Księgowość spółki z o.o.

Istnieje szereg obowiązków związanych z założeniem i prowadzeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Są to m.in. prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych, stosowanie wybranego sposobu opodatkowania dochodów uzyskiwanych przez spółkę z o.o., rejestracja do statusu czynnego podatnika VAT czy rejestracja spółki z o.o. jako płatnika składek ZUS.

O powyższych obowiązkach lub możliwości zwolnienia z tych obowiązków opowiedziano w niniejszej publikacji.

Spółka z o.o. obowiązkowo prowadzi pełne księgi rachunkowe

Jak mówi art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 zwanej dalej ustawą o rachunkowości) przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się m.in. do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium RP spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i NBP.

Zatem spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest zobowiązana stosować przepisy o rachunkowości w zakresie prowadzonej księgowości a zatem ma obowiązek prowadzić pełne księgi rachunkowe.

Prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych to rzetelnie i jasno przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowego omawianej w tym wypadku spółki z o.o.

Prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych to w świetle art. 4 ust. 1 do 3 ustawy o rachunkowości to m.in.:

• stworzenie i stosowanie polityki rachunkowości,
• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
• poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Załóż darmowe konto i prowadź księgowość spółki w 360 Księgowość

Księgowość dla spółek? Załóż darmowe konto!

Rejestracja darmowego konta zapewnia dostęp do w pełni funkcjonalnej wersji programu (nie jest to wersja demonstracyjna), z której możesz korzystać przez 6 miesięcy. W tym okresie wprowadzisz do 100 faktur sprzedaży, 100 faktur zakupu oraz 100 poleceń księgowania, jeśli prowadzisz pełną księgowość.

Opodatkowanie dochodów w spółce z o.o.

Spółka z o.o., która rozpoczyna działalność ma możliwość opodatkować dochody ze źródeł innych niż zyski kapitałowe:

• stawką podstawową 19%,
• stawką obniżoną 9%,
• estońskim CIT.

Stawkę preferencyjną 9% mogą zastosować podatnicy już w pierwszym roku (czyli w roku otwarcia spółki z o.o.) i dotyczy ona przychodów (dochodów) innych niż z zysków kapitałowych jeżeli:

• spółka z o.o. przewiduje, iż przychody osiągnięte w roku podatkowym nie przekroczą wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2.000.000 euro przeliczonej według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP (9.654.400 zł na 2023r.) na pierwszy dzień roboczy roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1.000 zł (spółka z o.o. jest małym podatnikiem CIT).

Ponadto status małego podatnika CIT to także możliwość dokonywania przez spółkę z o.o. jednorazowej amortyzacji do 50.000 euro rocznie (241.000 zł) środków trwałych o wartości powyżej 10.000 zł zaliczanych do grupy 3-8 KŚT (oczywiście nie dotyczy ona samochodów osobowych wyłączonych z możliwości jednorazowej amortyzacji).

Każdy podatnik niezależnie od posiadania statusu małego podatnika może skorzystać jeszcze z jednorazowej amortyzacji nowych środków trwałych do wartości łącznie 100.000 zł rocznie.

Zarówno podatnicy opodatkowani stawką 19% jak i 9% mają prawo w myśl art. 25 ust. 1b ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 zwanej dalej ustawą o CIT) wybrać kwartalne rozliczenie podatku CIT.

W tym przepisie czytamy, że podatnicy rozpoczynający działalność, w pierwszym roku podatkowym, oraz mali podatnicy, mogą wpłacać zaliczki kwartalne w wysokości różnicy pomiędzy podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku podatkowego a sumą zaliczek należnych za poprzednie kwartały.

Zaliczki kwartalne podatnik wpłaca w terminie do 20 dnia każdego miesiąca następującego po kwartale, za który jest wpłacana zaliczka. Zaliczkę za ostatni kwartał roku podatkowego podatnik wpłaca w terminie do 20 dnia pierwszego miesiąca następnego roku podatkowego.

Podatnik może nie wpłacać tej ostatniej zaliczki czyli za ostatni kwartał, jeżeli przed upływem terminu do jej wpłaty (20 stycznia nowego roku) złoży zeznanie roczne i dokona zapłaty podatku wynikającego z tego zeznania.

Kolejną opcją jaką może wybrać spółka z o.o. i to w pierwszym roku podatkowym do opodatkowanie osiągniętych dochodów estońskim CIT. Jeżeli już w pierwszym roku 2023 spółka z o.o. chce wybrać ten rodzaj opodatkowania, wówczas ma obowiązek złożyć do końca stycznia 2023r. zawiadomienie ZAW-RD do urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres siedziby spółki.

Dochody spółki z o.o. z zysków kapitałowych

Na mocy art. 7b ust. 1 ustawy o CIT dochody spółki z o.o. z zysków kapitałowych są opodatkowane są stawką 19%. Dochodami tymi są m.in.:

• dywidendy, nadwyżki bilansowe w spółdzielniach oraz otrzymane przez uczestników funduszy inwestycyjnych lub instytucji wspólnego inwestowania dochody tego funduszu lub tej instytucji, w przypadku gdy statut przewiduje wypłacanie tych dochodów bez odkupywania jednostek uczestnictwa albo wykupywania certyfikatów inwestycyjnych,
• przychody z umorzenia udziału (akcji) lub ze zmniejszenia ich wartości,
• przychody z wystąpienia wspólnika ze spółki,
• przychody ze zmniejszenia udziału kapitałowego wspólnika w spółce,
• wartość majątku otrzymanego w związku z likwidacją osoby prawnej lub spółki,
• równowartość zysku osoby prawnej oraz spółki, przeznaczonego na podwyższenie jej kapitału zakładowego, równowartość nadwyżki bilansowej spółdzielni przeznaczonej na podwyższenie funduszu udziałowego oraz równowartość kwot przekazanych na ten kapitał (fundusz) z innych kapitałów (funduszy) takiej osoby prawnej lub spółki,
• dopłaty otrzymane w przypadku połączenia lub podziału podmiotów przez osoby posiadające prawo do uczestnictwa w zysku podmiotu przejmowanego, łączonego lub dzielonego lub
• przychody wspólnika spółki dzielonej, jeżeli majątek przejmowany na skutek podziału, a przy podziale przez wydzielenie – majątek przejmowany na skutek podziału lub majątek pozostający w spółce, nie stanowią zorganizowanej części przedsiębiorstwa,
• wartość niepodzielonych zysków w spółce oraz wartość zysku przekazanego na inne kapitały niż kapitał zakładowy w spółce przekształcanej – w przypadku przekształcenia spółki w spółkę niebędącą osobą prawną, z tym że przychód określa się na dzień przekształcenia,
• odsetki od udziału kapitałowego, wypłacane na rzecz wspólnika przez spółkę,
• odsetki od pożyczki udzielonej osobie prawnej lub spółce, jeżeli wypłata odsetek od takiej pożyczki lub ich wysokość uzależnione są od osiągnięcia zysku przez tę osobę prawną lub spółkę lub od wysokości tego zysku (pożyczka partycypacyjna).

Rejestracja spółki z o.o. w ZUS

Rejestracja spółki z o.o. w ZUS jako płatnik składek zależy od tego czy spółka będzie zatrudniać pracowników, zleceniobiorców lub będzie wypłacać wynagrodzenie członkom zarządu z tytułu powołania ich na te funkcje.

Jeżeli od początku spółka z o.o. ma być płatnikiem składek ZUS bowiem będzie zatrudniać i z tego tytułu będzie wypłacać wynagrodzenia objęte przynajmniej ubezpieczeniem zdrowotnym (np. członek zarządu, prokurent) wówczas wraz ze zgłoszeniem aktualizacyjnym NIP-8 (należy zaznaczyć w nim opcję statusu płatnika ZUS od konkretnego dnia) składanym w terminie 7 dni od dnia rejestracji spółki w KRS.

