Najczęstsze błędy przy odliczaniu VAT

Możliwość odliczania podatku VAT to spore udogodnienie dla przedsiębiorców. Dzięki temu nie muszą oni płacić pełnej ceny produktów i usług, jeżeli nabywają je w ramach prowadzonej działalności.

Aby jednak móc korzystać z tego uprawnienia, podatnik musi spełniać określone warunki i przestrzegać ustalonych przez prawodawcę zasad. W innym wypadku urząd skarbowy może zakwestionować prawo przedsiębiorcy do odliczenia podatku.

Przyjrzyjmy się zatem jakie błędy przy odliczaniu VAT są najczęściej popełniane, tak aby wiedzieć, jak unikać ich na przyszłość.

Odliczanie VAT bez rejestracji jako czynny podatnik VAT

Nie każdy przedsiębiorca musi być czynnym podatnikiem VAT, w wielu wypadkach bardziej opłaca się nim nie być. Dlatego też rejestracja firmy w CEIDG lub KRS nie oznacza automatycznie posiadania prawa do naliczania i odliczania VAT.

Aby móc to robić należy w pierwszej kolejności zarejestrować się jako czynny podatnik VAT.

Jeżeli w powyższym wypadku przedsiębiorca wyda kontrahentowi lub klientowi fakturę z naliczonym podatkiem od towarów i usług, ma on obowiązek odprowadzenia go do urzędu skarbowego.

Nie jest on zobowiązany do składania deklaracji, musi po prostu dokonać przelewu na rachunek organu do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystawiono fakturę.

Jednocześnie taki podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT od dokonanych zakupów. Na szczęście zakaz nie jest aż tak rygorystyczny.

„Zapominalski” przedsiębiorca może rozliczyć koszty, również jeżeli miały one miejsce przed rejestracją jako czynny podatnik VAT, musi tego jednak dokonać w trakcie trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (przy rozliczeniach miesięcznych), bądź dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych (przy rozliczeniach kwartalnych).

Odliczanie VAT z „zapomnianych” faktur

Błędy przy odliczaniu vat są również popełniane w przypadku odnalezienia starych faktur. Przedsiębiorca, który odnajdzie takie dokumenty i zdecyduje się odliczyć z nich podatek, musi pamiętać o kilku kwestiach.

Przede wszystkim może tego dokonać jedynie w trakcie trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczenia miesięczne) lub dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych (rozliczenia kwartalne).

Później trzeba już dokonywać korekty deklaracji VAT za okres, którego dotyczy taka faktura. Czas na to jest dosyć długi, bo wynosi aż 5 lat, licząc od końca roku, w którym dokument został wystawiony.

Odliczanie VAT w przypadku zakupów niedotyczących działalności

Prawo podatkowe nie wskazuje dokładnie jakie wydatki kwalifikują się do ujęcia w księgach rachunkowych, a jakie nie.

Błędy przy odliczaniu vat w tej materii najczęściej popełniają osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze. W tym bowiem wypadku linia między życiem zawodowym a prywatnym jest bardzo cienka i często się zaciera.

Istnieje wiele składników majątkowych, które są używane zarówno w firmie, jak i poza nią. Przykładem niech będzie samochód – jeżeli przedsiębiorca używa go wyłącznie w celach zawodowych, np. aby dojeżdżać do klientów, wówczas może odliczać 100% VAT z faktur za zakup paliwa (musi jednak pamiętać o ewidencji przebiegu pojazdu).

Inaczej jest już, jeżeli pojazd jest użytkowany w dwojaki sposób – dla celów firmowych i prywatnych. Wtedy to może odliczyć jedynie 50% podatku.

Rozliczanie faktur może być kłopotliwe również w przypadku prowadzenia firmy w domu (mieszkaniu). W takich przypadkach ryzyko błędnego zaliczenia wydatku jest jeszcze większe. Przyjmijmy że przedsiębiorca posiada biuro w domu, do którego zaprasza klientów i kontrahentów.

Czy wtedy może odliczyć zakup ekspresu do kawy, wody butelkowanej, ręczników papierowych czy też rzutnika, który może służyć np. do pokazywania prezentacji? Nie ma na to jednoznacznej odpowiedzi, wszystko zależy tutaj od indywidualnych okoliczności oraz charakteru prowadzonej działalności.

Błędy przy odliczaniu vat a koszty reprezentacji

Nikt się do tego nie przyzna, ale zapewne wielu przedsiębiorców niejednokrotnie pomyliło koszty na marketing z kosztami na reprezentację.

Błąd ten może okazać się kosztowny, bowiem pierwsza grupa wydatków może zostać zaliczona w koszty, druga już nie.

Trzeba pamiętać, że koszty reprezentacyjne są ponoszone w celu kreowania pozytywnego wizerunku firmy i budowania relacji z klientami, kontrahentami lub partnerami biznesowymi.

Nie mają one jednak charakteru reklamowego, dlatego też nie można odliczać podatku od faktur otrzymanych przy zakupie takich towarów.

Do kosztów reprezentacyjnych zaliczamy między innymi wydatki poniesione na:

• „upominki” dla kontrahentów o znacznej wartości – np. markowe pióra, zegarki, bony zakupowe;
• alkohol – np. wino czy whisky wręczane kontrahentowi nie stanowi kosztu w rozumieniu przepisów ustawy o VAT;
• kolacje biznesowe – nie chodzi o wszystkie spotkania biznesowe, a te odbywające się w szczególnie eleganckich restauracjach;
• organizację bankietów i przyjęć – wydarzenia z oprawą cateringową, muzyczną, dekoracjami nie stanowią kosztów;
• remont i wyposażenie reprezentacyjnych pomieszczeń – np. salonów gościnnych dla kontrahentów z luksusowym wystrojem i wyposażeniem;
• zakup materiałów promocyjnych o wysokiej wartości jednostkowej – np. skórzane teczki, eleganckie zestawy piśmiennicze z logo firmy.

Odliczanie VAT z paragonów

Aktualnie, aby uzyskać fakturę VAT, należy poinformować sprzedawcę w trakcie dokonywania zakupu. W innym wypadku może on wystawić paragon, którego nie można już „zmienić” na fakturę.

Z paragonu można odliczyć podatek, musi on jednak posiadać co najmniej NIP.

Zasadą jest, że do odliczenia VAT nadają się wyłącznie dokument zawierający co najmniej NIP kupującego. Zatem zarówno faktury jak i paragony, na których nie widnieje ten numer, nie nadają się do ujmowania w księgach.

Błędy przy odliczaniu vat a stawka podatku

Stawka podatku od towarów i usług może być różna. Przedsiębiorca musi o tym pamiętać przy rozliczaniu VAT.

Istnieją produkty zwolnione z podatku lub ze stawką niższą, niż ta standardowa (np. VAT na książki wynosi 5%, zamiast standardowej stawki 23%).

Błędy przy odliczaniu vat mogą pojawiać się szczególnie w sytuacjach, gdy:

• księgowana jest usługa kompleksowa (składająca się z kilku czynności – usługi głównej i innych usług pobocznych), wówczas odliczyć należy VAT przynależny do usługi głównej. Przykładem mogą być usługi budowlane – budowa, remont czy modernizacja podlega pod stawkę 8%, natomiast towary budowlane już 23%. Korzystając z usługi kompleksowej (towar + budowa) przedsiębiorca otrzyma fakturę z 8% VAT.
• rząd stosuje tymczasowe zmiany stawek – dochodziło do tego często w ostatnich latach, kiedy to stawka na paliwo zmalała do 8%, a na żywność 0%. Łatwo mogło dojść do pomyłki i zaksięgowania „na pamięć” faktur na paliwo jako 23%.

Odliczanie VAT z faktur wystawionych przez podmioty nieistniejące lub niezarejestrowane jako vatowcy

Jeśli sprzedawca nie jest czynnym podatnikiem VAT, to mimo że może wystawiać faktury, to nie powinien wykazywać na nich podatku od towarów i usług. Jeżeli to zrobi, naraża nie tylko siebie na odpowiedzialność skarbową, ale również kupującego.

Taki dokument może bowiem zostać uznany za „pustą fakturę”, a odliczenie VAT zakwestionowane przez organy podatkowe.

Podobnie będzie w sytuacji, gdy fakturę wystawi podmiot fikcyjny (np. nieistniejącą spółkę z o.o.). Odliczenie VAT z dokumentu pochodzącego od takiego podmiotu jest niezgodne z prawem.

Co więcej, podatnik ma prawny obowiązek weryfikacji kontrahentów. Jeżeli zatem organ udowodni mu brak należytej staranności w tym zakresie, konsekwencje mogą wybiegać daleko poza obowiązek zwrotu podatku, może być to nawet zarzut udziału w karuzeli podatkowej.

Odliczanie VAT przed otrzymaniem faktury

Inne błędy przy odliczaniu vat mogą być także związane z nieprawidłowym ujęciem dokumentu sprzedaży w księgach. Podatnik może odliczyć VAT dopiero w okresie, w którym otrzymał fakturę.

Ujęcie podatku w księgach z datą wcześniejszą jest nieprawidłowe. W takiej sytuacji przedsiębiorca będzie zmuszony dokonać korekty.

Błędy przy odliczaniu vat mogą mieć przykre skutki

Odliczanie VAT to prawo każdego czynnego podatnika VAT. Należy to jednak robić z zachowaniem daleko idącej ostrożności i dokładności, bowiem błędy przy odliczaniu VAT mogą szybko się zemścić.

Nieprawidłowe odliczenie VAT może mieć poważne skutki, nie tylko te finansowe, ale również karne. Konieczność złożenia korekty to najmniejsza z dolegliwości. Jeżeli bowiem organ zakwestionuje prawo podatnika do odliczenia VAT, ten może być zmuszony do zwrotu całego podatku naliczonego razem z odsetkami.

Dodatkowo organ może nałożyć na przedsiębiorcę tzw. dodatkowe zobowiązanie (forma kary) w wysokości:

• 30% kwoty zaniżonego zobowiązania lub zawyżonego zwrotu VAT;
• 20% – jeżeli podatnik sam złoży korektę jeszcze przed wszczęciem kontroli.

Jeżeli dojdzie do uznania, że przedsiębiorca brał udział w karuzeli vatowskiej (odliczał podatek z pustych faktur), może również odpowiadać karnie.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego