Jak prowadzić księgowość stowarzyszenia?

Jakie są sposoby prowadzenia księgowości dla stowarzyszeń

Według danych GUS w Polsce działa prawie 75 tysięcy różnych stowarzyszeń. Dzielą się one na stowarzyszenia zwykłe i stowarzyszenia z osobowością prawną. Każde z nich ma inne obowiązki.

Stowarzyszenie zwykłe a osobowość prawna

Stowarzyszenia zwykłe nie podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Takie stowarzyszenie dość łatwo założyć.

Do jego utworzenia wystarczą zaledwie 3 pełnoletnie osoby, które są obywatelami polskimi, mają pełną zdolność do czynności prawnych i nie są pozbawione praw publicznych.

Chociaż stowarzyszenia zwykłe muszą posiadać numer REGON i NIP, to jednak nie mają osobowości prawnej.

Oznacza to między innymi, że za zobowiązania takiego stowarzyszenia odpowiadają solidarnie wszyscy jego członkowie. Taki podmiot musi też posiadać własny rachunek bankowy.

Innym rodzajem stowarzyszeń są stowarzyszenia zarejestrowane, które uzyskują osobowość prawną z chwilą wpisu do KRS. Do ich założenia niezbędne jest co najmniej 7 osób.

W chwili założenia takie stowarzyszenie nie musi posiadać żadnego majątku, bo jego działanie opiera się na pracy społecznej wszystkich członków.

Jeśli liczba członków spadnie poniżej ustawowego minimum, to jest to przesłanką do likwidacji takiego stowarzyszenia.

Czy stowarzyszenie może prowadzić działalność gospodarczą?

Zasady działania stowarzyszeń reguluje ustawa Prawo o stowarzyszeniach. Artykuł 2 tej ustawy stanowi, że: „Stowarzyszenie jest dobrowolnym, samorządnym, trwałym zrzeszeniem o celach niezarobkowych”.

Jednak nie znaczy to, że taka organizacja nie może prowadzić żadnej aktywności gospodarczej.

Stowarzyszenia mogą prowadzić działalność gospodarczą pod warunkiem, że dochód uzyskany z działalności gospodarczej takiej organizacji będzie służyć realizacji jej celów statutowych. W związku z tym taki dochód nie może być przeznaczony do podziału pomiędzy członków stowarzyszenia.

W tym wypadku prowadzenie działalności gospodarczej powinno być jedynie działalnością uboczną, której celem będzie pozyskanie środków finansowych na prowadzanie działalności statutowej takiej organizacji. Wobec tego działalność zarobkowa nie może przeważać nad statutową.

Ponadto w statucie stowarzyszenia musi się znaleźć zapis o prowadzeniu działalności zarobkowej, łącznie ze wskazaniem jej rodzaju.

Wszędzie tam, gdzie pojawia się przychód z działalności może pojawić się pytanie o formę ewidencjonowania wpływów.

Zgodnie z przepisami każde stowarzyszenie, zarówno zwykłe, jak i rejestrowe ma obowiązek prowadzenia księgowości, nawet jeśli nie prowadzi żadnych działań.

Na czym polega prowadzenie księgowości stowarzyszenia?

Każde stowarzyszenie podlega przepisom zawartym w Ustawie o rachunkowości. Wobec tego nawet jeśli jedyny przychód stowarzyszenia to wyłącznie składki członkowskie, to taka organizacja i tak musi prowadzić księgowość.

W tym wypadku celem prowadzenia ksiąg rachunkowych będzie ewidencja zdarzeń finansowych z zachowaniem wymogów, jakie nakładają obowiązujące przepisy prawa.

Źródła przychodów, które będą uzyskiwane przez dane stowarzyszenie, powinny być wskazane w statucie takiej organizacji. W przypadku stowarzyszeń księgowość ma zapewnić przejrzysty obraz całokształtu ich działalności oraz aktualnego stanu finansów. Takie dane są ważne zarówno dla osób, które zarządzają organizacją, jak i dla wszystkich jej członków.

Przychody, które mogą trafiać do stowarzyszeń to m.in.:

• składki członkowskie,
• darowizny,
• dotacje,
• przychody ze zbiórek ulicznych,
• przychody z działalności odpłatnej,
• przychody z działalności gospodarczej.

Dwa kolejne obszary, w których niezbędne są rzetelne dane księgowe to sprawozdawczość i podatki. Trzeba pamiętać, że wszędzie tam, gdzie występuje księgowość uproszczona, stowarzyszenia nie muszą składać rocznych sprawozdań finansowych. Jednak ten przywilej jest zarezerwowany jedynie dla wybranych podmiotów.

Kiedy stowarzyszenie może korzystać z uproszczonej księgowości?

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów to ukłon w stronę niewielkich organizacji, dla których prowadzenie pełnej księgowości byłoby nadmiernym obciążeniem.

Jeśli stowarzyszenie chce prowadzić uproszczoną ewidencję, to musi spełnić pewne warunki:

• nie prowadzić działalności gospodarczej,
• prowadzić działalność w sferze zadań publicznych,
• nie posiadać statusu organizacji pożytku publicznego,
• przychody z działalności publicznej za rok poprzedni nie mogą przekroczyć 100.000 zł.

Stowarzyszenie, które chce skorzystać z uproszczeń w prowadzeniu księgowości musi zgłosić taki zamiar do właściwego urzędu skarbowego.

Czas na takie zgłoszenie jest do końca pierwszego miesiąca w roku podatkowym, w którym dana organizacja rozpoczyna prowadzenie ewidencji uproszczonej.

Wyjątkiem są stowarzyszenia rozpoczynające działalność w trakcie roku. W tym wypadku czas na poinformowanie urzędu skarbowego o wyborze formy prowadzonej księgowości upływa po 30 dniach od daty rozpoczęcia działalności. Taką informację trzeba złożyć u naczelnika skarbowego, który jest terytorialnie właściwy w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym.

W kolejnych latach organizacja korzystająca z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów musi poinformować o następujących zmianach:

• rezygnacji z prowadzenia takiej ewidencji,
• utracie prawa do prowadzenia ewidencji uproszczonej.

Czas na takie zgłoszenie upływa po 14 dniach od końca ostatniego miesiąca roku podatkowego, w którym dane stowarzyszenie zrezygnowało lub utraciło prawo do prowadzenia ewidencji uproszczonej.

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów jest bardzo podobna do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, która ma zastosowanie m.in. w przypadku działalności gospodarczych opodatkowanych na zasadach ogólnych.

Prowadzenie takiej ewidencji sprowadza się głównie do miesięcznego ujmowania uzyskanych przychodów i poniesionych kosztów. Te dane będą później pomocne przy wypełnianiu deklaracji CIT-8.

Ewidencja uproszczona dla stowarzyszeń obejmuje:

• zestawienie przychodów i kosztów,
• zestawienie przepływów finansowych,
• karty przychodów pracowników,
• wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Które stowarzyszenia mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?

Wszystkie stowarzyszenia, które zdecydują się na prowadzenie działalności gospodarczej muszą prowadzić pełną księgowość. Oczywiście zyski z takiej działalności muszą być przeznaczone na cele statutowe stowarzyszenia.

Ponadto taka działalność powinna stanowić wyłącznie uzupełnienie głównego rodzaju działalności danej organizacji.

Drugą grupą stowarzyszeń zobowiązanych do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych są te, które w poprzednim roku podatkowym przekroczyły 100.000 zł przychodu osiągniętego wyłącznie z tytułu działalności publicznej.

Trzecia grupa zobowiązana ustawowo do prowadzenia ksiąg rachunkowych, to wszystkie te stowarzyszenia, które mają status organizacji pożytku publicznego (OPP).

Pełne księgi rachunkowe wiążą się z obowiązkiem stworzenia polityki rachunkowości oraz planu kont.

Prowadzenie pełnej księgowości można przekazać do biura rachunkowego, ale równie dobrze może też zająć się tym członek stowarzyszenia, który ma wiedzę na temat prawidłowego księgowania operacji gospodarczych.

Do prowadzenia księgowości w stowarzyszeniach z pewnością przyda się oprogramowanie księgowe, takie jak na przykład 360 Księgowość.

Jakie dokumenty muszą składać stowarzyszenia?

Wszystkie stowarzyszenia muszą po zakończonym roku złożyć do urzędu skarbowego deklarację CIT-8.

Te ze stowarzyszeń, które zatrudniają pracowników zobowiązane są również do sporządzania formularzy PIT-11.

Te deklaracje należy przekazać zarówno do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pracownika, jak i do samego pracownika.

Stowarzyszenia prowadzące pełną księgowość oprócz wyżej wymienionych dokumentów muszą również sporządzić sprawozdanie finansowe.

Składa się ono z bilansu, rachunku zysków i strat, a także z informacji dodatkowej. Stowarzyszenia zwykłe, które prowadzą pełne księgi rachunkowe wysyłają takie sprawozdanie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Natomiast te organizacje, które zaliczają się do osób prawnych (stowarzyszenia zarejestrowane) muszą wysłać takie sprawozdanie do KRS.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Jakuba Chmieleckiego