Dane z formularzy KRS i NIP-8 są przekazywane do ZUS, który to z kolei utworzy konto spółki (funkcja właściwa dla formularza ZUS ZPA), przypisze adresy prowadzenia działalności gospodarczej (funkcja właściwa dla formularza ZUS ZAA) oraz uzupełni rachunek lub rachunki firmowe spółki z o.o. (funkcja właściwa dla formularza ZUS ZBA).

Jeżeli spółka z o.o. nie jest płatnikiem składek a w toku prowadzenia działalności okaże się, że np. musi zatrudnić pracownika, wówczas najdalej w terminie 7 dni od dnia obowiązku rejestracji w ZUS spółka z o.o. przekazuje (elektronicznie) do ZUS:

• formularz ZUS ZPA,
• NIP-8 aktualizacyjny,
• ZUS ZUA albo ZUS ZZA (rejestrację pracownika, zleceniobiorcy, członka zarządu).

Formularz NIP-2, NIP-8 dostępne są pod poniższym adresem:

https://www.podatki.gov.pl/abc-podatkow/e-deklaracje-rejestracja/

Z Kolei formularze ZUS dostępne są pod poniższym adresem:

https://www.zus.pl/wzory-formularzy/firmy/dokumenty-zgloszeniowe-i-rozliczeniowe

Spółka z o.o. VAT-owcem?

Zasady rejestracji jako czynny podatnik VAT w przypadku spółki z o.o. są takie same jak w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.

Zanim spółka z o.o. będzie zobowiązana do rejestracji do VAT powinna sprawdzić czy:

• jej roczna wartość sprzedaży za poprzedni rok podatkowych nie przekracza kwoty limitu 200.000 zł (spółki z o.o. zaczynające działalność w trakcie roku pomniejszają owy limit proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia w danym roku działalności gospodarczej),
• rodzaj prowadzonej działalności być może zawiera się w katalogu czynności zwolnionych przedmiotowo z VAT ( 43 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 zwanej dalej ustawą o VAT).

Jak mówi art. 113 ust. 13 ustawy o VAT podatnik będzie miał obowiązek od razu zarejestrować się do VAT jeżeli dokonuje dostaw:

• towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT,
• towarów opodatkowanych akcyzą, z wyjątkiem energii elektrycznej (CN 2716 00 00), wyrobów tytoniowych, używanych samochodów osobowych, zaliczanych przez podatnika, do środków trwałych podlegających amortyzacji a także budynków, budowli lub ich części, w przypadkach, o których mowa w 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b ustawy o VAT,
• terenów budowlanych,
• nowych środków transportu,
• hurtowych i detalicznych części i akcesoriów do pojazdów samochodowych, z wyłączeniem motocykli (PKWiU 45.3) oraz do motocykli (PKWiU ex 45.4),
• następujących towarów, w związku z zawarciem umowy w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość – preparatów kosmetycznych i toaletowych (PKWiU 20.42.1), komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych (PKWiU 26), urządzeń elektrycznych (PKWiU 27) oraz maszyn i urządzeń, gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 28).

Podatnikiem VAT od początku będzie musiała być także spółka z o.o., która będzie świadczyć usługi prawnicze, ściągania długów, w tym factoringu, jubilerskie a także w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego.

Wszelkie zmiany (nie dotyczy zmian o charakterze danych ewidencyjnych dla których właściwym formularzem będzie NIP-8) w kwestii aktualizacji danych identyfikacyjnych dla celów VAT spółka z o.o. musi złożyć w ciągu 7 dni przy pomocy aktualizacji formularza VAT-R.

Formularz VAT-R jak i inne formularz związane z VAT dostępne są pod poniższym adresem:

https://www.podatki.gov.pl/vat/e-deklaracje-vat/formularze-vat/#VAT-R

W oprogramowaniu księgowym online 360 Księgowość można prowadzić pełną księgowość dla spółek. Aby poznać pełną funkcjonalność pakietu wystarczy założyć konto.

Księgowość spółka z o.o. – krok po kroku

Księgowość dla spółki z o.o. wymaga szczególnej uwagi, ponieważ jest regulowane przepisami prawa i obejmuje pełną księgowość. To oznacza prowadzenie ewidencji zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz bieżące raportowanie do urzędów skarbowych i innych instytucji. Poniżej przedstawiamy szczegółowy poradnik, jak krok po kroku zarządzać księgowością w spółce z o.o.

Krok 1: Wybór odpowiedniego systemu księgowego

Pierwszym krokiem w zarządzaniu księgowością spółki z o.o. jest wybór właściwego narzędzia do prowadzenia ewidencji finansowej. W przypadku małych i średnich spółek popularne są programy online, które oferują:

• Pełną księgowość zgodną z przepisami.
• Automatyzację procesów, takich jak generowanie deklaracji podatkowych (CIT, VAT, JPK).
• Integrację z systemami bankowymi i magazynowymi.
  Przykładowe narzędzia obejmują 360 Księgowość, co umożliwia łatwy dostęp i zarządzanie finansami w czasie rzeczywistym.

Krok 2: Utworzenie planu kont

Spółka z o.o. ma obowiązek opracowania planu kont, który jest podstawą prowadzenia ksiąg rachunkowych. Plan kont powinien uwzględniać specyfikę działalności firmy i wymagania sprawozdawcze. Księgowość spółki z o.o. obejmuje:

• Konta kosztów (np. koszty działalności operacyjnej).
• Konta przychodów (np. przychody ze sprzedaży).
• Konta bilansowe (np. aktywa trwałe, zobowiązania).

Krok 3: Regularne ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych

Wszystkie zdarzenia finansowe, takie jak wystawianie faktur, płatności, czy zakupy, muszą być na bieżąco rejestrowane w księgach rachunkowych. Ewidencja obejmuje:

• Dziennik operacji gospodarczych.
• Księgę główną oraz księgi pomocnicze.
• Ewidencje VAT i deklaracje JPK_V7.

Krok 4: Sporządzanie deklaracji i raportów finansowych

Spółki z o.o. są zobowiązane do przygotowywania cyklicznych raportów finansowych, w tym:

• Deklaracji VAT i CIT.
• Sprawozdań finansowych (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa).
• Rocznych raportów dla KRS i urzędu skarbowego.

Krok 5: Kontrola i archiwizacja dokumentów

Prawo nakłada obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej przez minimum 5 lat. Należy zadbać o:

• Księgowość dla spółek: przechowywanie faktur, dowodów księgowych i umów w sposób uporządkowany.
• Regularne audyty wewnętrzne w celu weryfikacji zgodności ksiąg z rzeczywistością.

Krok 6: Wybór zewnętrznego biura rachunkowego (opcjonalnie)

Dla wielu spółek z o.o. efektywnym rozwiązaniem jest outsourcing księgowości. Współpraca z biurem rachunkowym zapewnia:

• Profesjonalne doradztwo w kwestiach podatkowych.
• Kompleksową obsługę w zakresie pełnej księgowości.
• Oszczędność czasu, szczególnie w przypadku małych zespołów.

Prowadzenie księgowości w spółce z o.o. to skomplikowany proces wymagający znajomości przepisów prawnych i odpowiednich narzędzi. Wybór odpowiedniego programu księgowego lub współpraca z biurem rachunkowym może znacznie ułatwić zarządzanie finansami firmy. Więcej o księgowości dla spółek z o.o. znajdziesz w poradnikach dostępnych online:

• księgowość online – cennik
• oprogramowanie księgowe
• program księgowy – online
• pełna księgowość – online

Regularne kontrolowanie finansów i raportowanie zgodnie z przepisami to klucz do uniknięcia błędów i problemów prawnych w prowadzeniu spółki z o.o.