Jak przygotować się na obowiązkowe e-faktury KSeF

Przedsiębiorców czekają duże zmiany. Szybko zbliża się czas, w którym system KSeF stanie się obowiązkowy.

Sprawdź jak się na niego przygotować.

Kto musi korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur

Termin wprowadzenia KSeF to niekończąca się opowieść. Początkowo ten system miał być obowiązkowy już od 2023 roku. Obecnie termin obowiązkowego używania tego systemu jest uzależniony od statusu podatnika, bo w przepisach zapisano 2 terminy:

• dla czynnych podatników VAT – 1 lipca 2024 roku,
• dla podatników podmiotowo lub przedmiotowo zwolnionych z VAT – 1 stycznia 2025 roku.

Jednak nie w każdym przypadku przedsiębiorca będzie miał obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Ten system nie będzie obejmować następujących przypadków:

• faktury wystawione w procedurze OSS,
• faktury wystawione w procedurze IOSS,
• faktury konsumenckie (wszystkie faktury B2C),
• bilety, które są uznawane za faktury (np. bilety na płatnych autostradach).

Przygotowanie swojej księgowości do KSeF to także idealny moment na wybór oprogramowania księgowego, które będzie z nim zintegrowane. 360 Księgowość to program księgowy, który jest aktualizowany na bieżąco, bezpłatnie, program ten zapewni także integrację z KSeF. Jeśli jeszcze nie masz konta, warto założyć je już teraz i zapoznać się z dostępnymi funkcjonalnościami.

Kary pieniężne za faktury wystawione poza KSeF

Na razie Ministerstwo Finansów usilnie zachęca do dobrowolnego stosowania KSeF. Na podatników korzystających z tej procedury czekają pewne ułatwienia. Ale oprócz marchewki jest też kij. Moment, w którym każdy przedsiębiorca będzie musiał stosować KSeF nieubłagalnie się przybliża.

W związku z tym w ustawie o KSeF zapisano też kary za niewystawianie faktur w tym systemie pomimo takiego obowiązku.

Wysokość kar jest ściśle powiązana z wysokością podatku VAT na fakturze, której dotyczy uchybienie. O wysokości kary decyduje naczelnik urzędu skarbowego.

Może ona wynieść do 100% wartości podatku od towarów i usług z faktury. Natomiast jeśli sprawa dotyczy faktury bez VAT, to maksymalna wysokość kary może być równa 18,7% wartości takiej faktury.

Podatnik, który dopuścił się uchybienia otrzyma decyzję o nałożeniu kary. Czas na uregulowanie płatności będzie liczony od dnia doręczenia takiej decyzji. Termin wynosi 14 dni. W przepisach przewidziano 5 sytuacji, które są zagrożone karą pieniężną:

• przedsiębiorca nie wystawił faktury przy pomocy KSeF pomimo takiego obowiązku,
• przedsiębiorca wystawił podczas awarii KSeF fakturę niezgodną z udostępnionym wzorem,
• przedsiębiorca wystawił w trybie offline fakturę, która jest niezgodna z udostępnionym wzorem,
• przedsiębiorca nie przesłał do KSeF w określonym terminie faktur wystawionych w trybie offline,
• przedsiębiorca nie przesłał do KSeF w określonym terminie faktur wystawionych w czasie awarii systemu.

Taka kara nie musi być obligatoryjnie nałożona. W przepisach przewidziano możliwość, w której organ podatkowy odstępuje od nałożenia kary. Taka sytuacja jest możliwa wtedy, gdy niedopełnienie obowiązków było spowodowane działaniem siły wyższej.

Co zrobić w razie awarii sytemu e-faktur?

Awaria KSeF nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku przesyłania faktur. Ustawodawca przewidział możliwość awarii tego systemu. W ustawie o KSeF wymieniono 2 rodzaje awarii. Zostały one podzielone ze względu na przyczyny ich wystąpienia:

• przyczyny leżące po stronie podatnika,
• przyczyny leżące po stronie systemu KSeF.

Pierwszy przypadek odnosi się do sytuacji, gdy przedsiębiorca nie może wystawić faktur, ze względu na problemy techniczne, które leżą po jego stronie. W takiej sytuacji podatnik będzie mógł skorzystać z trybu offline. Taka faktura musi być wystawiona zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym krokiem będzie wysłanie jej do kontrahenta w sposób, który został z nim uzgodniony.

Procedura offline nie zwalnia jednak z obowiązku wysłania faktur wystawionych w ten sposób do systemu KSeF. Termin na ich wprowadzenie upływa w następnym dniu roboczym po wystawieniu takiej faktury w trybie offline.

Gdyby podatnik nie dopełnił tego obowiązku, to jest to zagrożone taką samą sankcją, jak całkowity brak wystawienia faktury za pośrednictwem systemu KSeF.

Inna sytuacja, która wymusza zastosowanie trybu offline to prace serwisowe przy systemie KSeF. Takie prace mają być krótkotrwałe i zapowiadane odpowiednio wcześniej.

Podczas planowych prac serwisowych przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury, ale muszą być one zgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.

Nie ominie ich też obowiązek wprowadzenia takich faktur do systemu KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.

Drugi przypadek przewidziany w przepisach dotyczy awarii sytemu KSeF. Wiadomo, że rozwiązania informatyczne mogą niekiedy zawieść. Na taką okoliczność w ustawie zawarto plan działania. Informacja o awarii powinna pojawić się na stronie Ministerstwa Finansów w sekcji BIP.

Dodatkowo powinna być uwidoczniona w oprogramowaniu interfejsowym, które jest niezależne od systemu KSeF. Gdyby z jakiś powodów takie działania okazały się niemożliwe, to przekazanie informacji o awarii może nastąpić przez środki przekazu społecznego.

W momencie zakończenia awarii na stronie Ministerstwa Finansów w sekcji BIP pojawi się specjalny komunikat. Pojawienie się tej informacji oznacza, że wszyscy podatnicy, którzy wystawiali faktury w trakcie awarii muszą prowadzić je do systemu KSeF.

Termin jaki na to przewidziano, to 7 dni roboczych od zakończenia awarii KSeF. Na przedsiębiorców, którzy nie dopełnią tego obowiązku, będą nakładane kary pieniężne przez organy skarbowe.

Od kiedy będą nakładane kary?

Dobra informacja jest taka, że kary będą odsunięte w czasie. E-faktury dla czynnych podatników VAT będą obowiązkowe już od 1 lipca 2024 roku. Jednak kary za brak korzystania z KSeF będą mogły być nakładane dopiero od 1 stycznia 2025 roku.

Jest tak dlatego, że w przepisach wprowadzających KSeF wyłączono na pół roku przepisy dotyczące kar pieniężnych, które są zawarte w Kodeksie karnoskarbowym.

Te przepisy pozwalają nie martwić się uchybieniami, które będą miały miejsce w początkowym okresie obowiązkowego wystawiania faktur przy pomocy systemu KSeF.

Jednak ten dodatkowy czas warto wykorzystać na wdrożenie odpowiednich procedur, które zapobiegną pomyłkom.

Warto pomyśleć też o skorzystaniu ze sprawdzonych rozwiązań, takich jak 360 Księgowość, które są przystosowane do wystawiania e-faktur.

Co zrobić w przypadku pomyłki przy wystawieniu e-faktury?

Pomyłki będą się zdarzać. Najważniejsze, to wyciągnąć z nich wnioski i jeśli to możliwe, naprawić błędy. Podobnie jest z błędnymi fakturami. W przypadku pomyłki najlepiej wystawić fakturę korygującą. Jest to możliwe również wtedy, gdy przedsiębiorca wystawia faktury w systemie KSeF.

Korygowanie faktury ustrukturyzowanej nie jest skomplikowane. Nie różni się zbytnio od korekty zwykłej faktury. Przyczyną korekty może być pomyłka w kwocie lub stawce podatku, cenie towaru lub usługi, a także przy błędach w innych pozycjach wykazanych na fakturze.

Fakturę korygującą można także wystawić wtedy, gdy nastąpiła obniżka ceny już po sprzedaży danego towaru czy usługi. Takie sytuacje zdarzają się w przypadku udzielania rabatów zależnych od wysokości obrotów z kontrahentem w ustalonym przedziale czasu.

Taka sama procedura jest wymagana w momencie, gdy klient zwraca towar, a przedsiębiorca go przyjmuje i oddaje pieniądze.

Jedyną rzeczą, której nie można skorygować przy użyciu faktury korygującej jest numer NIP. Błędny NIP na fakturze ustrukturyzowanej sprawi, że taki dokument trafi do firmy, której NIP został wpisany na e-fakturze. Jedynym sposobem na poprawienie takiej faktury jest skorygowanie jej do zera, a następnie wystawienie kolejnej faktury z prawidłowym numerem NIP.

Czy przy użyciu KSeF można wystawić notę korygującą?

W systemie KSeF nie ma możliwości wystawiania not korygujących. Obecnie takie dokumenty służą do korygowania wybranych elementów opisowych faktur. Takie elementy nie mogą wpływać na wysokość podatku VAT. Mogą to być przykładowo następujące pomyłki:

• błędny adres,
• błędna data sprzedaży
• błędna data odbioru,
• zły termin płatności,
• błędna nazwa towaru,
• błędna nazwa usługi.

Notę korygującą może wystawić również nabywca towaru lub usługi. Taki stan prawny będzie występował do czasu, aż system KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Co zatem zrobić w przypadku takiej pomyłki? Wyżej wymienione błędy nadal będzie można skorygować. Jednak trzeba będzie użyć do tego faktury korygującej zamiast noty korygującej, co wiąże się z większym nakładem pracy przy wystawieniu takiego dokumentu.

Na pocieszenie można wspomnieć, że system KSeF nie limituje liczby faktur korygujących, które można wystawić do danej faktury sprzedaży. Dlatego nawet po wystawieniu faktury korygującej, jeśli nadal będzie występował jakiś błąd, to bez problemu można wystawić kolejną korektę.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Jakuba Chmieleckiego