Jak rozliczyć internet w firmie

Wydatki na internet jako koszt uzyskania przychodów

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Wydatki na internet nie zostały wyszczególnione w katalogu kosztów bezwzględnie wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, zatem jeżeli przedsiębiorca jest w stanie wykazać, że wydatki na internet zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, to wydatki te podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Internet jest wykorzystywany przez przedsiębiorców jako narzędzie pracy służące do pozyskiwania klientów,  kontaktu z klientami czy korzystania z różnego rodzaju serwisów, programów i aplikacji niezbędnych do wykonywania działalności.

Internet jest zatem podstawowym narzędziem pracy wielu przedsiębiorców, bez dostępu do internetu często nie ma możliwości wykonywania różnego rodzaju czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, w takiej sytuacji zachodzi związek pomiędzy wydatkami na internet, a zachowaniem przychodów z działalności gospodarczej.

Trzeba mieć na uwadze, że każdy przedsiębiorca w razie ewentualnej kontroli powinien być w stanie wykazać, że poniesienie określonych wydatków ma lub może mieć wpływ na wysokość osiąganych przychodów lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Wydatki muszą być także odpowiednio udokumentowane. Faktura za internet ewidencjonowana przez podatnika w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów powinna zawierać dane działalności gospodarczej prowadzonej przez nabywcę wraz z jego numerem NIP.

Rozliczenie internetu w jednoosobowej działalności gospodarczej wykonywanej w mieszkaniu

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu, a internet wykorzystywany jest jednocześnie do celów firmowych i prywatnych, nie należy ujmować wydatków poniesionych na internet w kosztach uzyskania przychodów w całości.

Zaksięgowanie pełnej kwoty z faktury, może być w tym przypadku zakwestionowane przez organ podatkowy w razie ewentualnej kontroli.

W celu ustalenia kwoty podlegającej rozliczeniu w kosztach firmowych z tytułu wydatków poniesionych na internet przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą w mieszkaniu, możliwe jest ustalenie proporcji podziału wydatków na Internet na cele służbowe i prywatne. Trzeba jednak mieć na uwadze, że ustalona przez przedsiębiorcę proporcja powinna odzwierciedlać rzeczywiste wykorzystanie internetu w celach firmowych i prywatnych.

Ograny podatkowe dopuszczają ustalenie proporcji przez przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w mieszkaniu i wykorzystującym internet zarówno w ramach prowadzonej działalności, jak i w celach prywatnych.

Przykładem może być interpretacja indywidualna sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.88.2022.2.MM z dnia 28.04.2022 roku, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej dokonał rozstrzygnięcia w kwestii rozliczenia wydatków na internet jako koszty uzyskania przychodów przez przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą (fotograf, grafik komputerowy, filmowiec) w miejscu zamieszkania, opodatkowaną na zasadach ogólnych.

Rodzaj dokumentacji podatkowej to podatkowa księga przychodów i rozchodów. Praca Wnioskodawcy to w większości praca biurowa, wymagająca stałego dostępu do internetu, bez dostępu do internetu Wnioskodawcy nie ma żadnej możliwości świadczenia usług, co oznacza że istnieje związek pomiędzy wydatkami na Internet, a zachowaniem przychodów z działalności.

Umowa na internet zostanie zawarta na Wnioskodawcę, jako osobę prowadzącą działalność, jednak z uwagi na to, że pracuje z domu, z internetu korzysta również do celów prywatnych, po godzinach pracy.

Wnioskodawca pracuje zazwyczaj w godzinach 8:00 – 17:00 (9 godzin). Obliczania proporcji podziału wydatków na internet na cele służbowe i prywatne, zamierza dokonywać zakładając, że czas Jego pracy to 9 godzin dziennie, zaś średni czas w którym korzysta z internetu po pracy wynosi 6 godzin. Z proporcji wynika więc, że do celów służbowych korzysta z internetu przez 60% czasu. Wnioskodawca zamierza jednak prowadzić ewidencję czasu pracy w formie elektronicznej, pozwalającą na ewentualną korektę czasu pracy, a co za tym idzie na korektę podziału kosztów na Internet na cele prywatne i służbowe.

Taką ewidencję zamierza dołączać do comiesięcznych dokumentów księgowych firmy. W godzinach pracy, Wnioskodawca nie korzysta z internetu podłączonego do komputera służbowego do celów prywatnych.

Koszty internetu Wnioskodawca zamierza zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Internet to podstawowe narzędzie pracy Wnioskodawcy, będące podstawą do kontaktu z klientami (pozyskiwanie nowych klientów lub konsultacje projektów z obecnymi klientami), internet jest też niezbędny do korzystania z programów do grafiki komputerowej, licencji na oprogramowanie czy serwisów serwisów oferujących dostęp do fotografii oraz grafik.

Reasumując – bez dostępu do internetu Wnioskodawcy nie ma żadnej możliwości świadczenia usług, a zatem zachodzi związek pomiędzy wydatkami na internet, a zachowaniem przychodów z działalności.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem Wnioskodawcy, uznając że Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatki poniesione na opłaty abonamentowe na internet, zgodnie z przedstawionym w opisie zdarzenia przyszłego podziałem koszów, pozwalającym na określenie i rozgraniczenie celów prywatnych oraz firmowych, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ulga na internet

Alternatywnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców prowadzących działalność w mieszkaniu i wykorzystującym internet zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych jest skorzystanie z ulgi na internet.

Rozliczenie wydatków poniesionych na korzystanie z internetu w ramach ulgi internetowej jest także korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców stosujących jako formę opodatkowania ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Przypomnijmy, że w ramach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych podatek obliczany jest od przychodu, bez pomniejszania go o koszty jego uzyskania.

Wydatków na internet nie można odliczyć w ramach ulgi internetowej, jeżeli wydatki te zostały odliczone od dochodu lub zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów albo zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 6a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podstawę obliczenia podatku stanowi dochód podatkowy po odliczeniu kwot wydatków ponoszonych przez podatnika z tytułu użytkowania sieci Internet, w wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

Wydatki na internet odlicza się od podstawy opodatkowania w zeznaniu rocznym.

Ulga na internet przysługuje jednak podatnikowi wyłącznie w kolejno po sobie następujących dwóch latach podatkowych, jeżeli w okresie poprzedzającym te lata nie korzystał z tego odliczenia.

Wysokość wydatków ustala się na podstawie  dokumentu stwierdzającego ich poniesienie, zawierającego w szczególności: dane identyfikujące kupującego i sprzedającego , rodzaj zakupionego towaru lub usługi oraz kwotę zapłaty.

Internet w działalności – czynny podatnicy VAT i przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług czynnemu podatnikowi VAT co do zasady przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Czynni podatnicy VAT wykorzystujący internet do prowadzenia działalności gospodarczej, mają zatem prawo odliczenia VAT z faktury dokumentującej nabycie w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli takich których następstwem jest określenie podatku należnego.

Jeżeli internet wykorzystywany jest do czynności zwolnionych z podatku VAT lub niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, przedsiębiorcy nie przysługuje wówczas prawo do odliczenia VAT.

W celu odliczenia VAT, podatnik powinien dysponować fakturą VAT zawierającą dane działalności gospodarczej prowadzonej przez nabywcę wraz z jego numerem NIP.

Odliczając kwotę podatku VAT, podatnik ujmuje w kosztach uzyskania przychodów kwotę netto zawartą na fakturze dokumentującą zakup usług internetowych.

Nievatowcy nie mają prawa do odliczenia podatku VAT, w związku z tym mogą oni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę brutto z faktury dokumentującej wydatki poniesione na zakup internetu wykorzystywanego do prowadzenia działalności gospodarczej.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa