie niezmieniony. Nie ma tutaj również ograniczeń w dostarczaniu wiadomości. Jest to niezwykle istotne dla działalności gospodarczych.

W momencie, kiedy w danym dniu mija termin formalny a placówka pocztowa jest już zamknięta (szczególnie w mniejszych miejscowościach nie ma placówek działających całą dobę), aktualnie przedsiębiorca musi pogodzić się z uchybieniem tego terminu. e-Doręczenia są usługą działającą całą dobę, a co za tym idzie o każdej porze dnia możliwe jest wysłanie wiadomości.

Czy e-Doręczenia będą obowiązkiem?

Omawiana usługa aktualnie jest jedynie możliwością, z której mogą korzystać osoby prywatne i przedsiębiorcy. Niedługo – w stosunku do firm – to się jednak zmieni. Po zarejestrowaniu adresu do e-Doręczeń i jego aktywacji, stanie się on adresem do korespondencji urzędowej.

W takim wypadku wszelka korespondencja będzie przesyłana wyłącznie elektronicznie. W zapomnienie przejdą papierowe listy i wszechobecne awiza.

Poniżej znajduje się harmonogram korzystania przez organy administracyjne z e-Doręczeń:

• w terminie ogłoszonym w komunikacie przez Ministra Cyfryzacji, jednak nie później niż 1 stycznia 2024 roku – organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, NFZ, ZUS, KRUS, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, uczelnie wyższe, PAN, jednostki samorządu terytorialnego i ich związki;
• od 1 października 2029 roku – jednostki samorządu terytorialnego i ich związki w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi pocztowej (przesyłanie przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej), świadczonej przez operatora wyznaczonego, jeżeli nadawcą przesyłki listowej jest podmiot publiczny;
• od 1 października 2029 roku – sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna;
• od 1 stycznia 2025 roku – pozostałe podmioty publiczne.

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń

Jak wskazałem powyżej, przedsiębiorcy będą zobowiązani do posiadania własnego adresu wirtualnego do e-Doręczeń.

Dla nowo rejestrowanych podmiotów w CEIDG obowiązek ten powstanie już niedługo. Będzie to 1 stycznia 2024 roku. Obowiązek podania adresu do e-Doręczeń nastąpi w samym wniosku o wpis do rejestru.

Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG, którzy rozpoczęli prowadzenie swojej działalności jeszcze przed 1 stycznia 2024 roku, mogą nieco odetchnąć, gdyż obowiązek założenia adresu do e-Doręczeń będzie ich obowiązywał dopiero od 1 października 2026 roku.

W przypadku firm wpisanych do KRS, obowiązek ten ma powstać w terminie 90 dni od dnia określonego w komunikacie wydanym przez Ministra Cyfryzacji. Komunikat ten zostanie ogłoszony w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej.

Co, jeżeli organ korzysta już z e-Doręczeń, a adresat korespondencji jeszcze go nie założył?

Oczywiście nie jest tak, że osoba, która nie zarejestrowała się w usłudze e-Doręczenia, nie otrzyma wysłanej do niej w tej usłudze wiadomości. Dla takich osób usługa ma charakter elektroniczno-papierowej.

Urząd wysyła dokument elektroniczny, który trafia bezpośrednio do właściwej ze względu na miejsce zamieszkania lub adres siedziby adresata placówki pocztowej. Tam pracownik poczty drukuje wiadomość i nadaje wydruk do doręczenia adresatowi.

Otrzymywanie takich drukowanych maili może być coraz częstsze, bowiem wszystkie urzędy dążą do stopniowego odchodzenia od korespondencji papierowej na rzecz e-Doręczeń.

Jak zacząć korzystać z usługi e-Doręczenia?

Przedsiębiorca, który chce zacząć korzystać z e-Doręczeń, musi najpierw zarejestrować się w usłudze e-Doręczenia. Pierwszym krokiem będzie założenie adresu e-mail i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych. Aby tego dokonać należy złożyć wniosek na stronie www.biznes.gov.pl. (https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/709). Wniosek przez wskazaną stronę mogą założyć jedynie przedsiębiorcy prywatni. Podmioty publiczne maja swoją własną ścieżkę rejestracji.

Baza adresów elektronicznych (w skrócie BAE) jest to publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji, w którym ewidencjonowane są adresy do e-Doręczeń organów publicznych, przedsiębiorców oraz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej.

Ważne! Należy pamiętać, że wpisanie przez przedsiębiorcę swojego adresu email do BAE będzie skutkowało tym, że od tej chwili wszystkie urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję wyłącznie za pośrednictwem tej usługi.

Po założeniu i aktywacji adresu przedsiębiorca uzyskuje dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy. Skrzynka znajduje się Koncie Przedsiębiorcy (https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/03153). Skrzynka ta umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, jak również dostęp do adresów wpisanych do bazy adresów elektronicznych.

Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG mają do wyboru – albo samodzielnie zarządzać skrzynką, albo wyznaczyć do tego administratora, który będzie to robił w jego imieniu. Podmioty wpisane do KRS (tj. spółki prawa handlowego, fundacje i stowarzyszenia) mają obowiązek wyznaczyć specjalnego administratora skrzynki.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego