Jak rozliczyć prywatny pojazd użytkowany w działalności po zlikwidowaniu kilometrówki – przykłady

Likwidacja kilometrówki to z pozoru ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy od tej pory nie będą zobowiązani do sporządzania szczegółowego wykazu przejechanych w celach firmowych tras z uwzględnieniem liczby pokonanych kilometrów. Niestety, wprowadzone modyfikacje w przepisach to przede wszystkim spore ograniczenia w zakresie wydatków związanych z prywatnym pojazdem użytkowanym w działalności, możliwych do ujęcia w kosztach podatkowych. Sprawdź w jaki sposób od 2019 roku rozliczać pojazd prywatny używany również w celach firmowych!

Rozliczenie prywatnego pojazdu w działalności od stycznia 2019 roku

Począwszy od 2019 roku, do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można jedynie 20% wydatków na paliwo, naprawy i eksploatację odnoszących się do prywatnych pojazdów przedsiębiorców użytkowanych w działalności gospodarczej. Takie same zasady dotyczą samochodów użytkowanych na podstawie umowy użyczenia, których właścicielami są np. członkowie rodziny.

Przykład 1

Pani Anna jest zwolniona z VAT i prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie produkcji biżuterii, którą następnie sprzedaje w sklepie internetowym. Zdarza się, że Pani Anna potrzebuje samochodu, aby przywieźć materiały do produkcji towarów. W tym celu używa swojego prywatnego pojazdu, z uwagi na sporadyczne użycie samochodu w działalności Pani Anna zdecydowała się na prowadzenie kilometrówki i na tej podstawie rozliczała dotychczas wydatki poniesione na paliwo i eksploatację. W jaki sposób Pani Anna powinna rozliczać wydatki począwszy od stycznia 2019 roku? W obliczeniach przyjmijmy, że trasa pokonana w styczniu 2019 roku to 80 km, a Pani Anna dysponuje fakturami wystawionymi na dane firmowe na kwoty:

– 150 zł netto, 34,50 zł VAT, 184, 50 zł brutto (paliwo);

– 400 zł netto, 92 zł VAT, 492 zł brutto (części zamienne i naprawa).

 Ilość pokonanych w celach firmowych kilometrów od 2019 roku nie ma znaczenia, Pani Anna nie ma obowiązku prowadzić kilometrówki.

 Z uwagi na to, że Pani Anna korzysta ze zwolnienia  z VAT w celu ustalenia kwoty, którą będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w odniesieniu do wydatków poniesionych na paliwo i eksploatację, należy obliczyć 20% z kwoty brutto. W tym celu wykonujemy następujące kroki:

Ustalamy łączną wartość wydatków związanych z pojazdem w styczniu 2019 (w kwocie brutto).

184, 50 zł + 492 zł = 676,50 zł

Obliczamy 20% z powyższej kwoty.

 20% · 676,50 zł = 135,50 zł

 Oznacza to, że Pani Anna będzie mogła ująć w kosztach w styczniu 135,50 zł z tytułu wykorzystania prywatnego samochodu w działalności gospodarczej.

Przykład 2

 W jaki sposób wyglądałoby rozliczenie wydatków na paliwo i eksploatację z poprzedniego przykładu w razie, gdyby Pani Anna była czynnym podatnikiem VAT?

 Jeżeli Pani Anna byłaby czynnym podatnikiem VAT, dodatkowo z tytułu używania prywatnego pojazdu w działalności przysługiwałoby jej prawo odliczenia 50% VAT od wydatków związanych z paliwem i eksploatacją samochodu. Zgodnie z przepisami nieodliczona kwota VAT może zostać

ujęta w kosztach uzyskania przychodów, ale z uwagi na prywatny charakter samochodu, przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wydatków do limitu 20%. Oznacza to, że w KPiR ujęte zostanie 20% wartości netto powiększonej o wartość podatku VAT, który nie podlega odliczeniu.

 Obliczenia przedstawiają się zatem następująco:

Ustalamy łączną wartość wydatków związanych z pojazdem w styczniu 2019 (kwotę netto i kwotę VAT).

 150 zł + 400 zł = 550 zł (kwota netto)

  34,50 zł + 92 zł = 126,50 zł (kwota VAT)

Obliczamy kwotę VAT podlegającą odliczeniu:

 50% · 126,50 zł = 63,25 zł

Kwota VAT niepodlegająca odliczeniu to pozostałe 50%, czyli 63,25 zł. Suma tej kwoty wraz z kwotą netto stanowi podstawę do ustalenia kwoty możliwej do zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z prywatnym pojazdem.

 550 zł + 63,25 zł = 613,25 zł

Następnie obliczamy 20% z powyższej kwoty.

20% · 613,25 zł = 122,65 zł.

Oznacza to, że Pani Anna będzie mogła ująć w kosztach w styczniu 122,65 zł z tytułu wykorzystania prywatnego samochodu w działalności gospodarczej.

Przykład 3

 Pan Robert prowadzi działalność gospodarczą w zakresie weterynarii. Często dojeżdża do swoich klientów, ale ze względu na korzystne przepisy podatkowe dotyczące rozliczenia prywatnych samochodów osobowych użytkowanych w działalności gospodarczej nigdy wcześniej nie zdecydował się na przeniesienie prywatnego auta do majątku firmowego. Dotychczas Pan Robert skrupulatnie prowadził kilometrówkę, a limit przez nią wygenerowany wystarczał na rozliczenie wszystkich wydatków ponoszonych na paliwo i eksploatację pojazdu związanych z dojazdem do klientów. Po wprowadzeniu zmian i możliwości odliczenia wyłącznie 20% wydatków związanych z prywatnym pojazdem użytkowanym w działalności, Pan Robert rozważa wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych. Jakich czynności należy dokonać w celu przeniesienia auta do majątku firmowego?

 Warto pamiętać, że zmiany w przepisach dotyczące ograniczenia możliwości ujęcia wydatków związanych z pojazdem w kosztach uzyskania przychodów dotyczą nie tylko samochodów prywatnych użytkowanych w działalności, ale także tych zaliczonych do środków trwałych w firmie. Paliwo i inne wydatki na eksploatację pojazdów firmowych, czyli tych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych od 2019 roku, rozliczać można bowiem jedynie do limitu 75%. Jeżeli Pan Wojciech zdecyduje się na przeniesienie pojazdu z majątku prywatnego do firmowego, powinien sporządzić odpowiednie oświadczenie na podstawie którego zadeklaruje chęć przekazania samochodu prywatnego do działalności gospodarczej. W oświadczeniu tym powinien wskazać między innymi datę przekazania składnika majątku, jego wartość początkową oraz parametry pojazdu. W przypadku, gdy Pan Robert posiada dowód zakupu samochodu (fakturę, umowę kupna-sprzedaży), jako wartość początkową może przyjąć kwotę z tego dokumentu, w przeciwnym wypadku zobowiązany jest do określenia wartości początkowej na podstawie ceny rynkowej ogłoszonej na ostatni dzień grudnia roku poprzedniego.

Przypomnijmy, że im wyższa wartość początkowa pojazdu, tym wyższe odpisy amortyzacyjne, a co za tym idzie większa oszczędność w zakresie podatku dochodowego opłacanego z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.