Nota odsetkowa – kiedy mamy prawo ją wystawić?

Prowadzenie działalności gospodarczej nie jest łatwym zadaniem. Szczególnie pod względem finansowym.

Wystawienie faktury kontrahentowi nie stanowi gwarancji jej opłacenia. Mimo to wszelkie obciążenia podatkowe powstają już z chwilą wystawienia dokumentu.

Jednym z narzędzi przedsiębiorcy do zmuszenia dłużnika do zapłaty jest naliczanie mu odsetek. Mogą one zostać określone w umowie stron lub może się to odbywać na podstawie warunków ustawowych.

Co istotne, odsetki mogą być pobierane również w przypadku kwoty już opłaconej. Aby jednak można było domagać się owych odsetek, potrzebna jest nota odsetkowa.

Czym jest nota odsetkowa?

Nieterminowe opłacanie faktur stanowi dla przedsiębiorcy źródło dużego stresu. Mimo że nie otrzymał on pieniędzy, musi odprowadzić wszelkie podatki i składki ZUS.

Z uwagi również na fakt, że świadczenie ma charakter pieniężny, nie ma on możliwości skorzystania z kar umownych, aby przymusić kontrahenta do zapłaty. Pozostają jedynie odsetki.

Żądanie odsetek za nieterminową zapłatę należności należy sporządzić w formie noty odsetkowej. Najprościej rzecz ujmując jest to dokument wzywający do zapłaty odsetek naliczonych od kwoty głównej długu, jeżeli wystąpiło opóźnienie w świadczeniu.

Notę wystawia się do faktury, która została już opłacona, lecz zapłata wpłynęła po terminie płatności. Nie ma tutaj znaczenia czy umowa z kontrahentem wskazuje na możliwość wystawienia takiej noty oraz czy określa wysokość odsetek.

Notę odsetkową można wystawić również w sytuacji, gdy na fakturze nie została umieszczona jakakolwiek informacja o naliczaniu odsetek w przypadku nieterminowej płatności. Do wystawienia noty wystarczy jedynie aby termin został uchybiony.

Ważne! Prawo do żądania odsetek z tytułu nieterminowego opłacenia faktury ma swoje źródło w Kodeksie cywilnym, a dokładniej w art. 481 § 1 ustawy. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Jak wysokie mogą być odsetki?

Odpowiedzią na powyższe pytanie jest – to zależy. Zależy głównie od tego czy strony zdecydują się ustalić w umowie niniejszą kwestię. Ustawa pozwala stronom na indywidualne umowne określenie wysokości odsetek za zwłokę.

Nie ma tutaj jednak pełnej swobody. Przepisy KC stawiają bowiem granicę dla maksymalnej wysokości odsetek. Zgodnie z art. 359 § 2[1] KC maksymalna wysokość odsetek wynikających z czynności prawnej nie może w stosunku rocznym przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych.

Odsetki ustawowe równe są stopie referencyjnej NBP powiększonej o 3,5 punktu procentowego. Stopa referencyjna określa rentowność 7-dniowych bonów pieniężnych emitowanych na rynku międzybankowym.

Aktualnie (marzec 2023 roku) jest to 6,75% rocznie. Zatem odsetki ustawowe równe są 10,25% w skali roku, a odsetki maksymalne to 20,5% w skali roku.

Oprócz ustalenia odsetek strony mogą również określić między innymi:

• datę, po upływie której rozpocznie się naliczanie odsetek, oraz
• moment, w którym nastąpi zakończenie naliczania odsetek.

Jeżeli dojdzie do powstania długu, a strony nie ustaliły kwestii odsetek w umowie, wierzyciel ma prawo do naliczania odsetek ustawowych (10,25% w skali roku).

Jakie elementy powinna mieć nota odsetkowa?

Ustawodawca nie określił specjalnych wymogów dla noty odsetkowej, jej forma może zatem być dowolna. Dokument musi jednak spełniać podstawowe warunki zastrzeżone dla pism formalnych oraz posiadać takie elementy, które wskazywałyby na podstawę żądania oraz sposób wyliczania odsetek.

Nota odsetkowa powinna zawierać co najmniej:

• datę sporządzenia;
• dane wierzyciela i dłużnika;
• wskazanie dowodu (tytułu prawnego) będącego podstawą żądania – w tym wypadku należy podać numer identyfikacyjny faktury oraz datę jej wystawienia;
• opis transakcji oraz jej wartość;
• kwotę należnych odsetek;
• termin płatności zobowiązania wraz z odsetkami;
• sposób zapłaty zobowiązania;
• podpis wystawcy noty.

Wzór noty odsetkowej

Jak wskazałem wyżej, nota korygująca nie jest pismem silnie sformalizowanym. Może przyjmować zatem różne formy, ważne aby posiadała najistotniejsze elementy. Wzór noty tutaj.

Jak zaksięgować notę odsetkową?

Wystawiając notę odsetkową przedsiębiorca musi przygotować się na dwa przyszłe scenariusze. Ten, w którym odsetki nie stanowią jeszcze przychodu oraz ten, w którym zaczną już go stanowić.

Powyższe wynika jasno z ustaw podatkowych. Sprawa ma się niemal identycznie w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych oraz osób prawnych. Zatem niezależnie czy notę wystawi osoba prowadząca jednoosobową działalność, czy spółka prawa handlowego, scenariusz będzie podobny.

Odpowiednio przepis art. 14 ust. 3 pkt 2 ustawy o PIT oraz art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT wskazują, iż do przychodów nie zalicza się kwot naliczonych, lecz nieotrzymanych odsetek od należności.

Oznacza to, że odsetki w chwili wystawiania noty odsetkowej nie stanowią jeszcze przychodu. Dopiero po opłacaniu ich przez dłużnika przedsiębiorca będzie zobowiązany do zaliczenia rzeczonej kwoty do przychodu i wyliczenia podatku dochodowego.

W praktyce rachunkowej przyjmuje się, iż w przypadku jeszcze nieopłaconych odsetek należy stworzyć konto analityczne, na którym zostaną ujęte naliczone odsetki:

• Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”;
• Ma konto 75-0 „Przychody finansowe”.

Nota odsetkowa – podsumowując

Nota odsetkowa stanowi formę przedsądowego wezwania dłużnika do uiszczenia odsetek za opóźnienie w spłacie kwoty głównej zobowiązania. Notę należy wystawić co najmniej dzień po terminie, jaki został wyznaczony dłużnikowi na uregulowanie długu podstawowego.

Wysokość odsetek zależy od tego, w jaki sposób unormują to same strony. Mogą one w umowie dokładnie określić ich wysokość lub sposób ustalania, lub też mogą zdać się na regulacje ustawowe i pozostać przy odsetkach ustawowych.

Nota odsetkowa sama w sobie nie jest źródłem przychodu (jak ma to miejsce w przypadku faktur). Jej wystawienie nie wiążę się z obowiązkiem zapłacenia podatku. Obowiązek ten powstaje dopiero w chwili gdy dłużnik dokona zapłaty odsetek.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego