Likwidacja działalności gospodarczej czy jej zawieszenie – co lepiej wybrać?

W dobie globalnego kryzysu, który również nie ominął Polski, nieuniknione stały się problemy finansowe w biznesie, restrukturyzacje firm czy w reszcie bankructwa.

Nie jest jednak tak, że w naszym kraju nie opłaca się otwierać i rozwijać firmy. Każda usługa jest w stanie trafić na swoją niszę, a każde przedsiębiorstwo ma szanse odbić się od dna.

Czasami jest to tylko kwestia czasu, niekiedy zależy to od determinacji, umiejętności i doświadczenia. To, że w dobie pandemii upadło wiele biznesów gastronomicznych, nie oznacza, że otworzenie własnej restauracji zawsze będzie przepisem na porażkę. Dlatego też likwidacja działalności dla przedsiębiorcy powinna być ostatecznością.

Przed podjęciem tak daleko idącej decyzji powinien on zastanowić się nad możliwościami naprawienia swojej sytuacji, wprowadzenia działań restrukturyzacyjnych lub sanacyjnych, a jeżeli to nie zda egzaminu, pomyśleć nad zawieszeniem firmy, aby w tym czasie wylizać rany, zewrzeć szyki i zaplanować nowe ruchy.

Likwidacja działalności – jakie mogą być tego powody?

Jak wspomniałem na wstępie, najczęstszym powodem zamknięcia firmy są problemy finansowe. Te jednak nie zawsze będą skutkiem złych warunków rynkowych. Równie dobrze mogą się do tego przyczynić kiepskie decyzje marketingowe (lub ich brak), błędnie zainwestowane pieniądze czy brak umiejętności zarządzania swoim czasem, zyskiem i personelem.

Nie tak rzadko likwidacja działalności jest wynikiem okoliczności, które z brakiem środków nie mają nic wspólnego – problemy rodzinne, zdrowotne, wypalenie zawodowe czy chęć dokonania zmian w swoim życiu.

Źródeł zamknięcia biznesu może być wiele.

Skupmy się jednak na tych, które mogą zostać przezwyciężone i które przedsiębiorca chce pokonać. Jest bowiem tak, że nawet wielomiesięczne zahamowanie w biznesie może mieć w końcu swój szczęśliwy finał.

Dlatego też pierwszą myślą nie powinno być zamknięcie firmy, a próba jej uzdrowienia.

Niekiedy całkiem dobrym pomysłem jest również zawieszenie działalności gospodarczej. Zawsze będzie można wrócić do biznesu, a za to w czasie zawieszenie zamrożone zostają obowiązki uiszczania podatków i składek ZUS.

Likwidacja działalności gospodarczej czy jej zawieszenie?

Obie instytucje – likwidacja i zawieszenie działalności – mają ten skutek, że przedsiębiorca przestaje wykonywać swoje obowiązki zawodowe.

Jednakże przy zamknięciu firmy sytuacja jest permanentna, przy zawieszeniu przedsiębiorca w każdej chwili może wrócić do swojej aktywności w biznesie. 

Oczywiście nie jest to aż takie proste. Omawiane instytucje różnią się od siebie nie tylko skutkami faktycznymi i prawnymi, ale również procedurą. Przede wszystkim likwidacja działalności jest ostateczna i nieodwracalna.

Wraz z wykreśleniem przedsiębiorstwa z CEIDG znika cały dorobek firmy. Zawieszenie jest natomiast tymczasowe i pozwala na powrót do prowadzenia działalności gospodarczej w każdym momencie. Wszystko zależy wyłącznie od woli przedsiębiorcy.

Wydawać się zatem może, że w takim wypadku likwidacja firmy nie ma najmniejszego sensu. Nie do końca jednak tak jest, gdyż zawieszenie nie zwalnia całkowicie przedsiębiorcy od obowiązków wobec Państwa, i nie może ono trwać w nieskończoność. Dodatkowo nie zawsze wstrzymanie się z działalnością jest możliwe.

W przypadku powstania w majątku firmy pokaźnych długów ogłoszenie upadłości wraz z likwidacją firmy jest wręcz obowiązkiem przedsiębiorcy.

Likwidacja działalności lub jej zawieszenie – kiedy w ogóle zacząć to rozważać?

Brak wystarczających dochodów, ciągły stres, zero radości z życia zawodowego, brak czasu dla rodziny. Powodów, aby zamknąć biznes może być naprawdę wiele. Przyjrzyjmy się zatem tym najczęstszym.

Pierwszym, oczywistym i najczęściej występującym podłożem do zamknięcia lub zawieszenia działalności są problemy finansowe. Nie jest niczym niezwykłym, że po wielu latach przedsiębiorca przyzwyczaja się na tyle do pracy, że nie wyobraża sobie innego zajęcia.

Czasami jednak nie warto działać w ten sposób i za wszelką cenę próbować ratować tonący okręt. Jeżeli firma ma przynosić zyski, wszelkie decyzje muszą być podejmowane z kalkulatorem w ręku.

Jeśli zatem po pierwszych miesiącach czy też latach (wszystko zależy od rodzaju działalności i biznesplanu) inwestowania w biznes, w dalszym ciągu nie przynosi on miarodajnych zysków, należy zastanowić się czy dalsze wpompowywanie w niego pieniędzy ma sens.

Pamiętać bowiem należy, że nawet brak dochodów nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku regularnego opłacania składek ZUS.

Chłodna kalkulacja powinna mieć również miejsce przy wyborze między likwidacją działalności a jej zawieszeniem. Trzeba zdawać sobie sprawę, że zbyt długie oczekiwanie na polepszenie się sytuacji gospodarczej i wyjście z dołka może mieć daleko idące negatywne konsekwencje.

Brak stałego źródła dochodu może być przyczynkiem do powstania spirali zadłużenia, a tutaj już tylko jeden krok do konieczności ogłoszenia upadłości. Ta nie jest wybawieniem od wszelkich problemów, jak to niektórzy myślą. Owszem, długi są umarzane, jednak aby do tego doszło, dłużnik musi wydać syndykowi swój cały majątek. Ryzykuje on zatem swoim mieszkaniem, domem, samochodem czy też wartościowymi pamiątkami rodzinnymi.

Warto również pamiętać, że czas nie jest z gumy, nie wydłużymy go dowolnie i nie dopasujemy do swoich potrzeb. Wręcz odwrotnie, to my musimy się dostosować do niego. Jeżeli zatem po dłuższym czasie firma wychodzi na plus, a mimo tego jej zyski są niewielkie, trzeba pomyśleć o zmianach.

Być może warto zmienić profil działalności albo zawiesić ją i dać sobie trochę czasu na przeanalizowanie swojej sytuacji. Zawsze w tym czasie można spróbować przejść na etat.

Powodem, dla którego przedsiębiorcy powinni zastanowić się nad dalszym prowadzeniem firmy, jest również czas jaki spędzają w pracy, a jaki są w stanie poświęcić rodzinie, swojemu hobby czy po prostu na odpoczynek.

Jeżeli balans między pracą a życiem prywatnym jest zachwiany, może dojść do przepracowania, wypalenia czy nawet groźnych chorób fizycznych i psychicznych. W takiej sytuacji warto pomyśleć nad zawieszeniem firmy czy też całkowitą zmianą swojej aktywności zawodowej.

Na koniec trzeba zwrócić uwagę na biznes wykonywany w branżach sezonowych.

Zakładając firmę, która będzie działała wyłącznie przez część roku (np. smażalnia ryb nad morzem działająca w sezonie letnim), trzeba dobrze zaplanować strategię finansową. Wydaje się, że w czasie przestoju w branży najbardziej opłacalne jest zawieszenie działalności.

Mimo wszystko zamrożenie składek ZUS w czasie, kiedy przychód jest mizerny, może znacząco pomóc przedsiębiorcy „przezimować” martwy okres.

Likwidacja działalności gospodarczej a jej zawieszenie – co różni te instytucje?

Mimo wielu różnic między omawianymi instytucjami istnieją również pewne podobieństwa. Przede wszystkim oba procesy są sformalizowane. Oznacza to, że chcąc dokonać likwidacji firmy lub jej zawieszenia należy zgłosić to do rejestru przedsiębiorców. Trzeba przy tym pamiętać, że zawieszenie jest odwracalne, dzięki czemu w łatwy sposób można w CEIDG „ożywić” firmę. Likwidacja jest natomiast ostateczna – przedsiębiorstwo zostaje wykreślone z rejestru.

Co więcej, zarówno likwidacja jak i zawieszenie działalności dają przedsiębiorcy możliwość zatrudnienia się na etacie czy nawet skorzystania z zasiłku dla bezrobotnych.

Zawieszenie przy tym nie blokuje w żaden sposób całkowitego zamknięcia firmy. W trakcie zawieszenia przedsiębiorca może swobodnie podjąć decyzję o likwidacji swojej działalności gospodarczej.

Po przeprowadzeniu likwidacji działalności gospodarczej i wykreśleniu działalności z CEIDG, (już były) przedsiębiorca traci ten status.

Skutkuje to ustaniem wszelkich obowiązków wobec Państwa. Oczywiście zaległości powstałe przed wykreśleniem firmy w dalszym ciągu go obciążają. Zamknięcie biznesu nie zwalnia z zaległości podatkowych, należy je spłacić.

Zawieszenie również jest w stanie wstrzymać zobowiązania wobec państwa, jednak nie wszystkie. W trakcie zawieszenia przedsiębiorca nie może prowadzić działalności i osiągać z tego tytułu przychodów, wyłączony zostaje zatem obowiązek opłacania składek ZUS i podatków dochodowych.

Za okres zawieszenia nie wpłaca się zaliczek, ryczałtu lub karty podatkowej. Nie ma potrzeby również składania deklaracji ZUS i VAT.

Mimo powyższego przedsiębiorca w dalszym ciągu jest zobligowany do prowadzenia rozliczeń księgowych, w szczególności księgi przychodów i rozchodów. Przy likwidacji nie ma tego problemu. Dla kontrastu jednak trzeba wskazać, że w trakcie zawieszenia działalności nie trzeba wyrejestrowywać kasy fiskalnej, co jest już konieczne w przypadku likwidacji działalności. Na korzyść zawieszenia działa również możliwość rozliczania kosztów.

Dla przykładu, jeśli przedsiębiorca skorzystał z leasingu na sprzęt firmowy lub samochód, w dalszym ciągu ma prawo do odliczania rat leasingowych.

Możliwe jest także przyjmowanie i księgowanie powstałych wcześniej należności od kontrahentów i klientów. Przedsiębiorca może także zbywać środki trwałe, uzyskiwać dochody z czynności sprzed zawieszenia, a także wykonywać czynności niezbędne do zachowania przychodów. Z kolei wykreślając firmę z rejestru przedsiębiorca zostaje pozbawiony takich przywilejów.

Likwidacja działalności gospodarczej – jak tego dokonać?

Jeżeli po dokładnym przeanalizowaniu swojej sytuacji finansowej, rodzinnej czy zdrowotnej przedsiębiorca decyduje się na likwidację działalności gospodarczej, musi pamiętać o kilku rzeczach.

Przede wszystkim musi pamiętać o ustawowych terminach. Powinien bowiem wyrejestrować firmę z CEIDG maksymalnie w ciągu 7 dni od faktycznego zaprzestania swojej aktywności zawodowej.

Aby tego dokonać, należy złożyć wniosek na formularzu CEIDG-1. Nie musisz zgłaszać tego do ZUS, system wyrejestruje firmę automatycznie.

Inaczej jest jednak z urzędem skarbowym, przedsiębiorca musi zawiadomić organ skarbowy w przeciągu kolejnych 7 dni od dnia zakończenia prowadzenia działalności. Zawiadomienie składa się na formularzu VAT-Z.

Zamykając firmę przedsiębiorca musi sporządzić wykaz składników majątku firmy oraz spis z natury datowany na dzień zamknięcia działalności.

Dodatkowo, jeżeli przedsiębiorca jest płatnikiem podatku od towarów i usług, powinien pamiętać, aby rozliczyć się z organami skarbowymi w zakresie tego zobowiązania.

Zawieszenie działalności – jak to zrobić?

Zawiesić działalność można w każdym czasie. Nie jest ono jednak dla każdego. Nie jest to bowiem możliwe, jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników na podstawie stosunku pracy. Jeżeli jednak pracownicy „zatrudnieni” są na umowach cywilnoprawnych, nie ma z tym większego problemu, wystarczy ich o tym poinformować.

Zawieszenie należy zgłosić w CEIDG na formularzu CEIDG-1. Wniosku nie trzeba uzasadniać. Co ważne (szczególne dla branży sezonowej), zawieszenia można dokonywać wielokrotnie, na dowolny okres. Jednokrotne zawieszenie nie może być jednak krótsze niż 30 dni.

Okres zawieszenia działalności można określić z góry lub zdecydować się na bezterminową przerwę w prowadzeniu firmy.

Wniosku o zawieszenie nie ma potrzeby przesyłać do ZUS. Tak jak przy likwidacji firmy, na podstawie informacji przekazanej do rejestru przedsiębiorców ZUS sporządzi odpowiednie formularze we własnym zakresie. W tym wypadku zawieszenia nie trzeba także zgłaszać do urzędu skarbowego.

Pamiętać jednak należy, że po 6 miesiącach zawieszenia następuje ustawowe, niejako automatyczne, wykreślenie przedsiębiorcy z rejestru podatników VAT. Przy czym odwieszenie działalności będzie skutkowało ponowną rejestracją bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego.

Pamiętaj także, że zarówno w przypadku zawieszenia jak i likwidacji działalności Twoje konto w 360 Księgowość, po dokonaniu zgłoszenia do działu wsparcia o zaistniałej sytuacji i zamknięciu licencji nadal będzie dla Ciebie dostępne, choć w ograniczonym zakresie.

Oznacza to, że będziesz nadal mieć wgląd do swoich danych – będzie mógł je pobrać, nie będzie już możliwe korzystanie z programu, natomiast Twoje dane nie znikną.

Jest to szczególnie ważne dla tych, którzy decydują się na zawieszenie swojej działalności. Gdyż, w przypadku powrotu do prowadzenia firmy, wystarczy odnowić licencję w 360 Księgowość, aby kontynuować księgowość.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego