Faktura zaliczkowa jak księgować?

Faktura zaliczkowa to dokument, który potwierdza wpłatę części należności przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Jej odpowiednie zaksięgowanie jest kluczowe, aby zachować porządek w księgach rachunkowych i prawidłowo rozliczać podatki. W tym wpisie wyjaśnimy, jak prawidłowo zaksięgować fakturę zaliczkową, aby uniknąć błędów oraz spełnić wszystkie wymogi prawne.

Faktura zaliczkowa – podstawowe informacje

Faktura zaliczkowa potwierdza otrzymanie częściowej płatności przed realizacją dostawy towarów lub usług. Dla przedsiębiorstw stanowi zabezpieczenie finansowe, ważne np. przy zamówieniach wymagających dużych nakładów. Żeby faktura zaliczkowa spełniała swoją funkcję, musi zawierać niezbędne elementy, takie jak numer, data wystawienia, dane obu stron, opis transakcji, wartość zaliczki oraz termin płatności. Prawidłowe wystawienie i księgowanie tego dokumentu to podstawa właściwej organizacji finansów firmy, co ma kluczowe znaczenie dla płynnych rozliczeń.

Kiedy wystawić fakturę zaliczkową?

Przepisy jasno określają, kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową. Zgodnie z obowiązującym prawem, podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Przykładowo, jeśli zaliczka została wpłacona w lipcu, faktura zaliczkowa musi być wystawiona do 15 sierpnia.

Okoliczności, które wymuszają wystawienie takiej faktury, obejmują każdą sytuację, w której przedsiębiorca otrzymuje zaliczkę od kontrahenta na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usług.

Księgowanie faktury zaliczkowej

Otrzymanie zaliczki za towar lub usługę, które zostaną dostarczone lub wykonane w przyszłości, wymaga odpowiedniego ujęcia w księgach rachunkowych. Faktura zaliczkowa dokumentuje tę transakcję. Księgowość takiej faktury polega na zadekretowaniu kwoty otrzymanej zaliczki na koncie „Rozliczenia z tytułu zaliczek otrzymanych”.

W momencie realizacji zamówienia, kwota zaliczki jest przenoszona na odpowiednie konto kosztów, a różnica między wartością zaliczki a wartością wykonanej usługi lub dostarczonego towaru jest księgowana jako przychód, lub koszt.

Ważne jest, aby pamiętać, że księgowanie faktury zaliczkowej jest ściśle związane z późniejszym rozliczeniem tej transakcji. Prawidłowe księgowanie gwarantuje zgodność z przepisami podatkowymi i pozwala na rzetelne sporządzenie sprawozdań finansowych. Dodatkowo, należy zwrócić uwagę na kwestię podatku VAT. Otrzymana zaliczka podlega opodatkowaniu VAT, który powinien być ujęty w odpowiednim rejestrze VAT.

Pamiętaj, że powyższy opis jest uproszczeniem i w zależności od konkretnej sytuacji księgowej mogą wystąpić różnice. W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z księgowym.

Faktura zaliczkowa a VAT. Zasady rozliczenia

Faktura zaliczkowa a VAT to ważny temat, który każdy przedsiębiorca musi dobrze rozumieć, aby prawidłowo rozliczać się z fiskusem. Przepisy ustawy o VAT nakładają obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej w momencie otrzymania zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub usług. Wystawienie tej faktury powoduje powstanie obowiązku podatkowego jedynie w zakresie podatku VAT, co oznacza, że przedsiębiorca musi odprowadzić należny podatek od kwoty zaliczki.

Jednak zaliczka nie jest uznawana za przychód podatkowy w momencie jej otrzymania. Oznacza to, że choć od zaliczki należy zapłacić VAT, to nie zwiększa ona bieżących przychodów firmy. Dopiero w momencie realizacji usługi lub dostawy towaru, cała kwota transakcji – obejmująca zarówno zaliczkę, jak i pozostałą część należności – staje się przychodem podatkowym i podlega opodatkowaniu zgodnie z przepisami o podatku dochodowym.

Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zyskać dodatkowe środki finansowe na początkowe etapy realizacji zamówienia, nie martwiąc się o natychmiastowe opodatkowanie zaliczki jako przychodu. System ten pomaga zachować płynność finansową, szczególnie w przypadku większych zamówień, które wymagają znaczących nakładów jeszcze przed ich ukończeniem. Sprawdź tutaj jak wystawić fakturę zaliczkową dla KPiR.

Wystawianie faktury zaliczkowej – przykład

Wystawienie faktury zaliczkowej krok po kroku zaczyna się od otrzymania zaliczki od kontrahenta. Załóżmy, że firma ABC otrzymuje zaliczkę w wysokości 1000 PLN na poczet przyszłej dostawy towarów od firmy XYZ. Przedsiębiorca musi teraz wystawić fakturę zaliczkową, która będzie zawierać kluczowe elementy takie jak data wystawienia (np. 30.08.2024), numer identyfikacyjny (np. FZ/2024/001), dane nabywcy, datę otrzymania zaliczki oraz szczegóły zamówienia.

Wartość podatku VAT oblicza się za pomocą wzoru: kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku).

Na przykład, dla stawki VAT 23%, kwota podatku wyniesie (1000 x 23) / (100 + 23) = 186,99 PLN. Cała kwota brutto wynosi zatem 1000 PLN, w tym 813,01 PLN netto oraz 186,99 PLN VAT. Faktura zaliczkowa musi być wystawiona w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki.

Księgowanie zaliczek w systemach księgowych łatwiejsze z naszą ofertą!

Prawidłowe księgowanie faktur zaliczkowych jest niezbędne dla zachowania porządku w finansach i zgodności z przepisami. Zadbaj o profesjonalną księgowość, która wesprze Twoją firmę na każdym etapie. Sprawdź naszą ofertę na księgowość online cennik i dobierz odpowiednie rozwiązania, takie jak oprogramowanie księgowe czy program księgowy online. Dla firm o większych potrzebach oferujemy również pełną księgowość online oraz KPIR online. Uzupełnij swoje narzędzia o program kadrowo płacowy i ciesz się kompleksową obsługą finansowo-kadrową!