Najem urządzeń i narzędzi w firmie a koszt uzyskania przychodów

Prowadzenie działalności gospodarczej stawia przed przedsiębiorcą szereg wyzwań. Na niektóre może się przygotować wcześniej, inne wymuszają od niego podejmowania szybkich działań.

Nie inaczej jest z pozyskiwaniem urządzeń i narzędzi do prowadzenia firmy. W sytuacji gdy przedsiębiorca przewiduje, iż dana maszyna będzie mu niezbędna do prowadzenia firmy, decyduje się na jej zakup lub leasing.

W przypadku natomiast gdy potrzeba taka jest jednorazowa lub krótkotrwała, wystarczy najem urządzeń. Wynajem lub dzierżawa jest również świetnym rozwiązaniem, gdy przedsiębiorca nie może lub nie chce jednorazowo inwestować w określony środek, co nie powinno dziwić, gdyż ceny urządzeń wykorzystywanych przy prowadzeniu przedsiębiorstwa mogą iść w setki tysięcy złotych.

Jak zatem wygląda najem urządzeń i narzędzi w firmie i czy stanowią one koszt uzyskania przychodów? Sprawdźmy.

Wynajem urządzeń i narzędzi w firmie – czy warto?

Mimo iż najlepiej korzysta się z własnego sprzętu, kiedy nie musimy się martwić o jego uszkodzenie czy utratę, to nie zawsze będzie to opłacalne. Ceny wielu urządzeń czy narzędzi niezbędnych do prowadzenia firmy są aktualnie bardzo drogie.

Chcąc dokonać ich zakupu często trzeba się liczyć na wydatek rzędu kilkudziesięciu czy kilkuset tysięcy złotych. Nie posiadając takich środków koniecznym byłoby posiłkowanie się kredytem. Czy byłoby to bardziej opłacalne od najmu lub dzierżawy? To już sprawa dyskusyjna.

Niekiedy najem staje się korzystniejszą opcją od zakupu jeszcze z jednego powodu. Dany sprzęt jest potrzebny przedsiębiorcy wyłącznie okazjonalnie. Otrzymuje on specyficzny rodzaj zlecenia, do którego wymagane są specjalistyczne narzędzia.

Dokonuje on ich najmu, płaci jednorazowy czynsz, świadczy zamówioną usługę i oddaje narzędzia wynajmującemu. Nie musi nabywać ich na własność, co z całą pewnością pozwala mu zaoszczędzić na całym procederze.

Reasumując, jeśli przedsiębiorca jest pewny, że z danego sprzętu będzie często (na co dzień) i regularnie korzystał, wówczas warto zaoszczędzić lub pożyczyć pieniądze i dokonać jego zakupu.

Nabycie własnego urządzenia z całą pewnością zwiększa komfort pracy, nie powoduje dodatkowego stresu związanego z możliwością uszkodzenia rzeczy czy jej niespodziewanego odebrania przez wynajmującego.

Jeżeli jednak dana maszyna jest wyłącznie potrzebna jednorazowo lub do sporadycznego użycia, zakup na własność może być mniej korzystny. Zamiast wydawać wysokie kwoty lepiej opłacić kilka rat czynszu, co z całą pewnością zadowoli budżet firmy.

Najem urządzeń może być krótko lub długoterminowy.

W pierwszym wypadku czynsz jest najczęściej jednorazowy. W drugim – przedsiębiorca rozlicza się w systemie miesięcznym, tak jak to wygląda w popularnym leasingu operacyjnym.

Jakie wymogi stawia najem urządzeń?

Zwykły najem urządzeń (tj. dotyczący osób fizycznych) nie jest zazwyczaj zbyt problematyczny. Wystarczy zwykle okazanie dowodu, podpisanie krótkiej umowy i dane narzędzie ląduje w rękach najemcy.

Bardziej restrykcyjne są już umowy zawierane przez przedsiębiorców, czyli osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą lub spółki.

Tutaj zawierane kontrakty są dłuższe, bardziej skomplikowane, wymagające wskazania na większą ilość danych, jak np. dołączenie odpisów NIP, KRS czy REGON. Najem urządzeń wymaga często również dokonania zabezpieczenia, np. w postaci wpłaty kaucji czy dokonania zastawu.

Uzyskanie dostępu do niektórych maszyn i narzędzi może wiązać się również z obowiązkiem okazania określonych zezwoleń. Dla przykładu, zaawansowany sprzęt budowlany może wymagać legitymowania się dokumentem potwierdzającym kwalifikacje przedsiębiorcy lub jego pracownika do jego użytkowania.

Nie powinno dziwić, że wynajmujący chcąc mieć gwarancję, że pożyczany sprzęt będzie użytkowany we właściwy i zgodny z przeznaczeniem sposób, będzie zażądał okazania właściwych uprawnień. W końcu to ostatecznie on jest odpowiedzialny za swój sprzęt.

Najem urządzeń a dzierżawa

Warto wskazać na podstawie jakich zobowiązań przedsiębiorca może użytkować „wypożyczone” maszyny do wykonywania swojej działalności gospodarczej. Najczęściej spotykane umowy w obrocie gospodarczym to najem, dzierżawa oraz leasing.

Umowa najmu to umowa, na podstawie której wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas z góry określony lub nieoznaczony (nieokreślony w umowie), a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz (jednorazowo lub co miesiąc).

Przez umowę dzierżawy rozumiemy z kolei umowę, która zobowiązuje wydzierżawiającego oddać dzierżawcy rzecz do używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a dzierżawca zobowiązuje się płacić wydzierżawiającemu umówiony czynsz.

Umowa leasingu czerpie pełnymi garściami z dwóch poprzednich umów, jest tu jednak jeden ważny dodatkowy element. Mianowicie ten rodzaj zobowiązania zobowiązuje leasingodawcę (finansującego) do nabycia rzeczy od oznaczonej osoby i na warunkach określonych w umowie leasingu, a następnie do oddania nabytej rzeczy leasingobiorcy (korzystającemu) do używania albo używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony. Leasing rozliczany jest w systemie miesięcznym.

Najem urządzeń a koszt uzyskania przychodów

Najem, dzierżawa oraz leasing stanowią koszt uzyskania przychodów przedsiębiorcy, o ile wykorzystuje on dane urządzenie do prowadzenia działalności gospodarczej, tj. w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

To, w jaki sposób koszty te zostają księgowane, zależy od zapisów umownych.

Jeżeli przedsiębiorca przyjmuje do używania obce środki trwałe (na mocy umowy najmu, dzierżawy lub leasingu) do odpłatnego używania lub również pobierania pożytków na czas oznaczony, środki te i wartości zalicza się do aktywów trwałych korzystającego.

Aby tak jednak się stało, umowa musi spełniać co najmniej jeden z następujących warunków:

• przenosi własność jej przedmiotu na korzystającego po zakończeniu okresu, na który została zawarta;
• zawiera prawo do nabycia jej przedmiotu przez korzystającego, po zakończeniu okresu, na jaki została zawarta, po cenie niższej od wartości rynkowej z dnia nabycia;
• okres, na jaki została zawarta odpowiada w przeważającej części przewidywanemu okresowi ekonomicznej użyteczności środka trwałego lub prawa majątkowego, przy czym nie może być on krótszy niż 3/4 tego okresu;
• suma opłat, pomniejszonych o dyskonto, ustalona w dniu zawarcia umowy i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania, przekracza 90% wartości rynkowej przedmiotu umowy na ten dzień;
• zawiera przyrzeczenie finansującego do zawarcia z korzystającym kolejnej umowy o oddanie w odpłatne używanie tego samego przedmiotu lub przedłużenia umowy dotychczasowej, na warunkach korzystniejszych od przewidzianych w dotychczasowej umowie;
• przewiduje możliwość jej wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe z tego tytułu koszty i straty poniesione przez finansującego pokrywa korzystający;
• przedmiot umowy został dostosowany do indywidualnych potrzeb korzystającego.

W takiej sytuacji przedmiot umowy znajduje się w środkach trwałych przedsiębiorcy i podlega amortyzacji. Opłata podstawowa dzielona jest na część kapitałową, która stanowi spłatę zobowiązania oraz część odsetkową, która stanowi koszt finansowy.

Z kolei w przypadku gdy najem (dzierżawa, leasing) nie spełnia wyżej wymienionych wymogów, urządzenie pozostaje w środkach trwałych właściciela rzeczy (wynajmującego, wydzierżawiającego).

Przedsiębiorca natomiast zalicza cały koszt czynszu w koszty uzyskania przychodów.

Zasadą przy tym jest, że przedsiębiorca zalicza owy czynsz do kosztów działalności operacyjnej lub pozostałych kosztów operacyjnych, jeśli stosuje wariant porównawczy rachunku zysków i strat.

Jeżeli stosuje wariant kalkulacyjny, wydatki te zalicza do kosztów wytworzenia, ogólnego zarządu lub sprzedaży bądź do kosztów pozostałej działalności operacyjnej, zależnie od celu użytkowania przedmiotu umowy.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego