Rok 2023 będzie przełomowym pod względem zwiększenia obowiązków przedsiębiorców wobec fiskusa.

Przedsiębiorcy po raz pierwszy obligatoryjnie będą przekazywać pliki JPK obrazujące wykaz ujętych przychodów i kosztów lub tylko przychodów w prowadzonej ewidencji na cele podatku dochodowego.

W którym kierunku swoją uwagę winien zwrócić przedsiębiorca stosujący PKPiR albo ewidencję przychodu za pomocą, której ustala zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych?

Koszty uzyskania przychodów

Niebawem przedsiębiorcy będą zobowiązani przesyłać do fiskusa elektroniczny wykaz (wzorem JPK_V7):

• zaewidencjonowanych w PKPiR kosztów i przychodów prowadzonej działalności gospodarczej -> dotyczy firm stosujących formę opodatkowania zasady ogólne albo podatek liniowy,
• zaewidencjonowanych w ewidencji przychodów – przychodów osiągniętych z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, gdy przedsiębiorca wybrał formę opodatkowania ryczałt ewidencjonowany.

Przedmiotem niniejszej publikacji będzie zwrócenie uwagi na aspekt uznania poniesionych wydatków za koszty uzyskania przychodów, ale także i co za tym idzie na niektóre obowiązki formalne przedsiębiorcy przyczyniające się kwalifikacji kosztów jako firmowe.

Jak mówi art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm. zwanej dalej ustawą o PDOF) kosztami uzyskania przychodów są wydatki:

• przeznaczone wyłącznie na cele firmowe niekiedy mogą być użyte na cele mieszane (prywatne i firmowe),
• wydatkowane w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia teraźniejszych i przyszłych przychodów (źródła przychodów),
• prawidłowo udokumentowane,
• nie występujące w katalogu kosztów niestanowiących kosztów firmowych zawartych w art. 23 ustawy o PDOF.

Podstawową zasadą przy kierowaniu się przez przedsiębiorcę czy poniesiony wydatek będzie kosztem firmowym jest odpowiedzenie sobie na podstawowe pytania:

• czy poniesiony wydatek dotyczy wyłącznie działalności gospodarczej czy także celów prywatnych a może jedno i drugie,
• czy poniesione koszty są niezbędne (w sposób podstawowy lub pośredni) do uzyskania przychodów a zatem w aspekcie osiągani teraźniejszych firmowych zarobków, przyszłych firmowych zarobków czy w ogóle osiągania firmowych zarobków,
• czy koszt został właściwie udokumentowany, czy przedsiębiorca w ogóle dysponuje jakimkolwiek dokumentem kosztowym a może samodzielnie udokumentował wydatek,
• czy przedsiębiorca ujmuje koszty wyłączone z kosztów firmowych oraz czy podejmuje niezbędne działania dla uznania wydatku jako koszt firmowy.

Dokumentacja kosztów

Zgodnie z tym co mówi § 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 z późn. zm.) podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, których rodzaje zaprezentowano w poniższej tabeli.

Wypłacone wynagrodzenia

Jednym z podstawowych kategorii kosztowych w wielu firmach są wynagrodzenia. Mogą one być wypłacane na podstawie umowy o pracę, kontraktu menedżerskiego, umowy zlecenie lub umowy o dzieło (ewentualnych innych umów dotyczących wynagrodzenia).

Przedsiębiorcy muszą pamiętać, iż koszt wynagrodzenia stanowiący koszt uzyskania przychodów w firmie to wynagrodzenia faktycznie wypłacone.

Jeżeli wynagrodzenia wypłacane są przelewem bankowym, wówczas nie ma najmniejszego problemu z udowodnieniem faktycznego ich uregulowania. Jeśli jednak są wypłacane gotówką przedsiębiorca zawsze powinien obowiązkowo pamiętać o potwierdzeniach odbioru gotówki przez pracowników na kartach wynagrodzeń czy przez zleceniobiorców na wystawionych przez nich rachunkach.

Brak podpisów (potwierdzeń zapłaty gotówkowej) powoduje, iż przedsiębiorca nie ma prawa do ujmowania naliczonych wynagrodzeń w kosztach firmowych.

Uregulowane składki ZUS

Ogólnie rzecz biorąc, należne składki ZUS można podzielić na:

• składki ZUS opłacane za pracowników, zleceniobiorców,
• składki ZUS opłacane przez przedsiębiorców wyłącznie za siebie lub osoby współpracujące.

Składki ZUS ubezpieczenia społecznego przedsiębiorców i osób współpracujących mogą być zaliczane do kosztów firmowych wyłącznie w miesiącu ich zapłaty (jeżeli przedsiębiorca nie odlicza ich od dochodu).

Jeżeli natomiast składki ZUS ubezpieczenia społecznego dotyczą wypłaconych wynagrodzeń (w części finansowanych przez pracodawcę), wówczas mogą one być zaliczone do kosztów firmowych:

• w miesiącu ich faktycznej zapłaty,
• w miesiącu, za który zostały wypłacone wynagrodzenia, ale tylko gdy wynagrodzenia jak i składki ZUS opłaci w terminie (ponadto, jeżeli wynagrodzenie jest wypłacone np. do 10 miesiąca następnego po przepracowanym miesiącu – składki ZUS muszą być zapłacone o miesiąc szybciej, czyli do 15 miesiąca następnego po miesiącu przepracowanym,
• w miesiącu faktycznego uregulowania składek ZUS, jeżeli wynagrodzenia zostały wypłacone po terminie.

Amortyzacja środków trwałych

Częstym firmowym wydatkiem jest nabycie rzeczy stanowiących u przedsiębiorcy środki trwałe. W kontekście przyszłego obowiązkowego przesyłania pliku tabeli amortyzacyjnej warto przytoczyć kilka podstawowych zasad, którymi winien kierować się przedsiębiorca chcąc prawidłowo ustalić wysokość odpisów amortyzacyjnych. Przyjmując na stan środki trwałe przedsiębiorca powinien:

• zidentyfikować rodzaj środka trwałego w klasyfikacji środków trwałych (odnaleźć i użyć właściwy numer z klasyfikacji środków trwałych dla nabytego środka trwałego) – występują środki trwałe w ogóle nie podlegające amortyzacji – np. grunty,
• ustalić prawidłową wartość środka trwałego – ustalona zbyt duża wartość spowoduje ujmowanie częściowo kosztów niestanowiących wydatków firmowych zawartych w odpisie amortyzacyjnym,
• zastosować odpowiednią metodą naliczania odpisów amortyzacyjnych – źle ustalona metoda przyczyni się do ujmowania odpisów amortyzacyjnych w nieprawidłowej wysokości,
• użyć odpowiednią stawkę amortyzacyjną – nieprawidłowa stawka przyczyni się do ujmowania odpisów amortyzacyjnych w części niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
• pozostałe czynności wspomagające ustalenie prawidłowej wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Warto przy tej okazji wspomnieć o tym, iż nie uważa się za koszty firmowe m.in.:

• odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę 225.000 zł – w przypadku pojazdów elektrycznych oraz 150.000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych,
• odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych sfinansowanych dotacją,
• odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych nabytych nieodpłatnie (np. otrzymanie darowizny),
• odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych oddanych do nieodpłatnego używania,
• strat w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych,
• strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności,
• odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych wniesionych do spółki niebędącej osobą prawną w postaci wkładu niepieniężnego, stanowiących równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej.

Inne przykłady wydatków niestanowiących kosztów firmowych

Kategoria kosztów uzyskania przychodów jest będzie coraz bardziej wrażliwa z punktu widzenia fiskusa bowiem będzie on kontrolował nie tylko rodzaju poniesionego kosztu, ale także:

• charakter kosztu (firmowy, prywatny),
• celu, zasadności poniesienia kosztu (w jednej firmie ten sam koszt będzie wydatkiem firmowym, ale w innej niekoniecznie),
• dokument potwierdzający jego poniesienie (faktyczne wypłaty, faktyczne zapłaty),
• wymogi formalne dla niektórych rodzajów kosztów firmowych (naliczenie, podpisy, zapłata, uzupełnienie dokumentacji, inne),
• występowanie w katalogu kosztów niestanowiących wydatków firmowych.

Poniżej zaprezentowane popularne wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów:

• nieopłacone wynagrodzenia i składki ZUS od tych wynagrodzeń w części przypadającej na pracodawcę,
• nieuregulowane składki ZUS przedsiębiorcy (jeżeli są zaliczane do kosztów firmowych w miesiącu opłacenia),
• składki na ubezpieczenie zdrowotne niezależnie od płatności,
• niezapłacone odsetki od otrzymanych pożyczek, kredytów,
• odsetki od zaległości podatkowych, opłat podatkowych, opłat egzekucyjnych i innych administracyjnych niezależnie czy zostały zapłacone czy też nie,
• nieprawidłowa wysokość odpisów amortyzacyjnych w części źle ustalonego odpisu,
• wydatki przeznaczone na reprezentację w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych,
• składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia,
• opłaty wynikające z umowy leasingu, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, (z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego), w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy,
• poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania prywatnego samochodu osobowego przedsiębiorcy (nie stanowiącego środka trwałego w firmie) a także składek na ubezpieczenie takiego samochodu, niemniej te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika,
• 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego (innego niż prywatnego przedsiębiorcy) na cele firmowe, jeżeli dany samochód jest używany przez przedsiębiorę zarówno na cele działalności jak i na użytek prywatny,
• wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, niemniej kosztem firmowym będzie wynagrodzenie małżonka podatnika i małoletnich dzieci podatnika, należne ze stosunku pracy, umów cywilnoprawnych, kontraktu menedżerskiego lub z tytułu odbywania praktyk absolwenckich,
• darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju, z tym, że kosztem uzyskania przychodów są koszty wytworzenia lub cena nabycia produktów spożywczych przekazanych na rzecz organizacji pożytku publicznego w rozumieniu przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego, z przeznaczeniem wyłącznie na cele działalności charytatywnej prowadzonej przez te organizacje,
• odliczony podatek VAT,
• podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn, podatek od przychodów z budynków, danina solidarnościowa