Klimatyzacja w kosztach firmowych

Klimatyzacja w firmie to istotny element poprawy warunków pracy oraz funkcjonowania biura lub zakładu.

Jej zakup i instalacja mogą wpłynąć na komfort pracowników oraz efektywność działania przedsiębiorstwa.

Inwestycje w klimatyzację mogą być związane z modernizacją infrastruktury firmy, a odpowiednie planowanie jej kosztów jest istotnym elementem zarządzania finansami w firmie.

Czy zakup klimatyzacji może stanowić koszt uzyskania przychodów?

Kosztami uzyskania przychodów są zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT/art. 15 ust. 1 ustawy o CIT są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio w art. 23 /art. 16 ust. 1.

Klimatyzacja nie jest wydatkiem wyłączonym z kosztów na podstawie wspomnianych przepisów ustaw o podatku dochodowym stanowiącymi katalog wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych.

Zakup klimatyzacji może więc stanowić koszt uzyskania przychodów pod warunkiem, że jest wydatkiem racjonalnym i gospodarczo uzasadnionym poniesionym w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a zakup został właściwie udokumentowany.

Klimatyzacja w kosztach firmowych dotyczy zarówno małych jak i średnich przedsiębiorstw, przy czym mniejsze firmy często korzystają z tańszych rozwiązań jak np. przenośna klimatyzacja, co w wielu sytuacjach pozwala na ujęcie wydatku na bieżąco jako koszt uzyskania przychodów.

W przypadku dużych firm, fabryk, zakładów produkcyjnych, wydatki poniesione na klimatyzację są znacznie większe, instalacja klimatyzacji dokonywana jest na większą skalę, a jednostki korzystają z nowoczesnych technologii.

Dodatkowo przemysłowe systemy klimatyzacyjne często mają znacznie wyższą wartość i mogą wymagać bardziej złożonych systemów zarządzania.

Co do zasady mamy wówczas do czynienia z kwalifikacją nakładów poniesionych na klimatyzację jako odrębnych środków trwałych czy ulepszeń budynków, co zmienia zasady rozliczenia. Wydatki na klimatyzację również stanowią koszt podatkowy, ale stopniowo w miarę upływu czasu.

Wydatki na klimatyzację mogą zatem zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, ale sposób rozliczenia zależy od kilku czynników.

Klimatyzację można zaliczyć do kosztów  działalności gospodarczej w różny sposób, w zależności od formy działalności oraz wartości samej instalacji.

Oto główne sposoby ujęcia klimatyzacji w kosztach podatkowych:

• ujęcie wydatku w ramach kosztów bieżących,
• odrębny środek trwały,
• ulepszenie budynku,
• leasing, wynajem, umowa o podobnym charakterze.

Klimatyzacja w działalności – koszt bieżący, odrębny środek trwały a może ulepszenie?

Zaliczenie zakupu klimatyzacji w ramach kosztów bieżących jest możliwe w przypadku mniejszych wydatków na klimatyzację, jeśli jej wartość nie przekracza określonego progu wynoszącego 10 000 zł (netto dla czynnych podatków VAT i brutto dla korzystających ze zwolnienia z VAT).

W takiej sytuacji klimatyzację można ująć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu w dacie poniesienia wydatku.

W sytuacji, gdy nakłady poniesione na zakup klimatyzacji przekraczają kwotę 10 000 zł, co do zasady mamy wówczas do czynienia kwalifikacją zakupu klimatyzacji jako środek trwały podlegający amortyzacji, przy czym może to być odrębny środek trwały lub ulepszenie budynku.

W obu sytuacjach nakłady poniesione na zakup klimatyzacji zwiększają wartość początkową środka trwałego lub ulepszenia środka trwałego i są rozliczane stopniowo przez okres amortyzacji, zgodnie z przewidzianymi stawkami.

Przypomnijmy, że środkami trwałymi podlegającymi amortyzacji są co do zasady stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2) maszyny, urządzenia i środki transportu,

3) inne przedmioty

– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy o podobnym charakterze.

W uwagach do grupy 1 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wskazano, że do wyposażenia budynku zalicza się wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcje budynku na stałe, przykładowo instalacje sanitarne, elektryczne, sygnalizacyjne, komputerowe, telekomunikacyjne, przeciwpożarowe oraz normalne wyposażenie budynku takie jak wbudowane meble.

W takiej sytuacji, nakłady na te instalacje (w tym także na klimatyzację), spełniające definicję ulepszenia rozlicza się poprzez zwiększenie wartości początkowej budynku.

Przy czym z ulepszeniem środków trwałych mamy do czynienia, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10.000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

W większości sytuacji klimatyzacja nie jest integralną częścią budynku, ponieważ zazwyczaj instalacja klimatyzacji nie wymaga trwałego wbudowania w konstrukcje budynku.

A jeżeli klimatyzacja została zainstalowana w sposób pozwalający na jej łatwy demontaż i przeniesienie bez żadnego ubytku w konstrukcji budynku, to podlega zakwalifikowaniu jako odrębny środek trwały w prowadzonej działalności gospodarczej w grupie 6 KŚT rodzaju 652 „Urządzenia klimatyzacyjne”.

Maksymalna stawka amortyzacyjna dla urządzenia klimatyzacyjnego stanowiącego odrębny środek trwały wynosi 10%.

Pożyczka na zakup klimatyzacji

Nie ma przeciwwskazań, aby zakup klimatyzacji został sfinansowany pożyczką lub kredytem.

Przy czym należy mieć na uwadze, że w razie gdy klimatyzacja została zakwalifikowana jako odrębny środek trwały, to prowizje i odsetki od pożyczki (kredytu) zaciągniętej w celu sfinansowania zakupu klimatyzacji naliczone do dnia przyjęcia składnika do używania w działalności gospodarczej i wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zwiększają wartość odrębnego tego środka trwałego.

Analogicznie w sytuacji, gdy mamy do czynienia z ulepszeniem budynku, odsetki od pożyczki (kredytu) zaciągniętego na ulepszenie środka trwałego, naliczone do dnia przekazania modernizowanego środka trwałego do używania, jako zwiększające jego wartość początkową, są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie poprzez odpisy amortyzacyjne.

Natomiast odsetki od pożyczki (kredytu) należne i zapłacone za okres po przyjęciu odrębnego czy też modernizowanego środka trwałego do używania, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu na warunkach określonych w dacie zapłaty.

Dotacje na klimatyzację

Istnieje możliwość uzyskania dotacji lub innych form wsparcia finansowego na zakup klimatyzacji wykorzystywanej w prowadzonej działalności gospodarczej.

Jednak dostępność takich środków zależy od rodzaju i formy działalności, jej skali, lokalizacji, a także specyficznych programów wsparcia oferowanych przez państwo lub Unię Europejską. Formą wsparcia mogą być różnego rodzaju programy unijne.

Firmy mogą ubiegać się o dofinansowania w ramach programów operacyjnych Unii Europejskiej, takich jak Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko, szczególnie jeśli klimatyzacja jest częścią większego projektu dotyczącego modernizacji energetycznej budynku, poprawy efektywności energetycznej czy zastosowania technologii odnawialnych.

Dostępne są także różne dotacje na poprawę efektywności energetycznej budynków, w tym dotacje na systemy klimatyzacyjne, które spełniają określone standardy efektywności energetycznej.

Takie programy mogą być realizowane na poziomie lokalnym, wojewódzkim lub krajowym. W przypadku firm produkcyjnych i przemysłowych, istnieją również fundusze wspierające modernizację zakładów, które mogą obejmować inwestycje w klimatyzację jako część modernizacji wpływającej na efektywność energetyczną lub warunki pracy.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa