KSEF – pytania i odpowiedzi

Krajowy System e-Faktur

Przygotowaliśmy zestawienie najczęściej pojawiających się pytań o KSeF. Sprawdź jakie są odpowiedzi.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF

1. Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny. Można w nim wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane, czyli zgodne ze wzorem określonym w przepisach o KSeF.

System ten przydziela wszystkim wystawionym w nim fakturom unikalny numer, ale nie zastępuje on numeru faktury nadanego przez jej wystawcę.

2. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Dla czynnych podatników VAT system ten będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Natomiast od 1 stycznia 2025 roku z KSeF będą musiały korzystać również podmioty zwolnione z VAT.

3. Kto będzie musiał korzystać z KSeF?

Od 1 stycznia 2025 roku taki obowiązek obejmie wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców.

4. Czy KSeF będzie obowiązkowy dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną?

Tak. Przepisy o KSeF zawarto w ustawie o podatku od towarów i usług. Ta sama ustawa reguluje też kwestię wystawiania faktur. Gdy osoba prowadząca działalność nierejestrowaną będzie dokonywać sprzedaży na rzecz przedsiębiorcy, to będzie musiała wystawić mu fakturę przy użyciu KSeF.

Ponieważ do korzystania z tego systemu niezbędne jest posiadanie numeru NIP, to osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, które nie mają takiego numeru, będą musiały wystąpić do urzędu skarbowego o jego nadanie.

Będą mogły to zrobić przez wysłanie formularza NIP-7.

5. Czy w KSeF można wystawiać faktury w walutach obcych?

Tak, jest taka możliwość. Trzeba uzupełnić pole Kod Waluty wskazując w jakiej walucie taka faktura została wystawiona. Ponieważ podatek VAT musi być wyrażony w złotówkach, to trzeba też wypełnić pole Kurs Waluty.

Jeśli kurs walut będzie przeliczany zgodnie z art. 31 ustawy o VAT, to w tym wypadku trzeba uzupełnić pole Kurs WalutyZ. W obu przypadkach wartości w tych polach należy wpisać z dokładnością do 6 miejsc po przecinku.

6. Czy w KSeF można wystawiać noty korygujące?

Nie. System nie przewiduje takiej możliwości. Zamiast not korygujących trzeba będzie wystawiać faktury korygujące.

7. Czy do faktur ustrukturyzowanych będzie można dodać załączniki?

Nie. KSeF nie przewiduje dodawania załączników. Jednak w treści faktury będzie można umieść link do miejsca, w którym nabywca będzie mógł pobrać załączniki przygotowane przez sprzedawcę.

8. Jak będą działać tokeny w KSeF?

Token do autoryzacji to 40-cyfrowy ciąg znaków. Jest on przypisany do konkretnego podmiotu. Jednak można wygenerować więcej niż jeden token oraz nadać tym tokenom różny zakres uprawnień. Dostępne są m.in. następujące możliwości:

• token uprawniający do wystawiania faktur,
• token uprawniający do przeglądania faktur,
• token uprawniający zarówno do przeglądania, jak i wystawiania faktur.

Wygenerowany token można zintegrować z programem księgowym lub oprogramowaniem ERP. Pozwoli to na automatyczne otwieranie sesji w KSeF bez fizycznego udziału użytkownika, dla którego wygenerowano dany token.

9. Jak wygenerować token w KSeF?

Należy wejść na stronę Ministerstwa Finansów i wybrać Aplikację Podatnika KSeF. Następnie trzeba się zalogować poprzez uzupełnienie NIP firmy oraz wybranie sposobu logowania. Są tu 2 opcje – certyfikat kwalifikowany lub profil zaufany.

Nastąpi wtedy logowanie do systemu. Będąc zalogowanym z menu trzeba wybrać opcję „Generuj token”. Pojawi się okienko, w którym można dowolnie nazwać taki token oraz wybrać rolę do jakiej będzie on przypisany.

Dostępne opcje to:

• dostęp do faktur,
• wystawianie faktur,
• przeglądanie uprawnień,
• zarządzanie uprawnieniami.

Można tu wybrać jedną, dwie, trzy lub wszystkie cztery role dla generowanego tokena.

Później wystarczy kliknąć przycisk „Generuj token”, po czym należy go skopiować, bo na tej stronie wyświetli się on tylko raz i nie będzie możliwości powrotu do niego po wyjściu ze strony.

10. Jak długo będą ważne tokeny w KSeF?

Wygenerowany token nie ma daty ważności. Jednak nie oznacza to, że będzie ważny bezterminowo.

Są 2 przypadki, w których token przestanie działać:

• unieważnienie tokena przez użytkownika,
• odebranie uprawnień użytkownikowi tokena.

11. Jak długo będą przechowywane faktury wystawione za pośrednictwem KSeF?

Faktury ustrukturyzowane wystawiane w systemie KSeF będą przechowywane przez 10 lat. Z jednej strony zdejmuje to z przedsiębiorców obowiązek archiwizowania faktur ustrukturyzowanych.

Z drugiej strony trzeba pamiętać, że faktury wystawiane dla konsumentów nie będą objęte systemem KSeF, wobec czego przedsiębiorcy muszą samodzielnie zapewnić ich archiwizację przez okres przewidziany w przepisach prawa.

12. Czy jest ograniczenie w ilości faktur korygujących do jednej faktury sprzedażowej?

Nie, nie ma takiego ograniczenia. KSeF nie limituje liczby faktur korygujących, które można wystawić do jednej faktury sprzedażowej.

Jeśli po wystawieniu faktury korygującej zauważysz kolejny błąd, to bez problemu możesz wystawić fakturę korygującą po raz drugi, trzeci i tak dalej, aż do poprawienia wszystkich błędów.

13. W jaki sposób wystawić fakturę korygującą przez KSeF?

Korekta faktury musi zawierać te same pozycje, które były na fakturze pierwotnej. Jedynie w tych miejscach, gdzie podano błędne dane, trzeba w polu „po korekcie” wprowadzić dane prawidłowe.

Jedyną daną, której nie można poprawić przy pomocy faktury korygującej jest numer NIP. Wystawiając fakturę korygującą w systemie KSeF trzeba podać numer faktury pierwotnej, która będzie korygowana wraz z numerem referencyjnym KSeF takiej faktury.

To powoduje, że należy zadbać o odpowiednie przechowywanie numerów KSeF nadawanych przez system fakturom ustrukturyzowanym.

Jest to szczególnie ważne dla osób, które do wystawiania faktur korzystają z rządowej aplikacji, bo numer referencyjny KSeF nie będzie widoczny na wydruku takiej faktury.

14. Czy można skorygować błędnie wpisany numer NIP?

Niestety nie ma takiej możliwości. Jeśli podano niewłaściwy numer NIP, to faktura trafi do tego przedsiębiorcy, którego NIP został wpisany na fakturze.

Jedyna możliwość poprawy takiego dokumentu to wystawienie faktury korygującej do zera daną transakcję, a następnie wystawienie nowej faktury z poprawnym numerem NIP.

15. Czy KSeF będzie weryfikował błędy rachunkowe na fakturze?

Faktura z błędami rachunkowymi zostanie przyjęta do systemu, bo KSeF nie będzie weryfikował takich błędów zawartych na fakturze. W tym wypadku konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

16. Jakich faktur nie trzeba będzie wystawiać w KSeF?

Z obowiązku wystawiania w systemie KSeF zwolnione są wszystkie faktury wystawiane dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej., czyli faktury konsumenckie wystawione w formacie B2C.

Dodatkowo obowiązek ten nie dotyczy faktur wystawionych w procedurze OSS i IOSS, a także biletów uznawanych za faktury, czyli np. biletów za przejazd odcinkami płatnych autostrad.

17. Czy KSeF będzie automatycznie powiadamiał o nowych fakturach?

Twórcy systemu nie przewidzieli takiej opcji. Sprawdzenie, czy wpłynęły nowe faktury, będzie można zrobić ręcznie, logując się do systemu.

Możliwe też będzie automatyczne odpytywanie systemu przez program księgowy, który ma wbudowaną taką funkcjonalność.

18. Kiedy faktura będzie uznana za wystawioną?

Liczy się data przesłania faktury do KSeF. Reguluje to art. 106na ust. 1 ustawy o VAT.

Data przesłania faktury do systemu będzie potwierdzona w UPO (Urzędowym Potwierdzeniu Odbioru).

19. Kiedy na fakturach trzeba będzie zamieszczać kody QR?

Przewidziano 4 przypadki, w których na fakturze trzeba będzie zamieścić kod QR umożliwiający szybką weryfikację jej w systemie KSeF:

• obrót międzynarodowy,
• faktury VAT RR,
• faktury wystawione w trybie awarii KSeF,
• użycie faktury poza systemem KSeF.

20. Czy będzie można pobierać paczki faktur?

Tak, faktury będzie można pobierać masowo w tzw. paczkach.

Jest to rozwiązanie przydatne dla podmiotów, które otrzymują duże ilości faktur. Jednak faktur w paczkach nie będzie można pobierać w postaci plików PDF.

Jedyna dostępna opcja to faktury w postaci plików XML.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego