Integracja kas fiskalnych z terminalem – co z nowymi obowiązkami?

Od nowego roku sprzedawcy przeprowadzający transakcje z konsumentami mieli mieć nowe, dodatkowe obowiązki związane z integracją kas fiskalnych z terminalem.

Obowiązek ten jest pokłosiem próby wyeliminowania gotówki z obrotu gospodarczego i całkowitego przejścia na płatności online.

Przedsiębiorcy działający w sferze B2C do końca roku 2024 mieli powiązać swoje kasy rejestrujące z terminalami płatniczymi. Brak wdrożenia powyższego miało skutkować możliwością nałożenia na nich przez urzędy skarbowe kary finansowej. Jak jednak podaje Ministerstwo Finansów, obowiązek ten został odroczony.

Integracja kas fiskalnych z terminalem – obowiązek odroczony

Obowiązek integracji kas fiskalnych z terminalem płatniczym został odroczony do końca marca 2025 roku. Jak możemy przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów, w ustawie z 6 listopada 2024 r. o opodatkowaniu wyrównawczym jednostek składowych grup międzynarodowych i krajowych (Dz. U. poz. 1685) utrzymano I kwartale 2025 r. odroczenie obowiązku zapewnienia przez podatników integracji kas rejestrujących online z terminalami płatniczymi oraz związanej z tą integracją odpowiedzialności podatnika za jej niewykonanie.

Zatem do 31 marca 2025 roku zostało wydłużone odroczenie związane z obowiązkowym  przesyłaniem przez agentów rozliczeniowych do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej danych o płatnościach realizowanych zasadniczo za pośrednictwem tych terminali.

Dzięki temu podatnicy, którzy zostali zobligowani do omawianej integracji, a jeszcze nie wykonali tego obowiązku, mogą odetchnąć z ulgą.

Brak połączenia kas rejestrujących z terminalami jest bowiem obłożone sankcją administracyjną w wysokości 5 tys. zł.

Co istotne nie ma jeszcze informacji, co dalszego postępowania ze strony ministerstwa. Nie wiemy, czy w przyszłych miesiącach owe odroczenie nie zostanie przeciągnięte na kolejne kwartały roku 2025 roku lub czy rząd nie zrezygnuje całkowicie z tego obowiązku.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas fiskalnych a kara finansowa

Przypomnę, że zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (konsumentów) są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Ponadto w ramach Polskiego Ładu ustawą z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw wprowadzono do Prawa przedsiębiorców art. 19a. Zgodnie z ust. 1 tego przepisu przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym faktycznie prowadzi działalność gospodarczą, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego.

Za instrument płatniczy przyjmujemy środek płatniczy inny niż banknoty lub monety, który samodzielnie lub w połączeniu z innym instrumentem płatniczym, pozwala na przekazanie środków pieniężnych.

Do takich instrumentów należą karty płatnicze z terminalem, przelewy elektroniczne czy płatności mobilne.

Oznacza to, że każdy punkt sprzedażowy, który posiada produkty dedykowane konsumentom, musi oferować jakąś formę płatności bezgotówkowej. Nie musi być to jednak terminal płatniczy, może być to również dobrze możliwość płatności blik.

Ważne! Obowiązku zapewnia możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu prowadzenia działalności gospodarczej, przy użyciu instrumentu płatniczego, nie stosuje się do przedsiębiorców, którzy nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 19a ust. 2 Prawa przedsiębiorców).

Następnie ust. 3 wspomnianego art. 19 a stanowi, iż przedsiębiorca, który zapewnia możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, zapewnia współpracę kasy rejestrującej z terminalem płatniczym zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących, określonymi w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie tej ustawy.

Przepis ten jednak nie wszedł w życie razem z innymi. Został on odroczony właśnie do 1 stycznia 2025 roku.

Teraz z kolei przedłużono termin jego odroczenia. W związku z tym, że omawiana norma cały czas nie obowiązuje, niemożliwe jest również stosowanie art. 111 ust. 6kb ustawy o VAT, zgodnie z którym w przypadku stwierdzenia, że podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, wbrew obowiązkowi, nie zapewnia współpracy kasy rejestrującej z terminalem płatniczym, przy użyciu którego zapewnia możliwość przyjmowania płatności, naczelnik urzędu skarbowego, w drodze decyzji, nakłada na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 5000 zł.

Reasumując – nie ma obowiązku, nie może być i kary.

Być może obowiązek zostanie zniesiony całkowicie

Polski Ład nie był nazbyt udany. W wielu miejscach posiadał rozwiązania, które były niepotrzebne, życzeniowe lub komplikujące i tak zagmatwane przepisy podatkowe. Nie inaczej jest tutaj.

Wprowadzono do systemu prawnego rozwiązanie, które było niemożliwe do wdrożenia ze względów technicznych. Jak przyznało Ministerstwo Finansów,  problem z omawianym obowiązkiem leży po stronie producentów terminali płatniczych. Różnorodność używanych na rynku terminali płatniczych, nie pozwala na pełną integrację z używanymi przez podatników kasami rejestrującymi.

Zatem po uchwaleniu przepisów nakładających obowiązki na podatników „odkryto”, że na chwilę obecną nie da się tego zrobić.

Na rynku nie ma bowiem dostatecznej liczby urządzeń płatniczych, które mogły się zintegrować z kasą rejestrującą za pomocą protokołu komunikacyjnego „kasa – terminal” w trybie online. Odroczono zatem obowiązek integracji kas fiskalnych z terminalem do 1 stycznia 2025 roku.

Jak widać, problemu nie rozwiązano do tej pory. Dobitnie pokazuje to ,kolejne przesuniecie wejścia w życie przepisu art. 19a ust. 3 Prawa przedsiębiorców.

Ministerstwo zaczęło się przy tym po woli wycofywać z przyjętych założeń, komentując swoje poczynania, tym że integracja kas fiskalnych powinna być rozłożona na wiele lat i przeprowadzana „ewolucyjnie”. W pierwszej kolejności wprowadzone powinny zostać nowe wymagania techniczne dla nowych urządzeń fiskalnych.

W innym wypadku wielu przedsiębiorców musiałaby wymieniać swoje urządzenia rejestrujące, co wiązałoby się z ogromnymi kosztami.

Wszystkie te uwagi, które płyną z resortu finansów, pozwalają nam sądzić, że rząd koniec końców całkowicie się wycofa z wprowadzonych w 2021 roku zmian i integracja kas fiskalnych z terminalami płatniczymi będzie jedynie pieśnią dalekiej przyszłości (o ile w ogóle).

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego