Nadchodzi nowa forma faktury sprzedaż

Już od 1 października 2021r. przedsiębiorcy będą mogli wystawiać fakturę sprzedaży w nowej ustrukturyzowanej formie. Czynność wystawiania i odbierania tej faktury powiązana jest nie tylko z cechami dokumentu elektronicznego, ale i z korzyściami skutkującymi sprawniejszym dokonywaniem rozliczeń podatku VAT czy korekt w podatku VAT, ale i w zakresie wnioskowania o zwrot nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym.

Najważniejsze informacje i wskazówki na temat nadchodzących wielkimi krokami faktur strukturyzowanych przedstawiono w niniejszej publikacji.

Faktura strukturyzowana

Faktura strukturyzowana zgodnie z art. 2 pkt 32a zmienianej ustawy o VAT to faktura elektroniczna wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (zwanego dalej KSEF).

Nowa forma faktury zakłada, że będzie ona wyłącznie dokumentem elektronicznym, a więc dostępna będzie tylko za pomocą elektronicznego oprogramowania interfejsowego.

Druga podstawowa cecha to taka, że faktura ta będzie udostępniania i wystawiana za pośrednictwem centralnego systemu e-faktur czyli KSEF.

Faktura strukturyzowana wystawiona za pośrednictwem KSEF będzie posiadała cechy autentyczności pochodzenia, jednolitości wzoru, integralności wszystkich elementów i cech faktury elektronicznej. Oczywiście będzie też kolejnym narzędziem kontrolnym udostępnionym dla urzędów skarbowych.

Należy podkreślić, iż stosowanie przez sprzedawcę faktur strukturyzowanych wymaga uprzedniej akceptacji odbiorcy co do otrzymywania tego typu faktury.

Co ważne, podatnicy – sprzedawcy nie będą musieli wystawiać faktur strukturyzowanych wyłącznie za pośrednictwem systemu on-line – KSEF. Szef KAS udostępni tzw. publiczną końcówkę w postaci oprogramowania do wykorzystania w celu zintegrowania programów księgowych używanych w firmie z systemem KSEF. Integracja ta umożliwi wystawianie strukturyzowanych faktur sprzedaży wprost z systemów księgowych podatników.

Tylko faktura strukturyzowana

Z dniem 1 października 2021r. przedsiębiorcy będą mogli dobrowolnie wystawiać faktury strukturyzowane albo pozostać przy dotychczasowych formach wystawiania faktury.

Przez pewien czas system wystawiania faktur za pośrednictwem KSEF będzie dobrowolny. Nie jest jeszcze dokładnie sprecyzowane od jakiego terminu wejdzie bezwzględny obowiązek wystawiania faktur sprzedaży w formie faktur strukturyzowanych.

Krajowy System e-Faktur

Uwierzytelnienie podatnika, wystawianie, odbieranie i wysyłanie przez niego faktur strukturyzowanych będzie realizowane za pomocą systemu KSEF. Wystawienie faktury strukturyzowanej będzie odbywało się zgodnie z jednolitym wzorem faktury udostępnionym przez KSEF.

System ten będzie pełnił również funkcję archiwizacji wszystkich wystawionych za jego pośrednictwem faktur strukturyzowanych a także będzie umożliwiał wgląd do tych faktur.

KSEF będzie nadawał fakturze strukturyzowanej unikalny numer identyfikacyjny.

Kluczowe cechy faktury strukturyzowanej

Faktura strukturyzowana sprzedaży zawiera kilka najważniejszych cech, które objawiają się zarówno w procesie ich wystawiania jak i dalszego wykorzystania w rozliczeniach z kontrahentami jak i urzędem skarbowym.

Zanim jednak podatnik rozpocznie wystawianie faktur strukturyzowanych, musi złożyć odpowiednie zawiadomienie o podmiotach uprawnionych do dostępu do KSEF. Zawiadomienie to składa do właściwego naczelnika urzędu skarbowego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę firmy.

Obowiązek zgłaszania nie dotyczy podatnika, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, pod warunkiem, iż nie udzieli on osobie trzeciej upoważnienia do wystawiania faktur strukturyzowanych.

Faktura strukturyzowana a nota korygująca

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą błędy m.in. w postaci nieprawidłowych danych takich jak data wystawienia faktury, numer faktury, imiona i nazwiska stron transakcji wraz z adresami, numer NIP stron transakcji, data dostawy, nazwa, rodzaj towaru lub usługi ma prawo (w celu skorygowania błędnych wartości) wystawić fakturę zwaną notą korygującą.

Co bardzo ważne nie będzie możliwości wystawienia noty korygującej w postaci faktury strukturyzowanej.

Brak obowiązku posiadania dokumentacji w sprawie uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania

Nawiązując do art. 29a ust. 10 oraz ust. 13 i 14 ustawy o VAT podstawę opodatkowania obniża się o:

• kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen,
• wartość zwróconych towarów i opakowań,
• zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło,
• wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze,
• kwotę stanowiącą stwierdzoną pomyłkę na wystawionej fakturze sprzedaży, w której wykazano kwotę podatku VAT wyższą niż należna.

Jeżeli obniżenie podstawy opodatkowania oraz podatku VAT należnego (na skutek wystawionej faktury korygującej) w przypadkach, o których mowa w punktach 1-3, wówczas obniżenia podstawy opodatkowania (w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze pierwotnej) dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą:

• pod warunkiem, że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją.

Jeżeli jednak w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada powyżej dokumentacji to obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku VAT należnego podatnik dokona za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał tę dokumentację.

Co najważniejsze posiadanie dokumentacji uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania (w ww. okolicznościach) nie jest w ogóle wymagane w przypadku wystawienia faktury strukturyzowanej (sprzedaży i korygującej albo tylko korygującej).

To oznacza, że podatnik – sprzedawca może ująć wystawioną strukturyzowaną fakturę korygującą (do pierwotnej faktury sprzedaży) w miesiącu jej wystawienia (zaistnienia zdarzenia z punktu 1-3).

Natomiast nabywca towaru lub usługi, który otrzyma strukturyzowaną fakturę korygującą – będzie zobowiązany do zmniejszenia kwoty podatku VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym ją otrzymał (w systemie KSEF).

Szybszy zwrot podatku VAT w przypadku wystawiania przez podatnika wyłącznie faktur strukturyzowanych

Podatnik – sprzedawca wystawiający faktury strukturyzowane sprzedaży, który złoży wniosek o zwrot podatku VAT – będzie mógł otrzymać dany zwrot w terminie 40 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia JPK_V7, jeżeli dodatkowo spełni wszystkie poniższe warunki zaprezentowane w tabeli.

Jak widać, zachętą do korzystania już od 1 października 2021r. ze strukturyzowanych faktur sprzedaży ma być krótszy niż standardowy (60 dni) – 40-dniowy termin zwrotu podatku VAT.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że gdy podatnik – sprzedawca będzie wystawiać wyłącznie strukturyzowane faktury sprzedaży, to mimo wszystko naczelnik urzędu skarbowego tak jak w przypadku innych form faktur sprzedaży będzie mógł przedłużyć podatnikowi termin zwrotu nadwyżki podatku VAT.

Przedłużenie to może być skutkiem żądania zgłoszonego przez m.in. Komendanta Głównego Policji, Szefa CBA, Szefa ABW lub Prokuratora Generalnego w związku z prowadzonym postępowaniem na okres wskazany w żądaniu, nie dłuższy jednak niż 3 miesiące.

Brak obowiązku przekazania faktury dokumentującej wewnątrzwspólnotową dostawę nowych środków transportu

Jeżeli podatnik – sprzedawca dokonuje transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu na rzecz podmiotu działającego (zamieszkującego) w innym niż RP państwie członkowskim (innego niż podatnika VAT i VAT-UE albo osoba prawna niebędąca podatnikiem VAT, ale jest VAT-UE) to w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy, ma obowiązek przesłać kopię wystawionej faktury sprzedaży lub dane w niej zawarte do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Jeżeli jednak podatnik – sprzedawca wystawi strukturyzowaną fakturę sprzedaży dokumentującą ową wewnątrzwspólnotową dostawę nowego środka transportu na rzecz ww. podmiotu, to nie będzie zobligowany w ogóle to przesłania tej faktury do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Przepisy przejściowe

Końcowo warto podkreślić, iż gdy podatnik przed 1 października 2021r wystawił fakturę sprzedaży w dotychczasowej formie a następnie po 1 października 2021r. chciałby wystawiać fakturę korygującą do tej faktury ale w formie ustrukturyzowanej to po 1 października 2021r. będzie mógł to zrobić.

Jeżeli podatnik dokonał sprzedaży towarów lub usług we wrześniu 2021r. dla której ostateczny termin wystawienia faktury to 15 października 2021r., wówczas będzie mógł już w tych okolicznościach wystawić w październiku 2021r. (oczywiście do 15) fakturę sprzedaży w postaci ustrukturyzowanej.