Kiedy zwołać zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.

Zarząd spółki powinien zwoływać walne zgromadzenie wspólników spółki przynajmniej raz w roku. Sprawdź, w jakim terminie powinien to zrobić.

Dowiedz się, jakie procedury narzuca Kodeks spółek handlowych.

Do kiedy trzeba zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników

Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w ciągu 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. W większości spółek rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

To oznacza, że zdecydowana większość zgromadzeń wspólników odbywa się w terminie do 30 czerwca.

Trzeba jednak pamiętać, że jednym z celów zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z o.o. jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy.

Termin na sporządzenie takiego sprawozdania został wyznaczony na 3 miesiące po zakończeniu roku obrotowego. W związku z tym większość spółek będzie musiało mieć gotowe takie sprawozdanie na dzień 31 marca.

Z tego powodu nie powinno zwoływać się zwyczajnego zgromadzenia wspólników zanim będzie gotowe sprawozdanie finansowe.

Oczywiście ze sporządzeniem takiego sprawozdania nie trzeba czekać do końca marca. Można je przygotować szybciej.

Sporo zależy od oprogramowania księgowego. W przypadku małych i średnich spółek dobrym wyborem będzie program księgowy online 360 Księgowość.

Dzięki wykorzystaniu takiego oprogramowania można sprawnie przygotować wszystkie dane niezbędne do sporządzenia sprawozdania finansowego spółki. A to przełoży się na możliwość wcześniejszego zwołania zgromadzenia wspólników.

Kto zwołuje zgromadzenie wspólników spółki z o.o.

Kodeks spółek handlowych określa zasady zwoływania zgromadzenia wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Zgodnie z art. 235 § 1 tego aktu prawnego zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd.

Jednak może zdarzyć się tak, że zarząd nie wywiąże się z tego zadania.

W tym wypadku prawo do zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników ma również rada nadzorcza oraz komisja rewizyjna.

Warunkiem koniecznym do realizacji tego uprawnienia jest brak zwołania przez zarząd zgromadzenia wspólników w terminie określonym w umowie spółki lub w terminie wynikającym z przepisów Kodeksu spółek handlowych. Taki termin został wskazany w art. 231 ksh.

Wspomniany tu przepis określa nie tylko to, kiedy powinno odbyć się zwyczajne zgromadzenie wspólników, ale również to, co jest jego przedmiotem.

Obowiązkowo powinny zostać na nim ustalone 4 kwestie:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki,
• zatwierdzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy,
• podjęcie uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty,
• udzielenie absolutorium członkom organów spółki.

Odnośnie sposobu podziału zysku, to zgodnie z art. 191 § 2 ksh umowa spółki może przewidywać inny sposób podziału zysku.

Więc może zdarzyć się tak, że sprawa podziału zysku lub pokrycia straty jest wyłączona spod kompetencji zgromadzenia wspólników. W takiej sytuacji podział zysku albo pokrycie straty nie będzie przedmiotem uchwały zgromadzenia wspólników.

Czy udział w zgromadzeniu wspólników jest obowiązkowy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami wspólnicy mają prawo uczestniczyć we wszystkich zgromadzeniach wspólników, zarówno tych zwyczajnych, jak i nadzwyczajnych.

Nie oznacza to jednak obowiązkowej obecności na tych zgromadzeniach.

Udział wspólników w zgromadzeniu trzeba traktować jako przywilej, a nie przymus.

Każdy ze wspólników może podjąć decyzję, że nie będzie uczestniczył w takim zgromadzeniu. Wspólnik może wyznaczyć pełnomocnika, który zamiast niego weźmie udział w zgromadzeniu wspólników.

Chociaż udziałowcy spółki z o.o. mają dość dużą swobodę przy wyborze pełnomocników, to jednak muszą brać pod uwagę przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz przepisy Kodeksu cywilnego.

Przykładowo prawo zabrania wyznaczać na pełnomocników pracowników spółki albo członków zarządu. Nawet jeśli wspólnik udzieli takiego pełnomocnictwa, to będzie ono nieważne.

Przed mianowaniem pełnomocnika warto sięgnąć do umowy spółki. Mogą tam znajdować się zapisy, które będą miały wpływ na formę powołania pełnomocnika oraz na zakres jego uczestnictwa w zgromadzeniu, w tym także na oddawanie głosu.

Tutaj umowa spółki może zawierać bardziej rygorystyczne wymogi niż obowiązujące powszechnie regulacje prawne.

Czy możliwe jest nieformalne zwołanie zgromadzenia wspólników

Kodeks spółek handlowych dopuszcza też nieformalne zwołanie zgromadzenia wspólników. Takie rozwiązanie sprawdzi się w przypadku spółek, w których liczba wspólników nie jest zbyt duża.

Wszystko dlatego, że w tym wypadku uchwała wspólników może być podjęta wyłącznie wtedy, gdy wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę na takie postanowienie albo na głosowanie pisemne.

Głosowanie bez formalnego zwoływania zgromadzenia wspólników jest też często stosowane w firmach rodzinnych, gdzie obecność w jednym czasie i miejscu wszystkich wspólników spółki jest czymś normalnym.

W tym wypadku zgromadzenie może odbyć się zarówno bez formalnego zwoływania, jak i przy zwołaniu w sposób sprzeczny z przepisami ksh.

Przykłady zwołania zgromadzenia wspólników w sposób niezgodny z przepisami, to:

• zwołanie z uchybieniem terminu,
• wysłanie zawiadomienia listem zwykłym,
• wysłanie zawiadomienia przez SMS lub komunikator,
• wskazanie w zawiadomieniu innego porządku obrad niż będzie w rzeczywistości.

To wszystko nie ma znaczenia, gdy na zgromadzeniu jest reprezentowany cały kapitał zakładowy, a wszyscy udziałowcy wyrażają zgodę na podjęcie poszczególnych uchwał i decyzji.

W tym wypadku podjęte uchwały oraz decyzje są wiążące i nie ma potrzeby powtarzania zgromadzenia z jego uprzednim, formalnym zwołaniem.

Co istotne, w przypadku nieformalnego zwołania zgromadzenia, jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, wspólnicy mogą być reprezentowani przez pełnomocników lub przedstawicieli ustawowych.

Kiedy zwołać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o.

Czasami może okazać się, że jedno obowiązkowe zgromadzenie wspólników to zbyt mało. W tym wypadku Kodeks spółek handlowych daje możliwość zwołania nadzwyczajnego zgromadzenie wspólników spółki.

Takie zgromadzenie zwołuje się:

• w przypadkach określonych w ksh,
• w przypadkach określonych w umowie spółki,
• gdy ograny spółki lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzenia uznają to za stosowne.

Takie zgromadzenie może wiązać się z koniecznością podjęcia ważnej uchwały, dotyczącej na przykład zmiany umowy spółki, podwyższenia kapitału zakładowego czy wyrażenia zgody na nabycie nieruchomości na rzecz spółki.

Co ważne, inicjatorem zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników może być nie tylko zarząd. Takie uprawnienia ma także wspólnik lub grupa wspólników, którzy reprezentują co najmniej 10% kapitału zakładowego.

Mogą oni nie tylko żądać zwołania takiego zgromadzenia, ale też umieszczenia w porządku obrad określonych spraw nad którymi będzie musiało pochylić się całe zgromadzenie wspólników.

Przepisy wymagają, żeby takie żądanie zostało złożone pisemnie przez wspólników do zarządu. Ważny jest też czas.

Takie pismo musi wpłynąć do zarządu co najmniej miesiąc przed proponowanym przez wspólników terminem zgromadzenia.

Innym uprawnieniem wspólników jest żądanie umieszczenie w porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników określonych przez nich spraw.

Takie prawo ma wspólnik lub grupa wspólników, którzy reprezentują co najmniej 5% kapitału zakładowego.

Żeby takie żądanie było skuteczne, powinno być złożone na piśmie do zarządu spółki na minimum 3 tygodnie przed terminem zgromadzenia.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego