Na czym polega audyt księgowy i dla kogo jest obowiązkowy

Na czym polega audyt księgowy?

Audyt księgowy pozwala na sprawdzenie poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dla niektórych podmiotów jest on obowiązkowy.

Czym jest audyt księgowy?

Audyt to zadanie dla niezależnych ekspertów, czyli audytorów. W przypadku kontroli niektórych obszarów mogą oni być zatrudnieni wewnątrz firmy lub pochodzić z firm zewnętrznych.

Jednak przy obowiązkowym audycie finansowym ustawa o rachunkowości wskazuje, że takie badanie musi przeprowadzić zewnętrzna firma audytorska, która zatrudnia biegłych rewidentów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych.

W przypadku przedsiębiorstw nieobjętych obowiązkowym badaniem sprawozdania finansowego istnieje też możliwość zlecenia dobrowolnego audytu księgowego.

Ponieważ taki nieobligatoryjny audyt nie jest regulowany przepisami prawa, to od zarządu jednostki zależy zakres, jaki będzie miała taka kontrola.

Może obejmować ona na przykład zbadanie rzetelności dokumentacji księgowej, poprawności rozliczeń dotyczących podatków i ubezpieczeń społecznych.

Prawidłowo przeprowadzony audyt księgowy nie tylko wychwyci błędy i niedociągnięcia w dokumentacji księgowej, ale wskaże też obszary, które wymagają poprawy.

Sprawozdanie z audytu może dodatkowo zawierać wskazówki dotyczące tego, w jaki sposób zapobiegać błędom oraz jakie wdrożyć procedury, żeby podnieść księgowość danej jednostki na wyższy poziom. Może to być bardzo cenna wiedza dla właścicieli firmy.

Dla kogo audyt księgowości jest obowiązkowy?

Audyt jest obowiązkowy dla podmiotów wymienionych w art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dotyczy to wszystkich banków, w tym także spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych, instytucji finansowych oraz ubezpieczeniowych, a także spółek akcyjnych.

Jednak przepisy narzucają taki obowiązek również innym, dużym podmiotom.

Dane, które są brane pod uwagę przy ustaleniu czy konkretna jednostka będzie zobowiązana do przeprowadzenia audytu finansowego, pochodzą z poprzedniego roku obrotowego.

Obowiązek badania sprawozdania finansowego będzie miała każda jednostka, która w poprzednim roku obrotowym spełni łącznie 2 z wymienionych poniżej warunków:

• zatrudnienie średnioroczne w przeliczeniu na pełne etaty przekracza 50 osób,
• suma aktywów wykazanych w bilansie przekracza równowartość 2,5 mln euro,
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów przekraczają równowartość 5 mln euro.

W przypadku gdy jednostka z mocy prawa przeprowadza audyt finansowy, to opinia biegłego rewidenta o sprawozdaniu finansowym musi być przesłana razem z rocznym sprawozdaniem finansowym do Krajowego Rejestru Sądowego.

Wynika to nie tylko z ustawy o rachunkowości, ale również z art. 40 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Natomiast w przeciwieństwie do opinii, raport biegłego rewidenta z audytu finansowego nie powinien być przesyłany do KRS.

Taki dokument nie jest wskazany jako obowiązkowy ani w ustawie o rachunkowości, ani w ustawie o KRS.

Kiedy przeprowadza się audyt finansowy?

Audyt finansowy powinien być przeprowadzony w takim terminie, który umożliwi zatwierdzenie na czas sprawozdania finansowego.

Zgodnie z przepisami takie sprawozdanie powinno być zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. W większości jednostek rok obrotowy, zwany też rokiem podatkowym, pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

W takim przypadku sprawozdanie finansowe powinno być zatwierdzone do dnia 30 czerwca.

Następnym krokiem jest złożenie takiego sprawozdania w ciągu 15 dniu po jego zatwierdzeniu we właściwym rejestrze sądowym.

Ze względu na specyfikę usług księgowych sporządzenie sprawozdania finansowego wymaga czasu. Według przepisów powinno być ono sporządzone w ciągu 3 miesięcy licząc od końca roku obrotowego.

Jednak trzeba pamiętać, że do wykonania profesjonalnego audytu ksiąg rachunkowych również potrzebny jest określony czas. W związku z tym nie warto zwlekać z przekazaniem sprawozdania do badania przez biegłego rewidenta, tym bardziej, że większość firm ma ten sam termin na złożenie zatwierdzonego sprawozdania do KRS.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości do zlecenia audytu finansowego uprawniony jest organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe.

Wyjątkiem są szczególne zapisy zawarte w statucie lub umowie jednostki oraz sytuacja, gdy inne przepisy prawa wiążące taką jednostkę stanowią inaczej.

Warto przy tym pamiętać, że kierownik jednostki nie ma uprawnień do zlecania obowiązkowego audytu finansowego, mającego na celu badanie sprawozdania finansowego.

Umowa dotycząca badania sprawozdania finansowego podlega rygorom zawartym w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z przepisami taka umowa musi zostać zawarta na okres minimum 2 lat z możliwością przedłużenia jej o kolejne, dwuletnie okresy.

Co ciekawe, rozwiązanie takiej umowy jest możliwe wyłącznie w przypadku, gdy zaistnieje do tego uzasadniona podstawa. Ustawa o rachunkowości wymienia przykłady 3 takich sytuacji, ale nie jest to katalog zamknięty.

W przepisach nadmieniono jednak, że różnice poglądów pomiędzy audytorem a zlecającym badanie w zakresie stosowania zasad rachunkowości lub standardów badania nie stanowią uzasadnionej podstawy do rozwiązania umowy.

Na czym polega audyt ksiąg rachunkowych?

Dobrowolny audyt księgowy polega między innymi na sprawdzeniu prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych. Taki audyt będzie się opierać nie tylko na ustawie o rachunkowości, ale sprawdzi też czy księgowania dokonywane są zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości przyjętą w danej jednostce.

Audyt ksiąg rachunkowych w przeciwieństwie do obowiązkowego audytu finansowego może być zlecony nie tylko przez zarząd spółki, ale również przez kierownika jednostki czy radę nadzorczą.

Audyt księgowy stanowi niezależne badanie poprawności zapisów w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa. Dzięki temu wiadomo czy dane, które pochodzą z księgowości są na tyle prawidłowe, że można na ich podstawie podejmować decyzje związane z finansami firmy.

Taki audyt może obejmować sprawdzenie czy zobowiązania regulowane są w terminie, a także to, czy kontrahenci nie spóźniają się zbytnio z zapłatą należności.

W grę wchodzi też sprawdzenie poprawności księgowań, dzięki czemu można stwierdzić czy konkretne operacje gospodarcze zostały ujęte na odpowiednich kontach księgowych. Warto przy tym pamiętać, że audyt księgowy pozwala firmom sprawdzić księgi nie tylko pod kątem ustawy o rachunkowości, ale również pod kątem ustaw podatkowych czy kodeksu spółek handlowych.

Ułatwieniem w przeprowadzeniu audytu księgowego jest księgowość online, taka jak na przykład 360 Księgowość.

Dzięki temu, że dane przechowywane są w chmurze wystarczy umożliwić audytorowi wgląd w zapisy księgowe, co znacznie uprości przygotowanie do całego procesu kontroli. 

Kiedy zdecydować się na przeprowadzenie audytu rachunkowego?

Jeśli istnieją wątpliwości co do wiarygodności dokumentacji i stanu finansowego firmy to w takiej sytuacji dobrze jest zlecić audyt księgowy.

Dzięki temu można sprawdzić poprawność prowadzenia ksiąg rachunkowych, wyeliminować ewentualne błędy oraz ograniczyć ryzyko powtórzenia takich błędów w przyszłości. Jest to też dobra okazja do wdrożenia działań naprawczych, które ograniczą ryzyka stwierdzone przy okazji audytu.

Dodatkowo taki audyt pomoże uchronić się przed konsekwencjami błędów, bo w niektórych przypadkach firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności.

Będzie tak na przykład wtedy, gdy w błędny sposób zostały wyliczone podatki czy składki ZUS.

Podobnie jest w sytuacji gdy istnieją opóźnienia w płatnościach należności publicznoprawnych. Rezultatem będą kary finansowe w postaci naliczenia odsetek przez urząd, do którego należności wpłynęły po terminie.

Jak widać czasami warto zainwestować w audyt księgowy, nawet jeśli nie wymagają tego przepisy.

Pozwoli on wychwycić ewentualne nieprawidłowości i uchroni przed ich konsekwencjami. Upewni też właścicieli, że wynik finansowy przedsiębiorstwa jest wyliczony prawidłowo.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego