Firma sprzątająca – jak założyć własny biznes?

Korporacje oraz instytucje publiczne od dawna korzystają z usług firm sprzątających. Coraz częściej na taki krok decydują się również osoby prywatne.

Nasz obecny tryb życia, w tym zwiększenie aktywizacji zawodowej kobiet, sprawia, że nie jesteśmy w stanie poradzić sobie z każdym obowiązkiem domowym.

To z kolei sprawia, że część z nich przenosimy na innych. Mimo iż w ostatnich latach firma sprzątająca to bardzo często wybierany pomysł na biznes, rynek zbytu się rozrasta, więc cały czas jest miejsce dla nowych przedsiębiorstw. Jak zatem rozpocząć działalność w tym obszarze?

Firma sprzątająca – czyli co?

Nie jest raczej ciężko odszyfrować, co stoi za nazwą „firma sprzątająca”.

Ogólnie rzecz ujmując, ten rodzaj działalności polega na utrzymywaniu czystości na określonej nieruchomości, tj. budynku, lokalu czy też gruncie.

Jednakże w skład obowiązków takiego przedsiębiorstwa nie wchodzi wyłącznie odkurzanie, sprzątnie kurzu i mycie okien. To o wiele więcej.

W zależności od profilu firmy lub rodzaju zlecenia, zakres jej obowiązków będzie inny. Można jednak wymienić te zajęcia, które dla przeważającej większości pracowników sprzątających są codziennością.

Utrzymywanie czystości w budynkach oraz na zewnątrz będzie wymagało innego podejścia do pracy, oraz zróżnicowanego sprzętu. Dlatego też podzielimy katalog obowiązków na te dwa obszary.

Przechodząc do budynków, czyli domów, mieszkań, biur czy całych pięter w wieżowcach, do najważniejszych prac firmy sprzątającej możemy zaliczyć:

• zamiatanie i mycie podłóg oraz stopni schodowych;
• omiatanie ścian z kurzu, brudu i pajęczyn;
• ścieranie kurzu z mebli, sprzętu biurowego, maszyn, grzejników, parapetów oraz sztukaterii;
• wycieranie balustrad i poręczy schodów;
• mycie i wycieranie kloszy lamp;

• mycie okien, wewnątrz i zewnątrz;
• mycie drzwi wejściowych do budynku, lokali oraz pojedynczych pokoi (gabinetów, biur);
• czyszczenie wnęk pod wycieraczkami oraz wycieraczek przy wejściach do budynku, lokali oraz biur;
• usuwanie ulotek i reklam
• wykonywanie dezynfekcji pomieszczeń wspólnych i ogólnego użytku;
• sprzątanie łazienek, tj. czyszczenie toalet, prysznicy, wanien, armatury itd. z brudu i kamienia.

Z kolei utrzymanie porządku na zewnątrz budynków polega na:

• zamiataniu chodników, ulic, miejsc postojowych i parkingów;

• usuwaniu chwastów z chodników oraz innych miejsc wyłożonych kostką;
• odśnieżaniu i usuwaniu lodu z parkingów, chodników, podjazdów, schodów zewnętrznych, w tym posypywanie ulic i chodników solą i piaskiem;
• pielęgnacji zieleni, tj. koszeniu trawy, przycinaniu krzewów i gałęzi drzew, uzupełnianiu kory, nawożeniu trawników i innych roślin, grabieniu liści, oczyszczaniu gruntu z chwastów;
• czyszczeniu kratek przed wejściem do budynku.

Wymagania prawne stawiane przed firmą sprzątającą

Przedsiębiorstwo sprzątające zakłada się w zasadzie w taki sam sposób, jak każdą inną firmę. Przedsiębiorca nie potrzebuje uzyskać żadnego pozwolenia czy koncesji.

Nie są wymagane kierunkowe studia czy uzyskania specjalnego certyfikatu. Nie jest wymagane także jakiekolwiek doświadczenie w tej branży. Firma sprzątająca może zostać założona przez każdego, kto ma prawne możliwości do rejestracji działalności gospodarczej.

To, że nie mamy tutaj żadnych większych wymagań formalnych, nie oznacza, że praca ta jest dla każdego. Jest to zajęcie wymagające fizycznie.

Nie ma co ukrywać, praca jest ciężka i wyczerpująca. Nie raz przydaje się także „stalowy żołądek”. Do tego klienci mogą mieć różne preferencje co do godzin wykonywania świadczenia. Firmy i urzędy preferują sprzątanie w nocy lub bardzo wcześnie rano, tak aby nie zakłócać normalnego funkcjonowaniu podmiotu.

Z kolei osoby prywatne często zlecają sprzątanie w weekendy, kiedy to są w domu i są w stanie skontrolować jakość usługi. Przedsiębiorca musi zatem być przygotowany na pracę w porze nocnej oraz w weekendy.

Ogrom zleceń, właśnie w domach i mieszkaniach, pojawia się tuż przed świętami, co oznacza, że osoby sprzątające mogą same nie mieć czasu na zrobienie porządku we własnych domach w tym okresie.

Decydując się na założenie działalności gospodarczej w omawianej branży, należy zatem porządnie przemyśleć czy praca w niestandardowych godzinach będzie na pewno nam odpowiadała i czy nie wpłynie to negatywnie na relację z rodziną oraz przyjaciółmi.

Zanim rejestracja firmy należy wybrać profil firmy

Dobre chęci i motywacja do pracy mogą nie wystarczyć. Kluczem do sukcesu jest biznesplan. Przed złożeniem wniosku o rejestrację należy przemyśleć kilka rzeczy.

Po pierwsze, trzeba się zastanowić nad profilem firmy. Czy chcemy skupić się na sprzątaniu prywatnych mieszkań i domów, czy może lepiej postawić na urzędy i przedsiębiorstwa?

Dodatkowo trzeba przemyśleć kwestię prac na zewnątrz – czy aby na pewno chcemy się porywać na tego rodzaju zajęcie. Jest to o tyle istotne, że w zależności od charakteru działalności będzie zależało to, jaki sprzęt będzie należało nabyć, a także ilu oraz jakich pracowników zatrudnić.

Sprzątanie w mieszkaniu będzie wymagało o wiele mniej inwestycji, niż prowadzenie porządków w korporacjach.

Do odkurzenia dywanu w salonie wystarczy odkurzacz akumulatorowy (którym w zasadzie można posprzątać niemal wszystko), a do podłogi zwykły mop. Z kolei czyszczenie wykładziny oraz wielkich powierzchni wyłożonych płytkami w biurowcu wymaga już profesjonalnego sprzętu, takiego jak odkurzacze i mopy przemysłowe czy wózki do sprzątania.

Prace na zewnątrz to już wyższa liga. Tutaj niemal do każdego zajęcia trzeba odpowiedniego narzędzia.

Kosiarkę i podkaszarkę do trawy, pilarkę i przycinarkę do krzewów i gałęzi, dmuchawę do liści, nie wspominając już o akcesoriach takich jak gogle, nauszniki, kombinezony, obuwie, rękawice ochronne itp.

Podobnie jest z pracownikami. Nie każdy będzie nadawał się do tego typu pracy. Oprócz zapału potrzebna jest tutaj siła fizyczna.

Korzystanie ze sprzętu spalinowego i elektrycznego oraz konieczność częstego przenoszenia i przesuwania ciężkich rzeczy (mebli, sprzętu biurowego, desek, rur, skrzyń, worków z odpadami itd.) wymaga sporo wysiłku.

Ważna jest również forma prawna…

Wiedząc już co dokładnie chce się robić, można przejść do kwestii administracyjno-podatkowych.

Przede wszystkim trzeba wybrać formę prawną działalności. Można postawić na jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę cywilną, spółkę osobową lub kapitałową. Każda z nich ma swoje plusy i minusy.

Ważne! Firma sprzątająca została zaklasyfikowana pod numerem PKD 81.22.Z — specjalistyczne sprzątanie budynków i obiektów przemysłowych lub PKD 81.21.Z – niespecjalistyczne sprzątanie budynków i obiektów przemysłowych.

Najprostsza w założeniu i najtańsza w prowadzeniu jest JDG. Trzeba jednak pamiętać, że w tym wypadku majątek firmy nie jest oddzielony od majątku właściciela.

Jeżeli przedsiębiorstwo zacznie generować długi, to egzekucja odbędzie się także ze składników pochodzących z prywatnego majątku.

O wiele bardziej skomplikowana przy rejestracji jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (kapitałowa).

Jest ona również droższa w utrzymaniu (wynika to, chociażby z potrzeby prowadzenia pełnej rachunkowości).

Jednakże tutaj firma ma swoją podmiotowość prawną i samodzielnie odpowiada za swoje zobowiązania. W razie długów majątek prywatny przedsiębiorcy jest chroniony.

Dodatkowo, jeżeli w spółce mamy co najmniej dwóch udziałowców, są oni zwolnieni z obowiązku opłacania składek na ZUS.

Firma sprzątająca, przynajmniej na początku, może działać w formie działalności nierejestrowanej.

Chodzi tu o drobną działalność zarobkową wykonywana przez osobę fizyczną, której miesięczny przychód przekracza 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W drugiej połowie roku 2024 jest to 3 225 zł. Jeżeli zatem sprzątanie ma być sposobem na dorobienie, nie ma potrzeby rejestracji firmy. Więcej na ten temat przeczytacie TUTAJ.

… i skarbowa

Co do opodatkowania działalności podatkiem dochodowym, do wyboru mamy trzy możliwości:

• skalę podatkową;
• podatek liniowy;
• ryczałt.

Skala podatkowa jest wariantem domyślnym, jeżeli przedsiębiorca nie zaznaczy, że wybiera inną formę, będzie obowiązywała go ta forma podatkowa.

Jest to rodzaj podatku progresywnego, czyli do kwoty 120 000 zł dochodu płaci PIT w wysokości 12%, powyżej już 32%.

Podatek liniowy wynosi 19% i jest wyliczany od dochodu, niezależnie od jego wysokości.

Z kolei ryczałt dla firmy sprzątającej to 8,5% i uiszcza się go od przychodu (bez odejmowania kosztów).

Więcej o każdej formie podatkowej można przeczytać TUTAJ.

Oprócz podatku dochodowego ważny jest również podatek od towarów i usług. W tym wypadku nie każdy przedsiębiorca musi być czynnym podatnikiem VAT.

Obowiązek rejestracji pojawia się dopiero po przekroczeniu przychodu rocznego w kwocie 200 tys. zł.

Przy rozpoczynaniu działalności zwolnienie jest możliwe, jeżeli przewidywana wartość sprzedaży nie przekroczy — w proporcji do okresu sprzedaży — równowartości 200 tys. zł.

Jak założyć firmę sprzątającą?

Zakładanie działalności porządkowej nie jest skomplikowane. Wszystkie formalności można wykonać sprzed komputera.

Jeżeli przedsiębiorca wybierze JDG, wówczas rejestracja firmy będzie najprostsza, najszybsza i bezpłatna. Wystarczy wypełnić wniosek zgłoszeniowy na formularzu CEIDG-1 i przesłać go do rejestru.

Można to zrobić online lub tradycyjnie – w okienku urzędu miasta lub gminy albo wysyłając formularz pocztą.

Więcej zachodu będzie z rejestracją spółki. Wymagana jest tutaj umowa lub statut oraz – w przypadku spółek kapitałowych – zgromadzenie kapitału (5 tys. zł dla spółki z o.o., 100 tys. dla spółki akcyjnej oraz 1 zł dla prostej spółki akcyjnej).

Aktualnie wnioski o wpis do KRS można składać wyłącznie w formie elektronicznej.

Trzeba jednak pamiętać, że wniosek o wpis nie jest tożsamy z założeniem spółki. Tę tworzy się na podstawie umowy sporządzonej u notariusza lub w serwisie S24 (ta opcja jest darmowa).

Ważne! Odróżniać należy zawiązanie spółki (jej utworzenie) oraz jej rejestrację w KRS. Są to dwie różne czynności, w której ta druga wynika z tej pierwszej.

Dodatkowo, jeżeli przedsiębiorca nie skorzysta ze zwolnienia VAT, powinien dokonać zgłoszenia do rejestru podatników na formularzu VAT-R.

Do ZUS-u wysyła się formularze ZUS ZZA lub ZUS ZUA. Pracowników należy zgłosić do Zakładu w przeciągu 7 dni, licząc od daty podpisania umowy o pracę.

Nie zapomnijcie o księgowości

Załóż konto i zacznij swoją nową firmę z 360 Księgowość

Jaki sprzęt na początek?

Jak wspominałem już wcześniej, to jaki sprzęt będzie potrzebny, jest zależne od rodzaju wykonywanych prac.

Niezależnie jednak jakie powierzchnie będą czyszczone, należy wyposażyć się w różnego rodzaju gąbki, ścierki, płyny, worki na śmieci, rękawiczki oraz stroje ochronne.

Sprzątając wyłącznie w budynkach, zakupy należy rozpocząć od wózków do sprzątania, mioteł, zmiotek, szufelek oraz odkurzaczy (zwykły odkurzacz do mieszkań i przemysłówka do większych powierzchni).

Jeżeli głównymi klientami będą biurowce i budynku publiczne (urzędy, szkoły, szpitale) warto zainwestować w szorowarki i polerki.

Przy sprzątaniu obszarów znajdujących się na zewnątrz, pod uwagę należy brać sprzęt ogrodowy (mimo, że nie mówimy o firmie ogrodniczej).

Na start – wytrzymała miotła, szpadel, szufla i taczka. Dalej można pomyśleć o opryskiwaczu na chwasty, pilarce do gałęzi, norzycach do przycinania krzewów, dmuchawie do liści czy nawet szorowarce do chodników i ulic.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego