Jak przygotować firmę na koniec roku

Prowadząc firmę, ostatnie tygodnie roku podatkowego warto spożytkować tak, aby w nowy w okres wejść z czystą głową, poukładanymi dokumentami i jak najniższym obciążeniem fiskalnym.

Tylko od czego zacząć, kiedy nagromadziło się tyle spraw? Zastanówmy się zatem, co warto zrobić, by mieć pewność, że przedsiębiorstwo zostało przygotowane na nowe wyzwania.

Koniec roku to czas na remanent

Remanent, a właściwe spis z natury – jest to obowiązek każdej firmy, która rozlicza się przy pomocy Księgi Przychodów i Rozchodów. Inwentaryzacji dokonuje się na koniec roku podatkowego (kalendarzowego) – do 31 grudnia lub przed zamknięciem działalności gospodarczej.

Sporządzając spis z natury należy dokonać rozliczenia stanu towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, produkcji w toku, półwyrobów, wyrobów gotowych, a także braków i odpadów.

Roczny remanent jest obowiązkowy również dla przedsiębiorców, którzy nie zajmują się handlem, tj. świadczą jedynie usługi. W takich wypadkach podmioty te dokonują tzw. zerowego spisu z natury.

Wynosi on „0”, jednak i tak należy go stworzyć i wykazać w KPiR. O obowiązku muszą pamiętać również ci, którzy swoją działalność zawiesili. Więcej o zerowym spisie z natury pisaliśmy w artykule: Zerowy spis z natury – czy konieczny w KPiR?

Zamknięcie ksiąg rachunkowych

Po wykonaniu spisu z natury należy zamknąć Księgę przychodów i rozchodów. W tym celu należy dodać wszystkie zapisy księgowe i podsumować je, uwzględniając wspomnianą inwentaryzację.

To działanie pozwoli przedsiębiorcy ustalić czy mijający rok przyniósł mu zysk, czy stratę. Wykaże również jaki podatek dochodowy będzie go czekał do zapłacenia.

Rozliczenie siebie oraz pracowników

Nie jest to może obowiązek, który ciąży na przedsiębiorcy dokładnie do 31 grudnia. Warto mieć go jednak na uwadze planując prace na przełomie starego i nowego roku.

Każda firma musi rozliczyć ubiegły rok podatkowy i dokonać wpłaty odpowiedniej wysokości podatku dochodowego do organu skarbowego. W tym celu, do właściwego urzędu, składa się odpowiedni formularz PIT, zależny od formy opodatkowania.

Dla przedsiębiorców rozliczających się na podstawie karty podatkowej termin na złożenie PIT 16A upływa 31 stycznia. Z kolei przedsiębiorcy, którzy wybrali zasady ogólne (PIT 36), podatek liniowy (PIT 36-L) oraz ryczałt (PIT 28), mają na to nieco więcej czasu. Termin ostateczny mija bowiem z końcem kwietnia.

Koniec roku to także czas na rozliczenie pracowników. Trzeba rozliczyć urlopy, premie i następnie przygotować niezbędne dokumenty za każdego pracownika.

Do 31 stycznia do organu podatkowego składa się PIT R-4, czyli roczną deklarację o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Z kolei PIT-11, trzeba przekazać urzędowi (oraz pracownikom) do 28 lutego.

Koniec roku – dla niektórych to także roczna korekta VAT

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż mieszaną, muszą pamiętać, że koniec roku to również obowiązek złożenia rocznej korekty VAT.

W trakcie roku podatkowego, w celu proporcjonalnego odliczenia VAT od zakupów związanych z czynnościami opodatkowanym podatkiem od towarów i usług, jak również tymi zwolnionymi, których nie można jednoznacznie przyporządkować do określonych czynności wykonywanych w ramach działalności gospodarczej, przedsiębiorca stosuje wskaźnik proporcji ustalony na podstawie obrotów osiągniętych w poprzednim roku podatkowym.

Po zakończonym roku ma on natomiast obowiązek dokonać korekty wyliczonej na podstawie rzeczywistej proporcji sprzedaży uzyskanej w danym roku.

Przy czym, jeżeli ostateczna proporcja sprzedaży obliczona na koniec roku jest taka sama jak wstępna proporcja, korekta VAT nie jest wymagana.

Warto zastanowić się nad kosztami firmy

Jeżeli przedsiębiorca siadł do rozliczania KPiR i wychodzi mu, że sytuacja finansowa firmy była „za dobra”, być może warto coś zmienić. Nie chodzi oczywiście o obniżenie jej efektywności i zahamowanie rozwoju. Wystarczy zastanowić się nad kosztami, które obniżają dochód przedsiębiorstwa.

Każdy przedsiębiorca powinien planować swoje wydatki. Być może są zatem takie sprawy, które były przewidywane na początek przyszłego roku, lecz można je przesunąć jeszcze na obecny.

Wymiana sprzętu służbowego, zakup akcesoriów biurowych, jednorazowe opłacenie abonamentów firmowych na przyszły rok. To tylko kilka przykładów, które tak czy inaczej muszą być odhaczone, aby przedsiębiorstwo mogło dalej funkcjonować.

Przy wysokich rocznych przychodach warto rozważyć zakupy jeszcze w roku bieżącym, tak aby podatek dochodowy nie był zbyt uciążliwy.

Przygotuj się na zmiany w przepisach podatkowych

Mimo że prawodawca w ostatnich latach potrafi wprowadzać zmiany podatkowe w trakcie roku, to zasadą jest, że nowelizacje ustaw skarbowych powinny wchodzić w życie dopiero z nowym rokiem.

Zatem końcówka roku to ostatni dzwonek na to, aby przedsiębiorca zapoznał się z nowymi oraz zmodyfikowanymi instytucjami podatkowymi, które zaczną obowiązywać od stycznia.

W innym wypadku może się on srogo zdziwić i popełnić kilka błędów już na starcie. Aby uniknąć zaskoczenia i problemów, warto prześledzić wszystkie najważniejsze zmiany jakie zostały zaplanowane na nowy rok.

Jednocześnie to dobry czas na zmianę oprogramowania księgowego. W 360 Księgowość wszystkie aktualizacje są bezpłatne i wprowadzane na bieżąco. Warto zatem przy wyborze zastanowić się nad księgowością online.

Koniec roku – można zastanowić się nad zmianą opodatkowania

Przedsiębiorca nie ma wielkiego wyboru jeżeli chodzi o formy opodatkowania. Różnią się one jednak na tyle, że zmiana sposobu uiszczania danin publicznych może sporo zmienić w jego działalności i zapewnić znaczne oszczędności.

W zależności od tego ile firma generuje rocznego przychodu oraz jak wyglądają proporcje między nim a kosztami, jedna forma podatkowa może być lepsza od drugiej.

Dla przykładu, przedsiębiorca rozliczając się na zasadach ogólnych, przy wysokich przychodach i niskich kosztach, w szybkim tempie może wejść na drugi próg podatkowy i zacząć płacić 32% PIT.

Dobrym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest przejście na podatek liniowy (19%) lub ryczałt (od 2% do 17%). Dla tych, którzy chcą więcej przeczytać o rodzajach form opodatkowania oraz ich zmianie, zapraszam do artykułu: Zmiana formy opodatkowania – kiedy warto o tym pomyśleć?

Zmianę PIT należy rozważyć w miarę wcześnie, bowiem termin na jej dokonanie jest krótki.

Aby zmienić formę opodatkowania, przedsiębiorca musi złożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego oświadczenie o wyborze sposobu opodatkowania do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został osiągnięty pierwszy przychód z tego tytułu w roku podatkowym, albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód został osiągnięty w grudniu tego roku podatkowego. W większości przypadków będzie to zatem 20 lutego.

Roczna analiza zysków i wydatków

Jeżeli wszystkie formalności zostaną wykonane i zostanie jeszcze chwilę czasu, należy zastanowić się nad funkcjonowaniem firmy. Dobrą podkładką pod to będzie analiza zysków i wydatków.

Taki dokument jasno i wyraźnie wskaże przedsiębiorcy jakie są jego mocne strony, a gdzie należało będzie zastanowić się nad poprawą. Być może niektóre zyski można podkręcić, natomiast w innym miejscu uda się ograniczyć koszty.

Dokładne przeanalizowanie ubiegłego roku pod kątem finansowym to doskonały sposób na wyciągnięcie wniosków na przyszłość oraz ustrzeżenie się przed dokonywaniem tych samych błędów.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego