Czy zakup kawy i herbaty można ująć w kosztach firmy?

Zakup wody, kawy i herbaty a koszty uzyskania przychodów

Czy zakup artykułów spożywczych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Sprawdź, co mówią przepisy.

Co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

Definicję kosztów uzyskania przychodów można znaleźć w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z art. 15 ust. 1 tej ustawy „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.”

Taka definicja daje szerokie pole manewru jeśli chodzi o zaliczenie różnych wydatków do kosztów firmy. Jednak nie ma tu pełnej dowolności.

Trzeba wykazać, że dany wydatek faktycznie ma związek z działalnością firmy, dzięki czemu może ona teraz lub w przyszłości osiągnąć przychód.

Oczywiście przedsiębiorcy mogą mieć w tej kwestii zupełnie odmienne zdanie niż urząd skarbowy. Dodatkowo istnieje katalog wydatków, co do których ustawodawca wprost zaznaczył, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

W razie wątpliwości można wystąpić o interpretację indywidualną. Pomocne będzie też zapoznanie się z interpretacjami Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w których rozstrzygano podobne zapytania.

Warto przy tym pamiętać, że wydatki, które nie mieszczą się w definicji zawartej w ustawie, a w szczególności te, które noszą znamiona użytku wyłącznie prywatnego, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w firmie.

Czy kosztami uzyskania przychodów są koszty reprezentacji?

Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodu nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ponieważ w polskim prawie nie ma definicji reprezentacji, to zastosowanie tego przepisu w praktyce wzbudzało wiele kontrowersji.

Nieco światła na tę sprawę rzucił wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego. Chociaż w podanym wyżej przepisie wymieniono w szczególności wydatki na zakup żywności czy napoje, nie znaczy to, że wszystkie wydatki na tego typu zakupy zawsze stanowią koszty reprezentacji. W tym wypadku trzeba patrzeć na kontekst takiego zakupu.

Jeśli wydatki, takie jak zakup kawy czy poczęstunek, mają na celu wyłącznie poprawienie wizerunku firmy, to powinny być uznane za koszty reprezentacji.

Zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS: „Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika”.

W związku z tym wydatki na reprezentację nie stanową kosztów uzyskania przychodu. Jednak czynni podatnicy VAT mogą od takich kosztów odliczyć podatek VAT pod warunkiem, że nie są to koszty związane z gastronomią i usługami hotelowymi, bo od takich wydatków odliczenie VAT nie przysługuje.

Z tego względu wielu przedsiębiorców traktowało takie wydatki jako reklamowe, ponieważ nakłady poniesione na reklamę co do zasady można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku reklamy ważny jest cel jaki chce osiągnąć firma, bo są to koszty, które spełniają definicję kosztów uzyskania przychodu.

Ponieważ kampanie promocyjne zazwyczaj są kosztowne, to wypadku większych wydatków warto wystąpić o interpretację indywidualną, która rozwieje wszelkie wątpliwości czy są to koszty reprezentacji, czy koszty reklamy.

Z drugiej strony jeśli uznać, że wszystkie wydatki na rzecz klientów mają na celu wyłącznie poprawienie wizerunku firmy, to w tym wypadku nawet wydatki związane z drobnymi zakupami artykułów spożywczych należałoby zaliczyć do kosztów reprezentacji. Na szczęście pojawiła się interpretacja KIS, która jest korzystna dla przedsiębiorców.

Wydatki na rzecz pracowników w kosztach firmy

Zapewnienie wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

W związku z tym taki wydatek można ująć w kosztach firmy. A co z innymi napojami?

Zakup kawy czy herbaty na rzecz pracowników też może zostać zakwalifikowany do kosztów firmowych. Potwierdza to interpretacja Dyrektora KIS z 30 maja 2022 roku (nr 0111-KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK). Wyjaśniono w niej, że wydatki na rzecz pracowników oraz kontrahentów korzystających z kawy, herbaty, owoców, napojów oraz słodyczy dostępnych w siedzibie firmy nie są zaliczane do kosztów reprezentacji. Taka wykładnia organów podatkowych jest korzystna dla przedsiębiorców.

W tym wypadku dbanie o przyjazną atmosferę w firmie poprzez zapewnienie różnych napojów czy też drobnych artykułów spożywczych wpływa na motywację i większą efektywność pracowników, co pozwala firmie na osiąganie wyższych przychodów.

Jak zaksięgować zakup wody, kawy i herbaty w kosztach firmy

Jeśli zakupy artykułów spożywczych służą poprawieniu wizerunku firmy, to są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. W tym wypadku od takich kosztów można jedynie odliczyć podatek VAT, o ile przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. Tutaj sprawdzi się program księgowy online, w którym łatwo można odpowiednio zaksięgować takie wydatki.

Natomiast jeśli wystąpi zakup artykułów spożywczych na potrzeby spotkań w siedzibie firmy, to taki wydatek można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Spotkania z kontrahentami w biurze firmy będą przekładać się na pozyskanie nowych zleceń, więc można uznać, że są to koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodów.

Potwierdzają to interpretacje wydane przez organy skarbowe. Można się z nich dowiedzieć, że „organizacja spotkań służbowych w mniej formalnej atmosferze zwiększa swobodę w prowadzeniu rozmów sprzedażowych oraz negocjacji z klientami. […] Spotkania z klientami na nieformalnym gruncie „przy kawie” znacząco zwiększają prawdopodobieństwo współpracy z daną firmą.”

Jednak trzeba pamiętać, że interpretacje indywidulane nie stanowią wykładni prawa, bo odnoszą się wyłącznie do sytuacji podatnika, który o taką interpretację występuje.

Inni podatnicy mogą iść podobnym tokiem rozumowania przy zaliczaniu firmowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jednak organy skarbowe mogą nie podzielać ich zdania.

Z tego względu jeśli wątpliwości związane z daną sprawą nie zostały rozstrzygnięte przez interpretację ogólną, to można wystąpić o interpretację indywidualną, żeby zyskać pewność właściwego stosowania przepisów prawa.

W przypadku wydatków mającym na celu zapewnienie wszystkim pracownikom wody, kawy, herbaty czy przekąsek nie ma takich wątpliwości.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie takie wydatki na rzecz pracowników, nawet jeśli będą z nich również korzystać osoby zatrudnione na umowę o pracę, umowę o dzieło, firmy współpracujące czy też kontrahenci.

Takie wydatki można zaksięgować bezpośrednio w koszty firmy.

Program księgowy online, taki jak 360 Księgowość pozwoli na bieżący wgląd w wydatki firmowe oraz ułatwi księgowanie takich wydatków.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Jakuba Chmieleckiego