Jak założyć biuro rachunkowe?

Czym jest usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych?

Art. 76a ustawy o rachunkowości:

„Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2019 r. poz. 1292 i 1495 oraz z 2020 r. poz. 424 i 1086), polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6.”.

Art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości:

„Rachunkowość jednostki obejmuje:

1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;

2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

5) sporządzanie sprawozdań finansowych;

6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;

7) poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.”

Na podstawie powyższych uregulowań prawnych usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest zatem działalnością gospodarczą polegającą na świadczeniu usług w zakresie:

• prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• sporządzania sprawozdań finansowych,
• gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są uprawnione do prowadzenia ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz sporządzania, zeznań i deklaracji podatkowych, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie.

Kto może prowadzić biuro rachunkowe?

Na mocy ustawy deregulacyjnej, która wprowadziła dereglamentację usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, do  usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest wymagane posiadanie żadnych uprawnień.

Czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych aktualnie mogą być wykonywane przez każdą osobę posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych (pełnoletniość i brak ubezwłasnowolnienia) i niekaralność za ściśle określony katalog przestępstw, tj. za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyn określony w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości oraz posiadającą ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.

Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej nie jest wymagane w przypadku biur rachunkowych prowadzących wyłącznie Podatkowe Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR).

Jak widzimy obowiązujące w Polsce regulacje prawne dają dużą swobodę w zakresie możliwości prowadzenia biur rachunkowych ponieważ aktualnie nie ma konieczności posiadania żadnych licencji, certyfikatów ani uprawnień.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że prowadzenia biura rachunkowego obarczone jest dużą odpowiedzialnością, niezbędna jest wiedza z zakresu prawa podatkowego oraz znajomość regulacji dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej.

W ostatnich latach przepisy podatkowe zmieniają się nieustannie, dlatego konieczne jest ciągłe śledzenie zmian i podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Zakładając biuro rachunkowe należy pamiętać o rozgraniczeniu zawodu księgowego i doradcy podatkowego.

Prowadzenie biura rachunkowego świadczącego równocześnie usługi z zakresu doradztwa podatkowego wiąże się z koniecznością posiadania odpowiednich uprawnień.

Osoba świadcząca usługi doradztwa podatkowego musi zdać egzamin na doradcę podatkowego oraz uzyskać odpowiedni wpis na listę krajowych doradców podatkowych.

Zabronione jest udzielanie porad w kwestiach przepisów podatkowych bez niezbędnych uprawnień.

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z przytoczonym powyżej art. 76a ust. 1 ustawy o rachunkowości jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, co oznacza że działalność gospodarcza polegająca na świadczeniu usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych nie może być prowadzona w formie działalności nierejestrowanej, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Jak założyć biuro rachunkowe?

W celu otworzenia biura rachunkowego należy zarejestrować działalność gospodarczą, dopełnić niezbędnych formalności, wybrać formę prawną tej działalności oraz sposób opodatkowania.

Prowadząc biuro rachunkowe możliwe jest reprezentowanie klientów przed organami podatkowymi na mocy udzielonych pełnomocnictw.

Rejestracja działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dobrania odpowiedniego kodu PKD, określającego główny obszar działań firmy.

Kodem PKD właściwym dla biura rachunkowego jest kod 69.20.Z.

Podklasa ta obejmuje:

• księgowanie wszelkiego rodzaju transakcji gospodarczych, wykonywane na zlecenie,
• sporządzanie sprawozdań i bilansów finansowych,
• kontrolę i potwierdzanie poprawności sprawozdań i bilansów finansowych (działalność biegłych księgowych/ biegłych rewidentów),
• przygotowywanie dokumentów o dochodach osób i firm w celach podatkowych,
• doradztwo podatkowe i reprezentowanie klientów przed organami podatkowymi.

Podklasa ta nie obejmuje:

• przetwarzania danych, sklasyfikowanego w 63.11.Z,
• konsultacji w zakresie zarządzania, np. systemami księgowymi, procedurami kontroli wydatków, sklasyfikowanej w 70.22.Z,
• ściągania należności płatniczych, sklasyfikowanego w 82.91.Z.

Zakres odpowiedzialności biura rachunkowego

Przedsiębiorca decydujący się na korzystanie z usług biura rachunkowego ma obowiązek powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego udostępniając dane biura rachunkowego.

Podatnik zlecający prowadzenie księgowości zewnętrznej firmie nie jest jednak zwalniany z odpowiedzialności podatkowej w razie popełnionych błędów.

Odpowiedzialność za księgi rachunkowe ponosi kierownik jednostki. W przypadku, gdy za prowadzenie ksiąg rachunkowych odpowiada biuro rachunkowe, kierownik jednostki ponosi jednak odpowiedzialność z tytułu nadzoru, a nie bezpośrednią.

Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe swoich klientów, które w dalszym ciągu ciążą na podatnikach.

Odpowiedzialność biura rachunkowego uzależniona jest od umowy zawartej z klientem, dlatego bardzo ważną kwestią jest szczegółowe określenie obowiązków biura rachunkowego w umowie zawartej pomiędzy biurem rachunkowym a przedsiębiorcą zlecającym prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Dokładne ustalenie warunków współpracy pomiędzy biurem rachunkowym a przedsiębiorcą jest bardzo ważne dla obu stron, ponieważ zabezpiecza interesy zarówno biura rachunkowego jak i podatnika.

W razie, gdy czynności określone w umowie nie zostaną wykonane lub zostaną wykonane w nienależyty sposób, biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność zgodnie z obowiązującymi w kodeksie cywilnym przepisami.

Odpowiedzialność biura rachunkowego oznacza konieczność naprawienia szkody wynikającej z niewykonania lub niewłaściwego wykonania przyjętych przez biuro zobowiązań, z wyjątkiem tych przypadków, gdy wynika to z niezależnych od biura czynników.

Podatnik, który zlecił prowadzenie księgowości zewnętrznej firmie może wystąpić o odszkodowanie w razie, gdy biuro rachunkowe narazi go na konsekwencje z powodu niewykonania lub niewłaściwego wykonania czynności określonych w umowie.

Na biurze rachunkowym ciąży zatem odpowiedzialność odszkodowawcza, dlatego konieczne jest posiadanie przez biuro rachunkowe ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

Biuro rachunkowe jest zobowiązane do naprawy szkody wynikającej z nienależytego wykonania swoich obowiązków.

Dodatkowo prowadząc biuro rachunkowe należy pamiętać, że w razie przestępstw lub wykroczeń skarbowych biuro rachunkowe może odpowiadać solidarnie z podatnikiem za brak rzetelności w prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

Ustawa o AML – zmiany dla biur rachunkowych

Od 31 lipca 2021 roku weszła w życie nowelizacja ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, wprowadzająca istotne zmiany dla biur rachunkowych.

Począwszy od 1 lipca 2021 roku, wymogami ustawy AML zostali objęci przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi.

W praktyce oznacza to, że wszystkie biura rachunkowe, bez względu na formę prawną, wielkość czy ilość zatrudnionych pracowników stały się instytucjami obowiązanymi i objętymi wymogami ustawy AML.

Na mocy ustawy AML biura rachunkowe obarczone zostały w szczególności następującymi obowiązkami:

• stworzeniem wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
• wyznaczeniem osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków w zakresie AML,
• dokonywaniem bieżącej oceny ryzyka w odniesieniu do klientów i ich transakcji,
• stosowaniem określonych środków bezpieczeństwa finansowego,
• wprowadzeniem szkoleń dla pracowników,
• raportowaniem do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF),
• ustaleniem zasad wewnętrznej kontroli oraz prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji potwierdzającej wykonywanie obowiązków.

Biura rachunkowe w ramach stosowania stworzonej wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu powinny dokonywać oceny ryzyka oraz zachować odpowiednie środki bezpieczeństwa takie jak np. identyfikację klienta i weryfikację jego tożsamości czy bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych.

Niewykonywanie przez biura rachunkowe obowiązków nałożonych na nie w ramach ustawy AML może skutkować nałożeniem sankcji administracyjnych i karnych.

A w dziale Partnerzy na naszej stronie można znaleźć polecane biura rachunkowe, które pracują na oprogramowaniu 360 Księgowość.

Oprogramowanie księgowe online 360 Księgowość to dużo udogodnień dla księgowych i biur rachunkowych.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa