Na czym polega kilometrówka?

Osoby prowadzące firmę często używają prywatnego samochodu na potrzeby działalności. W przypadku, gdy przedsiębiorca sporadycznie korzysta z takiego pojazdu w celach firmowych i nie chce ujmować go do ewidencji środków trwałych, w celu rozliczenia kosztów z nim związanych konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nazywanej również kilometrówką.

Co to jest ewidencja przebiegu pojazdu?

Prowadzenie kilometrówki polega na sporządzaniu zestawienia przejazdów służbowych, w którym należy określić cel wyjazdu oraz liczbę przejechanych kilometrów. Iloczyn liczby kilometrów i określonej w przepisach stawki daje nam limit kosztów samochodu, które możemy rozliczyć w danym okresie. Oznacza to, że wydatki dotyczące samochodu w części przekraczającej kilometrówkę nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodów.

Do prowadzenia kilometrówki zobowiązana jest osoba używająca samochodu. Nie ma przeciwwskazań aby korzystać w działalności z dwóch lub więcej prywatnych środków transportu, dla każdego jednak należy sporządzać odrębną ewidencję przebiegu pojazdu.

Kto powinien prowadzić kilometrówkę?

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ogólna zasada jest taka, że każdy kto chce ujmować w kosztach firmowych wydatki na paliwo, części, naprawy czy ubezpieczenie dotyczące pojazdu, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, zobligowany jest do prowadzenia kilometrówki dla celów podatku dochodowego.

Ewidencja przebiegu pojazdu wykorzystywana jest zatem wtedy, gdy przedsiębiorca używa w firmie prywatnego samochodu lub takiego, który nie stanowi jego własności. Może się bowiem zdarzyć, że osoba prowadząca działalność gospodarczą wykorzystuje pojazd należący do członka rodziny lub znajomego, niezależnie od częstotliwości wyjazdów firmowych nie ma jednak podstaw do wprowadzenia cudzego pojazdu do ewidencji środków trwałych. Jedyną możliwością rozliczenia kosztów paliwa i eksploatacji samochodu jest wówczas kilometrówka.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu konieczne jest również w odniesieniu do samochodów użytkowanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy, czyli również nie będących własnością osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

Ciekawą opcją jest najem długoterminowy, stosunkowo częsty sposób pozyskania pojazdu na określony okres. Polecany jest szczególnie dla przedsiębiorców, którym zależy na częstej wymianie samochodów i nie przywiązujących wagi do posiadania ich na własność. W wielu przypadkach możliwe jest rozliczanie wydatków związanych z samochodem analogicznie jak przy leasingu operacyjnym, jednak tylko wtedy gdy spełnione są następujące warunki:

• umowa najmu została podpisana na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji,
• suma opłat ustalonych w umowie, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej pojazdu.

Jeżeli zatem zawarta umowa sporządzona została w sposób nie pozwalający na rozliczenie pojazdu w sposób przewidziany dla leasingu operacyjnego, przedsiębiorca zobligowany będzie do prowadzenia kilometrówki.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą i zatrudniające pracowników mogą również korzystać z opcji rozliczenia na podstawie kilometrówki wydatków związanych z podróżami służbowymi, w których jako środek komunikacji został użyty prywatny pojazd pracownika.

Uwaga

Kilometrówka dla celów PIT nie dotyczy przedsiębiorców używających w działalności pojazdu ciężarowego, nawet jeżeli stanowi on prywatną własność osoby prowadzącej firmę.

Co powinna zawierać kilometrówka?

 Kilometrówka dla celów podatku dochodowego powinna zawierać co najmniej:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu
• podpis podatnika i jego dane.

Jaką należy przyjąć stawkę za 1 km przebiegu?

Zastosowanie odpowiedniej stawki za 1 km przebiegu jest kluczowe przy rozliczaniu pojazdu na podstawie kilometrówki. Stawki przyporządkowujemy na podstawie rodzaju pojazdu i pojemności silnika, w 2018 roku wynoszą odpowiednio:

• 0,5214 zł – pojazd o pojemności do 900 cm3,
• 0,8358 zł –  o pojemności od 900 cm3,
• 0,2302 zł – motocykl
• 0,1382 zł – motorower.

Czy prowadzenie kilometrówki jest wystarczające do rozliczenia kosztów?

Sporządzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wystarczające do ujęcia wydatków związanych z samochodem w kosztach. Niezbędne jest bowiem posiadanie odpowiednich dokumentów takich jak faktury wystawione na dane firmowe, polisy ubezpieczeniowe czy potwierdzenia opłat za przejazd autostradą.

Czy nadwyżkę kosztów w kilometrówce można zaksięgować w kolejnych okresach rozliczeniowych?

Może się zdarzyć, że w danym miesiącu przedsiębiorca poniesie więcej wydatków związanych z samochodem niż będzie miał prawo ująć w kosztach w danym miesiącu lub kwartale. Takie sytuacje zazwyczaj mają miejsce w przypadku kosztownych napraw, zakupu części zamiennych pojazdu czy zapłaty za polisę ubezpieczeniową. Warto mieć na uwadze, że takie wydatki mamy prawo zaliczyć do kosztów w kolejnych okresach rozliczeniowych, jednak najpóźniej do końca danego roku podatkowego. Oznacza to, że w razie, gdy nie uda nam się rozliczyć wszystkich zakupów dotyczących samochodu do końca grudnia/IV kwartału to nie możemy przenieść ich na kolejny rok rozliczeniowy. Analogicznie postępujemy w przypadku wygenerowania nadwyżki limitu, możemy z niego korzystać ale datą graniczną również jest koniec roku.