Najczęstsze błędy w sprawozdaniach finansowych

Koniec roku to czas podsumowań. Jedni mogą to traktować jako czas na refleksje, inni muszą podejść do tematu nieco bardziej na poważnie.

Dla przedsiębiorców prowadzących pełna księgowość (w szczególności dla spółek prawa handlowego) zakończenie roku kalendarzowego oznacza konieczność sporządzenia rachunku zysków i strat ich biznesów.

Sporządzając taki dokument, trzeba być bardzo ostrożnym, bowiem nawet z pozoru niewielki błąd może mieć głębokie i przykre konsekwencje.

Sprawdźmy zatem jakie są najczęstsze błędy w sprawozdaniach finansowych, tak aby siadając do nich, wiedzieć na co zwracać największą uwagę.

Błędy w sprawozdaniach finansowych – istotne i nieistotne

Prawo podatkowe nie należy do najprostszych. Dlatego też nie dziwi, że nawet najbardziej doświadczeni księgowi popełniają błędy przy sporządzaniu sprawozdań finansowych. Nie zawsze jednak pomyłka oznacza, iż dokument staje się nierzetelny.

Błędy w sprawozdaniach finansowych możemy podzielić na istotne i nieistotne.

W przypadku tych pierwszych należy jak najszybciej je poprawić w ramach korekty, w drugim przypadku nie będzie to aż tak pilne, czy niekiedy nawet konieczne.

Sprawozdanie finansowe ma na celu zapewnienie przejrzystości i wiarygodności działań przedsiębiorcy, a także dostarczanie istotnych informacji finansowych o jego biznesie, przydatnych podmiotom zainteresowanym w podejmowaniu decyzji ekonomicznych (np. w podjęciu decyzji o inwestowaniu w spółkę lub w udzieleniu jej kredytu).

Dlatego też staranność w sporządzaniu tego dokumentu jest tak istotna.

Błędy istotne to takie, które mają znaczący wpływ na ocenę sytuacji finansowej podmiotu lub wyników jej działalności przez inwestorów, kontrahentów czy kredytodawców.

Konsekwencją ujawnienia takich błędów, oprócz kar finansowych, jest również utrata zaufania partnerów biznesowych, a nawet obniżenie wartości rynkowej firmy.

Z kolei błędy nieistotne to omyłki niemające większego znaczenia dla rzetelności sprawozdania. Nie mają one wpływu na decyzję podmiotów zainteresowanych sytuacją przedsiębiorstwa. Ocena finansowa spółki pozostaje niezmienna.

Ważne! O tym, czy błąd był istotny czy też nie decyduje sam przedsiębiorca.

Na początek – niedokładne weryfikowanie sporządzonych sprawozdań

Przechodząc do najczęstszych błędów w sprawozdaniach finansowych, pierwszym, na jaki powinni zwrócić uwagę księgowi jest brak właściwej weryfikacji dokumentów.

W okresie sprawozdawczym biura rachunkowe są obłożone pracą do maksimum.

W takich warunkach łatwo o błąd tym bardziej kiedy księgowy obsługuje nie jedną, a kilkanaście firm. Ważne jednak, aby sprawozdania (po ich sporządzeniu, a jeszcze przed zatwierdzeniem) były dokładnie sprawdzone przez innego pracownika biura.

Jeżeli błąd został wykryty przed sporządzeniem sprawozdania, należy go poprawić. Nieistotne czy był on istotny czy też nie, lepiej nie pozostawiać tego do oceny odpowiedniego organu finansowego.

W sytuacji jednak gdy błąd ujawni się po sporządzeniu sprawozdania, w zależności od jego istotności, są dwie ścieżki postępowania:

• jeśli błąd był istotny – należy dokonać korekty w księgach rachunkowych i ponownie sporządzić sprawozdanie finansowe;
• jeśli był nieistotny – sporządzone sprawozdanie pozostawia się bez zmian, natomiast skutki błędu ujmuje się w księgach za nowy rok podatkowy.

Skorzystanie z uproszczeń bez uchwały

Częstym błędem w sprawozdaniach finansowych jest stosowanie uproszczeń w sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie ma do nich prawa. W art. 3 ust. 1a) – 1d) ustawy o rachunkowości znajdziemy nowe definicje jednostek mikro, małych, średnich i dużych.

Jeżeli podmiot spełnia wymogi stawiane dla mikro, małego lub średniego przedsiębiorcy ma prawo do skorzystania z właściwego uproszczenia.

Trzeba jednak pamiętać, że samo spełnienie przesłanek ustawowych nie uprawnia jeszcze jednostki do skorzystania ze wspomnianej instytucji.

Ustawa zastrzega, że do tego potrzebne jest podjęcie uchwały w przedmiocie jej zastosowania przez właściwy organ zatwierdzający jednostki. Wymaga to również uwzględnienia takiej formy w polityce rachunkowości przedsiębiorcy.

Nieprawidłowa klasyfikacja danych finansowych 

Przeoczenie, zaniedbanie, brak odpowiedniej wiedzy, czy nawet celowe działanie mające na celu manipulację danymi finansowymi, może spowodować, że dana transakcja zostanie przypisana do niewłaściwej kategorii.

Nieprawidłowa klasyfikacja danych finansowych w sprawozdaniu finansowym należy traktować jako istotny błąd, gdyż może on prowadzić wprost nieprawidłowej interpretacji wyników finansowych przedsiębiorstwa.

Cyferki w rubrykach muszą się zgadzać, pomylenie aktywów z pasywami może poważnie zniekształcić wydźwięk całego sprawozdania.

Nieprawidłowo zastosowane stawki amortyzacji

Kolejnym często powielanym błędem, jest ten związany ze stawkami amortyzacyjnymi.

Niewłaściwe zastosowanie stawek w sprawozdaniach finansowych może prowadzić do błędnych obliczeń kosztów oraz wartości aktywów.

Konsekwencją są istotne błędy w sprawozdaniach finansowych. Stawki amortyzacji powinny być zgodne z przepisami ustaw podatkowych, jak i standardami rachunkowości, a także odpowiadać rzeczywistej utracie wartości składników majątkowych przedsiębiorstwa.

Stawka amortyzacyjna może być za wysoka, za niska lub niedostosowana do zmian w wartościach aktywów.

Przedsiębiorca może również zastosować błędną metodę amortyzowania aktywów (np. zastosowanie amortyzacji przyśpieszonej do gruntów).

Ostatecznie pomyłka może być również popełniona w ustalaniu okresu użytkowania. Zbyt długi okres użytkowania spowoduje, że amortyzacja będzie zaniżona, a zbyt krótki okres – zawyżona.

Ułatw sobie pracę przygotowując sprawozdanie – załóż konto i korzystaj z licznych automatyzacji

Błędy w wycenie aktywów i zobowiązań

Innym dosyć istotnym błędem w sprawozdaniu jest nierzeczywista wycena aktywów i zobowiązań.

Zawyżenie wartości zapasów, nieruchomości lub środków trwałych, błędna wycena instrumentów finansowych, czy też nieuznanie rezerw na potencjalne straty (np. na zobowiązania sądowe, noty odsetkowe, odpisy aktualizujące czy kary umowne) powoduje, że wyniki finansowe wykazane w sprawozdaniu mogą się dalece różnić od rzeczywistego stanu przedsiębiorstwa.

Pominięcie lub „przekłamanie” istotnych informacji

Może być to błąd, a może być działanie celowe. Niezależnie od tego, pominięcie lub przeinaczenie istotnych informacji dotyczących przedsiębiorcy, może mieć bardzo negatywne konsekwencje.

Wśród omawianych „pomyłek” możemy wyróżnić nieujawnienie ryzyk finansowych (ryzyko walutowe, ryzyko kredytowe), niezamieszczenie istotnych zdarzeń po dniu bilansowym, niewłaściwe zastosowanie ulg podatkowych lub odpisów amortyzacyjnych, czy też nieuzasadnione zmiany zasad rachunkowości.

Nieistotne błędy w sprawozdaniach finansowych

Omówione powyżej błędy miały charakter istotny. Warto jednak wskazać również na te nieistotne, aby każdy, kto zasiada do sprawozdania finansowego, wiedział, w jakim miejscu może popełnić omyłkę.

Do nieistotnych błędów w sprawozdaniach finansowych zaliczamy:

• błędy techniczne, takie jak literówki, nieścisłości w tabelach niewpływające na dane liczbowe, pominięcie marginalnych szczegółów w dodatkowych informacjach;
• błędy w zaokrągleniach kwot – chodzi o różnice wynikające z zaokrąglania kwot w sytuacjach, gdy np. przepisy podatkowe stawiają inne wymogi, niż wynikałoby to z zasad matematycznych;
• błędny w klasyfikacji drobnych kwot – np. niewłaściwe zaklasyfikowanie niewielkich wydatków w ramach jednej kategorii;
• różnice w wycenie – chodzi tu np. o niedokładności w kalkulacji amortyzacji, które jednak nie mają istotnego wpływu na wynik finansowy.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego