Kilometrówka w firmie

Samochód jest powszechnie używanym narzędziem pracy. Firma może posiadać własne auta. Może też zgodzić się, żeby pracownicy używali swoich prywatnych samochodów do realizacji zadań służbowych.

Gdy pracownik wykorzystuje prywatne auto do celów służbowych, to firma rozlicza się z nim za pomocą kilometrówki.

Co to jest kilometrówka?

Kilometrówka stanowi rekompensatę, którą firma wypłaca swoim pracownikom za używanie ich prywatnych pojazdów do celów służbowych. Jej wysokość jest ustalona na takim poziomie, żeby zrekompensować nie tylko zużycie paliwa, ale również w pewnym stopniu pozostałe koszty eksploatacji pojazdu.

Stawki kilometrówki zostały ustalone w rozporządzeniu, które wydał Minister Infrastruktury.

Kilometrówka 2023 – nowa stawka za 1 kilometr

Od 17 stycznia 2023 roku obowiązują następujące stawki za kilometr przebiegu pojazdu:

• dla samochodu osobowego o pojemności silnika mniejszej lub równej 900 cm3 – 0,89 zł,
• dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł,
• dla motocykla – 0,69 zł,
• dla motoroweru – 0,42 zł.

Stawka kilometrówki zmieniła się po raz pierwszy od 16 lat. Poprzednia zmiana miała miejsce w 2007 roku. Od tego czasu chyba wszystkim dała się we znaki inflacja i wzrost kosztów eksploatacji pojazdów.

Niebagatelny wpływ na wydatki związane z samochodem prywatnym mają też koszty paliwa. Dlatego nowe stawki kilometrówki to krok w dobrą stronę.

Pewnym ułatwieniem są też stawki wyrażone w pełnych groszach. Wcześniej były to grosze z 2 miejscami po przecinku.

Ta zmiana sprawia, że łatwiej wyliczyć koszty związane z używaniem prywatnych samochodów osobowych przez pracowników, bo nie ma tyle problemu z zaokrągleniami.

Kilometrówka a ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdów jest potocznie nazywana kilometrówką. Więc te 2 określenia oznaczają dokładnie to samo. Zakres danych, jakie powinna zawierać taka ewidencja został określony w prawie. Reguluje to art. 23 ust. 7 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z tym przepisem kilometrówka powinna zawierać co najmniej:

• imię, nazwisko oraz adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd i dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z iloczynu stawki za 1 km przebiegu i liczby faktycznie przejechanych kilometrów,
• dane pracodawcy i jego podpis.

Ewidencja przebiegu pojazdu dotyczy nie tylko wykorzystywania prywatnego samochodu co celów służbowych.

Jeśli przedsiębiorca chce ująć w kosztach 100% wydatków oraz mieć prawo do pełnego odliczenia VAT od kosztów eksploatacyjnych auta firmowego, które jest wpisane do ewidencji środków trwałych, to również musi prowadzić ewidencję przebiegu takiego pojazdu.

Jak rozliczyć kilometrówkę w firmie?

Obowiązek prowadzenia kilometrówki dotyczy wpisanych do środków trwałych danego przedsiębiorstwa samochodów osobowych, które będą wykorzystywane wyłącznie w celach firmowych.

Żeby skorzystać z pełnego odliczenia VAT od kosztów eksploatacyjnych firmowego samochodu osobowego trzeba łącznie spełnić 3 warunki:

• zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na druku VAT-26,
• prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę VAT,
• sporządzić regulamin użytkowania pojazdu w działalności.

Warto przy tym pamiętać, że jakiekolwiek użycie takiego samochodu do celów prywatnych wyklucza możliwość odliczenia 100% podatku VAT i zaliczenia 100% wydatków na takie auto do kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli w trakcie kontroli podatkowej okaże się, że firmowe auto zgłoszone na formularzu VAT-26 było użytkowane prywatnie, to będzie wiązało się to z obowiązkiem złożenia korekt deklaracji VAT i zapłaty zaległego podatku.

Natomiast jeśli chodzi o auta prywatne pracowników używane do celów służbowych, to o ile stawka wypłacanej kilometrówki nie jest wyższa niż stawka podana w rozporządzeniu, to taki wydatek można w całości uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu danej firmy.

Kilometrówka może też wystąpić w przypadku podróży służbowej. Jeśli za zgodą pracodawcy pracownik do takiej podróży wykorzystuje swój prywatny samochód, to rozliczenie za taką delegacje nastąpi na postawie stawki za 1 kilometr przebiegu auta.

Wypłata kilometrówki dla pracownika na podstawie delegacji przy zastosowaniu stawek z rozporządzenia będzie w całości zwolniona z podatku dochodowego. W tym przypadku cały wydatek stanowi koszty uzyskania przychodu danej firmy.

Alternatywą dla kilometrówki jest zawarcie z pracownikiem umowy cywilnoprawnej ustalającej ryczałt na jazdy lokalne. Limit takiego ryczałtu jest uzależniony od wielkości miejscowości, w której dana firma ma siedzibę.

W tym przypadku pracownik nie musi prowadzić ewidencji liczby przejechanych kilometrów, ale wypłata ryczałtu pomniejszana jest proporcjonalnie za dni nieobecności w pracy, takie jak urlop czy choroba pracownika.

Czy firma może ustalić wyższe stawki za 1 kilometr?

Tak, jednak będzie to miało konsekwencje zarówno podatkowe, jak i na gruncie ubezpieczeń społecznych. Pracodawca, który wypłaca swoim pracownikom kilometrówkę za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, jako koszt uzyskania przychodu może uwzględnić jedynie tyle, ile wynosi stawka ogłoszona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.

Każdą nadwyżkę wypłaconą nad tę kwotę będzie musiał opodatkować – w zależności od formy prawnej firmy – podatkiem PIT lub CIT. Z związku z tym de facto będzie musiał wypłacić ją z zysku netto.

Drugą istotną sprawą jest to, że kilometrówka korzysta ze zwolnienia ze składek ZUS tylko do wysokości obowiązującej stawki za 1 km ogłoszonej przez Ministra Infrastruktury.

Wynika to z paragrafu 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z tym przepisem wypłaconą pracownikowi nadwyżkę ponad obowiązującą stawkę należy oskładkować.

Ustawy

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dziennik Ustaw z 2023 r. poz. 5

Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 września 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dziennik Ustaw z 2017 r. poz. 1949

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – Dziennik Ustaw z 1991 r. nr 80 poz. 350

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dziennik Ustaw z 2004 r. nr 54 poz. 535

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Jakuba Chmieleckiego