Jak sprawdzić kontrahenta – co zrobić, by spać spokojnie?

„Biznes to biznes” – tą maksymą kieruje się większość przedsiębiorców, nie dziwi zatem, że niektórzy w pogoni za zyskiem nie cofną się przed niczym, również przed oszustwem.

Brak opłacania faktur, uchybianie terminom, niedbałe świadczenie usług. To tylko niektóre działania nierzetelnych partnerów biznesowych.

Od takich podmiotów należy się trzymać z daleka, dlatego zawsze przed zawarciem umowy zaleca się dokładne zweryfikowanie drugiej strony kontraktu. Jak sprawdzić kontrahenta? Jest na to kilka sposób, które może nie zagwarantują stuprocentowej pewności co do uczciwości kontrahenta, ale na pewno zmniejszą ryzyko nawiązania współpracy z firmą, z którą takiej współpracy nie warto nawet rozważać.

Nigdy nie ma pewności, że kontrahent z czasem nie okaże się niewypłacalny czy jego świadczenia nie stracą na jakości. Jest to ryzyko zawodowe.

Gorzej, jednak gdy podmiot, z którym planujemy związać się finansowo, z góry już zamierza nasz oszukać. Nie jest to tak rzadki scenariusz. Aktualnie, w czasie kiedy wiele współprac odbywa się na odległość, wzrost liczby nierzetelnych firm stale się zwiększa.

Jak sprawdzić kontrahenta, aby móc sprać spokojnie? Należy przejść przez podane niżej punkty. „Odhaczenie” każdego z nich na pewno nie zaszkodzi, a może uratować przed nietrafionym kontraktem i dotkliwymi stratami finansowymi.

Sprawdź dane w rejestrze przedsiębiorców

Niezależnie czy mamy do czynienia z jednoosobową działalnością gospodarczą, czy spółką działającą na giełdzie, każdy rodzaj przedsiębiorczości musi zostać zaewidencjonowany we właściwym rejestrze.

W Polsce możemy wyróżnić trzy podstawowe bazy, w których znajdują się niemal wszystkie podmioty gospodarcze:

• CEIDG (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/) – jest to rejestr osób fizycznych prowadzących jednodobowe działalności gospodarcze;
• KRS (https://ems.ms.gov.pl/) – znajdziemy tam spółki prawa handlowego (osobowe i kapitałowe), fundacje i stowarzyszenia.
• REGON (https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl/appBIR/index.aspx) – rejestr, w którym odnajdziemy firmy działające w formie spółek cywilnych.

W powyższych bazach przedsiębiorców znajdują się podstawowe informacje o każdej zarejestrowanej w nich firmie. Przede wszystkim będą to informacje o nazwie przedsiębiorcy, jego siedzibie, adresie korespondencyjnym, a także o dacie założenia działalności.

Jeżeli firma istnieje i działa na rynku od wielu lat, możemy przypuszczać, że jest godna zaufania. Jeżeli była w stanie przetrwać w polskich realiach gospodarczych tyle czasu, musi być wiarygodna i dbać o jakoś świadczonych usług.

Najbardziej rozbudowanym rejestrem z wyżej wymienionych jest Krajowy Rejestr Sądowy. Tam oprócz danych podstawowych uzyskamy także informacje bardziej szczegółowe, w tym te o charakterze finansowym.

KRS pozwala na weryfikacje takich dokumentów jak roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego, uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty czy sprawozdanie z działalności jednostki dominującej.

Dzięki takiej wiedzy będziemy mieli rozeznanie w sytuacji finansowej kontrahenta, a dzięki temu będziemy mogli podjąć świadomą decyzję czy chcemy rozpoczynać współpracę np. z podmiotem, którego działalność, w ciągu ostatnich lat, przynosi same straty.

Następnie – biała lista podatników VAT

Jeżeli mamy do czynienia z płatnikiem podatku od towarów i usług i rozliczenia ze współpracy mają przyjąć formę faktur VAT, nieodzownym punktem jest sprawdzenie kontrahenta na białej liście podatników VAT (https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka).

W bazie tej możemy sprawić czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, a jeżeli nie dowiedzieć się, dlaczego odmówiono mu rejestracji, a także czy wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika podatku od towarów i usług.

Rejestr podatników VAT pozwala zweryfikować między innymi:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
• status przedsiębiorcy zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”;
• numer REGON;
• numer KRS – o ile taki został nadany;
• adres prowadzenia działalności gospodarczej;
• datę rejestracji jako podatnika VAT;
• numer rachunku rozliczeniowego.

Bardzo istotną informacją jest ta dotycząca numeru rachunku bankowego. Należy dokładnie porównać numer wpisany w umowie lub na fakturze do tego wskazanego w rejestrze. Jeżeli różni się diametralnie (nie doszło do omyłki w jednej cyfrze) warto to wyjaśnić i nie godzić się na dokonywanie przelewów na inny rachunek bankowy, niż ten ujawniony w rejestrze.

W programie księgowym 360 Księgowość status podatnika na białej liście możesz sprawdzić szybko i wygodnie. Wystarczy, że w menu wybierzesz Przychody (dla KPiR), wybierzesz (lub dodasz nowego klienta, jeśli go nie wprowadziłeś) i klikniesz „Status podatnika VAT – Biała lista.”

Dla Pełnej księgowości zaś ta funkcja znajduje się w menu Sprzedaż – Faktury i inne dowody sprzedaży.

Jak sprawdzić kontrahenta? Najlepiej po jego zadłużeniu

Bardzo istotne przy nawiązywaniu współpracy gospodarczej jest to, czy kontrahent posiada płynność finansową. Nawet jeżeli nie jest jeszcze w stanie upadłości, to jeżeli ma trudności ze spłacaniem aktualnych zobowiązań, może się to okazać – na dłużą metę – bardzo uciążliwe.

Aby przekonać się, czy przyszły partner biznesowy jest „czysty”, warto przewertować kilka rejestrów posiadających bazy danych o dłużnikach, którzy spóźniają się z wykonaniem swoich świadczeń.

Przede wszystkim warto zweryfikować to w rejestrze państwowym, czyli Krajowym Rejestrze Zadłużonych (https://prs.ms.gov.pl/krz). KRZ stanowi bazę jawną, do której każdy ma dostęp. Informacje w niej zawarte są przy tym nieodpłatne.

Rejestr jest prowadzony w szczególności do zapewnienia dostępu do informacji, czy wobec danego podmiotu prowadzone jest postępowanie egzekucyjne, restrukturyzacyjne lub upadłościowe.

Prócz z powyższego możemy skorzystać również z kilku wiarygodnych baz prywatnych, takich jak:

• BIG InfoMonitor S.A. (https://system.big.pl/);
• Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (https://portal.kbig.pl);
• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (http://www2.krd.pl/Pages/Logowanie);
• ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (https://system.erif.pl/erif/index).

Rejestry te są prowadzone przez prywatne przedsiębiorstwa, więc dostęp do wielu informacji może być płatny, jednak dane podstawowe, otrzymamy w całości za darmo.

Zaświadczenia organów skarbowych – równie pomocne

Jeżeli kontrakt, jaki planujemy opiewa na naprawdę duże sumy, ryzyko wzrasta. Wraz z tym wzrosnąć powinna również nasza podejrzliwość. W takim wypadku warto jest wprost poprosić kontrahenta o zaświadczenia o braku zaległości w rozliczeniach z urzędem skarbowym oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. To może pokazać jak solidny jest nasz potencjalny partner.

Jeśli nie wypełnia on swoich obowiązków wobec Państwa, to jest również duże prawdopodobieństwo, że nie będzie podchodził poważnie do zobowiązań wobec nas.

Tego typu zadłużenia nie da się sprawdzić samemu np. w rejestrze US czy ZUS (takowe nie istnieją). Wniosek o wydanie zaświadczenia musi złożyć podmiot, którego będzie ono dotyczyło.

Jak sprawdzić kontrahenta? Dużo powie nam Internet

Ostatnim krokiem na naszej liście, ale najprawdopodobniej pierwszym, jaki podejmiemy w celu weryfikacji kontrahenta, jest sprawdzenie jego firmy w sieci. Jeżeli jakiegoś przedsiębiorstwa nie ma w sieci, to najprawdopodobniej oni nie istnieje.

W Internecie możemy znaleźć ogrom informacji o danym przedsiębiorcy.

Możemy sprawdzić opinie na temat jego usług oraz produktów przez niego oferowanych. Istnieją również portale, które zrzeszają pracowników konkretnych firm, gdzie ci mogą się wypowiedzieć, co im się podobało, a co nie w danej placówce.

Nie można jednak wszystkiego tego traktować w stu procentach poważnie, bowiem częstą praktyką jest wykupowanie artykułów sponsorowanych przez firmy, czy też robienie „czarnego PR-u” przez konkurentów.

Co więcej, ludzie mają tendencje do częstszego wypowiadania się w przypadku, gdy im się coś nie spodoba, niż w momencie kiedy są zadowoleni z usługi.

O ile przy tysiącach ocen na Google i średniej na poziomie 2.0 możemy zakładać, że kontrahent będzie niesolidny, to przy kilku negatywnych komentarzach, warto złożyć to na karb wypadku przy pracy.

W każdym razie Internet może dać ogląd o jakości usług przedsiębiorcy, nie powinien być jednak jedynym wyznacznikiem tego czy podejmiemy się współpracy z kontrahentem, czy nie.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego