Kursy walut a rachunkowość

W dobie globalizacji nikogo nie powinny dziwić płatności w obcych walutach. Przedsiębiorcy mogą zarówno kupować jak i sprzedawać towary oraz usługi wycenione w obcej walucie. Jednak zgodnie z ustawą o rachunkowości trzeba przeliczyć je na złotówki. Jak to zrobić?

Jak księgować faktury w walucie obcej?

Ustawa o rachunkowości wyraźnie określa, że księgi rachunkowe muszą być prowadzone w złotówkach. Dotyczy to również firm, które nie mają pełnych ksiąg rachunkowych, ale rozliczają się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

Księgowanie faktur w walucie obcej jest jednym z najważniejszych zagadnień w prowadzeniu działalności międzynarodowej. W pierwszej kolejności konieczne jest dokonanie przeliczenia kwoty faktury na polskie złote.

Takie przeliczenie zamieszcza się bezpośrednio na fakturze. Wyjątkiem jest sytuacja, w której system przetwarzania danych umożliwia przeliczenie automatyczne obcych walut na złotówki, a wynik takiego przeliczenia jest potwierdzony wydrukiem.

Zasady pozwalające na wycenę operacji gospodarczych w walutach obcych zostały określone w ustawie o rachunkowości.

Dzięki temu można takie transakcje ująć w księgach rachunkowych.

Niezbędne przeliczenie na złotówki można wykonać na 2 sposoby:

1. Za pomocą faktycznego kursu walutowego zastosowanego do danego zdarzenia gospodarczego. Dotyczy to m.in. kupna lub sprzedaży walut oraz zapłaty za należności lub zobowiązania.
2. Za pomocą kursu średniego waluty ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień zapłaty należności lub zobowiązań. Przepisy odnoszą się tu do charakteru transakcji, który wskazywałby, że przyjęcie do wyceny takiej operacji gospodarczej innego kursu niż kurs NBP nie byłoby uzasadnione, a także w przypadku pozostałych operacji.

Zgodnie z wyjaśnieniami, jakich udzieliło Ministerstwo Finansów, oznacza to, że przedsiębiorca do przeliczenia operacji gospodarczych wyrażonych w walutach obcych może przyjąć:

• w przypadku zapłaty z rachunku złotówkowego – kurs bieżący zastosowany przez bank do przeliczenia na walutę obcą,
• w przypadku wymiany walut w kantorze – kurs ustalony przez kantor,
• w przypadku kontraktów typu forward lub opcji walutowych – kurs wynikający z umowy,
• w przypadku zapłaty z walutowego rachunku bankowego – kurs średni NBP.

Założenie przez przedsiębiorcę walutowego konta bankowego będzie wiązało się z koniecznością wyceny w złotówkach każdego wpływu na takie konto. Środki pieniężne w walucie obcej, które trafiają na konto walutowe z tytułu sprzedaży towarów i usług nie są odsprzedawane do banku przez przedsiębiorcę.

Podobnie środki przelewane z tego rachunku z tytułu realizacji zobowiązań w walucie obcej nie są odkupowane od banku, lecz stanowią środki danego przedsiębiorcy.

Potwierdzają to wyciągi bankowe, na których uwidocznione są poszczególne transakcje. Na takich wyciągach bank nie podaje kursu, który w dniu transakcji jest przez ten bank stosowany do przeliczania danej waluty na złotówki. Co za tym idzie, żeby w prawidłowy sposób ustalić różnice kursowe, trzeba zastosować średni kurs NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień transakcji.

Bez odpowiedniego przeliczenia faktur wyrażonych w walucie na złotówki można narazić się na zarzut nierzetelnego prowadzenia księgowości lub zaniżenia należności podatkowych.

Kursy walut a rozliczenie kosztów uzyskania przychodów

Wyliczenie wartości faktur kosztowych wystawionych i opłaconych w walucie obcej jest też potrzebne do ujęcia ich w kosztach uzyskania przychodów. Na szczęście zarówno w ustawie o CIT w przypadku spółek prawa handlowego, jak i w ustawie o PIT w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, użyto tych samych sformułowań, co w ustawie o rachunkowości.

Oznacza to, że mają tu zastosowanie takie same zasady przeliczania wartości takich faktur na złotówki:

• kurs faktycznie zastosowany dla operacji przy których dochodzi do wymiany walut na złotówki lub złotówek na waluty obce,
• średni kurs NBP jeśli nie dochodzi do transakcji sprzedaży lub zakupu walut obcych i nie dokonuje się przewalutowania środków.

Średni kurs NPB powinno się zastosować również wtedy, gdy nie można ustalić kursu faktycznie zastosowanego do przewalutowania danej transakcji. Tabele kursów walut, zarówno bieżących, jak i archiwalnych, dostępne są na stronie NBP.

Kursy walut a należności celne

Ustalenie wartości celnej sprowadzanych towarów odbywa się w nieco inny sposób niż w przypadku przeliczania wartości pozostałych operacji gospodarczych. Co prawda kursy te również noszą nazwę bieżących kursów średnich i są obliczane oraz ogłaszane przez NBP, ale metoda ich wyliczenia jest inna. Wynika to z tego, że tu zastosowanie mają zasady wynikające bezpośrednio z przepisów unijnych.

Kursy walut stosowane przy obliczaniu wartości celnej towarów ustalane są w przedostatnią środę miesiąca. Tak wyliczony kurs obowiązuje przez cały następny miesiąc.

Tabele z kursami celnymi, zarówno aktualne, jak i archiwalne, można znaleźć na stronie przygotowanej przez Ministerstwo Finansów.

Jeszcze inne kursy stosowane są do przeliczenia wartości dotyczących księgowania długu celnego lub zwolnień celnych. W tym wypadku należy zastosować kurs ustalony przez EBC, czyli Europejski Bank Centralny, podany na pierwszy roboczy dzień października poprzedniego roku.

Ostatnim wyjątkiem są specyficzne oraz mieszane stawki celne wyrażone w euro, a także informacje podane w taryfie celnej, które związane są z klasyfikacją towaru. Do przeliczania tych wartości należy zastosować kurs ustalony przez EBC przed przedostatnim dniem miesiąca.

Tak ustalony kurs, co do zasady stosuje się przez cały następny miesiąc. Wyjątkiem jest sytuacja, w której tak ustalony kurs różni się o więcej niż 5% od kursu obliczonego przed 15 dniem danego miesiąca. W tym przypadku zastosowanie aż do końca miesiąca będzie miał kurs ustalony przed 15 dniem tego miesiąca.

Kursy walut a podatek VAT

Kwoty wyrażone w walucie obcej, które stosuje się do określenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT należy przeliczyć na złotówki. Zastosowanie ma tu średni kurs danej waluty ogłaszany przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której przedsiębiorca wystawia fakturę jeszcze przed powstaniem obowiązku podatkowego. W tym wypadku do przeliczenia takiej faktury na złotówki musi wykorzystać średni kurs NBP ogłoszony na ostatni dzień roboczy przed dniem wystawienia faktury.

Ponieważ kwestie związane z podatkiem VAT zostały uregulowane w przepisach unijnych, więc istnieje też możliwość przeliczenia kwot podatku VAT z euro na złotówki według kursu wymiany podawanego przez EBC. Zastosowanie ma kurs na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.

W ten sposób można przeliczać na złote również inne waluty niż euro, ale w tym przypadku trzeba zastosować podwójne przeliczenie. Najpierw trzeba przeliczyć daną walutę na euro, a następnie tak otrzymaną kwotę przeliczyć z euro na złote.

Wybór metody, jaka będzie zastosowana do przeliczenia podatku VAT, czyli kursów NBP lub kursów EBC, zależy wyłącznie od przedsiębiorcy.

Czy w transakcji krajowej można wystawić fakturę w walucie obcej?

Co ciekawe, w obrocie krajowym można wystawić fakturę wyrażoną w walucie obcej, ale kwota podatku VAT musi być podana w złotówkach. Elementy, jakie muszą znaleźć się na fakturze zostały określone w ustawie o VAT. Artykuł 106e ust. 1 tej ustawy określa, że na fakturze musi pojawić się wartość sprzedaży netto. Ale w przepisie tym nie wskazano, że ma to być kwota w złotówkach.

Inaczej jest w przypadku podatku VAT. Zostało to wprost zapisane w ustawie o VAT w art. 106e ust. 11, który stanowi, że kwota podatku jest obowiązkowym elementem faktury i musi zostać podana w złotówkach.

W tym wypadku możliwe są 2 opcje:

• należność netto za fakturę wykazana w walucie, a kwota VAT wykazana w złotówkach,
• należność netto i VAT wykazana w walucie, przy czym kwota podatku wyrażona w walucie musi być przeliczona na złotówki.

Przeliczenia VAT wyrażonego w walucie obcej na złotówki dokonuje się stosując zasady przyjęte dla przeliczania takich kwot stosowane do określenia podstawy opodatkowania.

Kwoty wykazane na fakturze należy zaokrąglić do pełnych groszy. Jeśli w wyniku przeliczeń pojawią się końcówki wynoszące poniżej 0,5 grosza, to należy je pominąć. Natomiast końcówki wynoszące 0,5 grosza i więcej zaokrągla się do pełnego grosza.

Różnice kursowe – co to takiego?

Nie każdy przedsiębiorca posiada rachunek walutowy. I nie ma takiej potrzeby. Większość banków umożliwia płatności w walucie ze złotówkowego konta firmowego. W tym wypadku bank sam określi kurs wymiany złotówek na walutę. Może też pobrać prowizję za przewalutowanie. Najczęściej kurs ustalony przez bank nie będzie zbyt korzystny. Ale dla pojedynczej transakcji otwieranie konta walutowego może nie być opłacalne.

I tu pojawiają się różnice kursowe. Jest to różnica pomiędzy kwotą zaksięgowaną a płatnością. Takie różnice mogą pojawiać się zarówno po stronie wydatków, jak i po stronie sprzedaży. W związku z tym stanowią albo koszt podatkowy, albo pozostały przychód. Co ważne, różnice kursowe mogą być ujemne lub dodatnie.

W przypadku gdy różnice związane są z zakupem, to mogą wystąpić 2 sytuację:

• ujemna różnica kursowa będzie stanowić koszt uzyskania przychodu,
• dodatnia różnica kursowa będzie stanowić pozostały przychód.

Różnica dodatnia pojawi się wtedy, gdy zaksięgowana wartość faktury będzie większa niż kwota zapłaty po przeliczeniu na złotówki. Dodatnie różnice kursowe stanowią przychód do opodatkowania. Natomiast ujemna różnica kursowa wystąpi wtedy, gdy zaksięgowana wartość faktury będzie mniejsza niż kwota zapłaty po przeliczeniu na PLN.

Różnice kursowe występują z tego względu, że faktury są księgowane pod datą otrzymania lub wystawienia faktury według kursu obowiązującego na ten dzień. Natomiast w dniu płatności za taką fakturę lub w dniu otrzymania zapłaty kurs może być już zupełnie inny – mniejszy lub większy niż w dniu księgowania.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Jakuba Chmieleckiego