Odzież robocza w kosztach firmy

W niektórych zawodach ubrania specjalistyczne to nieodzowny ich element.

Ciężko bowiem wyobrazić sobie budowlańca bez kasku i butów ochronnych czy pracownika chłodni bez ciepłego polaru lub kurtki.

Podobnie jest z tzw. prestiżowymi zawodami, które wymagają od osób je wykonujących eleganckiego i schludnego ubioru. Odzież robocza przy tym nie jest tania, szybko się zużywa, no i w wielu wypadkach tej samej sztuki ubrania nie można nosić codziennie z powodów czysto higienicznych.

Większość tych produktów przedsiębiorca odliczy sobie od przychodu, o ile ubiór będzie spełniał ustawowe przesłanki. Jaką zatem odzież można wliczyć w koszty i jak należy tego dokonać? O tym poniżej.

Odzież robocza w kosztach firmy – dla kogo?

Jest wiele zawodów, które wymagają odpowiedniego, często specjalistycznego ubioru.

Niekiedy chodzi tu o kwestie wizerunkowe, jak np. w wypadku adwokatów, w innym o czysto funkcjonalne i zgodne z wymogami BHP, np. w przypadku mechaników samochodowych czy wspomnianych na wstępie budowlańców.

Na pierwszy ogień pójdzie odzież robocza w rozumieniu przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Nie ma bowiem w tym wypadku większych kontrowersji.

Odzież taka jest wymagana przez Kodeks pracy, a zatem nie ma tutaj rozbieżności interpretacyjnych pozwalających zaliczyć wydatki na jej zakup w koszty uzyskania przychodu.

Warto wskazać, że nie jest istotne czy mówimy o jednoosobowej działalności gospodarczej, czy dużej spółce z o.o., bowiem zarówno ustawa o PIT w art. 22, jak i ustawa o CIT w art. 15 niemal identycznie definiują pojęcie kosztów.

Same cechy odzieży nie są jednak jedynym wyznacznikiem tego czy można zaliczyć je do kosztów.

Oprócz tego, że ubranie musi być „robocze”, to dodatkowo zakres czynności wykonywanych przez przedsiębiorcę w prowadzonej działalności musi wskazywać na potrzebę nabycia takich produktów.

A zatem, jeśli firma budowlana nabędzie kaski ochronne, kamizelki odblaskowe, ocieplane rękawice czy buty ze wzmocnionymi noskami, nie ma problemu.

Żaden urząd skarbowy nie powinien tego negować.

Inaczej jednak będzie już w przypadku np. programisty, który dokona zakupu spodni i koszuli BHP. Tutaj to już z całą pewnością nie przejdzie. Mimo że praca informatyka może kojarzyć się z flanelową koszulą, to nie jest to rodzaj działalności, który wymaga specjalnego stroju ochronnego (ocieplanego).

Odzież robocza a potrzeba konkretnego rodzaju stroju

Inaczej niż przy ubiorze BHP wygląda sprawa „zwykłej” odzieży, która zostaje nabyta wyłącznie do celów związanych z pracą. Osoby występujące publicznie, pełniące ważne funkcje w firmie czy też osoby zaufania publicznego (jak np. notariusz), dla zachowania prezencji odpowiedniej do wykonywanego zawodu sięgają po strój bardzo elegancki i reprezentatywny.

Odzież ta nierzadko nie nadaje się do użytku codziennego, w końcu mało kto wybiera dwurzędowy garnitur na spacer czy zakupy spożywcze. Pojawia się zatem pytanie – czy jest to odzież robocza?

Przedsiębiorcy mogą traktować strój formalny jako odzież roboczą i zakładać go wyłącznie do pracy. Nic to jednak nie da, bo organy podatkowe myślą zupełnie odwrotnie.

Dla potwierdzenia możemy wskazać interpretację Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej z dnia 6 października 2022 roku (znak: 0114-KDIP3-1.4011.756.2022.2.MS2). Dyrektor KIS stwierdził w niej, że codzienna, standardowa odzież (w szczególności garnitury, garsonki, koszule, krawaty i akcesoria garniturowe) i buty są ze swej natury rzeczami osobistymi, dlatego wydatków na ich zakup przez przedsiębiorcę nie zalicza się do firmowych kosztów podatkowych – bez względu na to czy i w jakim stopniu są używane w trakcie wykonywanej działalności.

W ocenie organu skarbowego, aby wydatki ponoszone w działalności gospodarczej mogły stanowić koszty podatkowe, muszą być poniesione wyłącznie na potrzeby tej działalności.

Takie wydatki nie mogą mieć charakteru osobistego, bowiem wydatki osobiste nie mają na celu uzyskania przychodu z działalności gospodarczej czy zachowania lub zabezpieczenia tego źródła przychodu.

Odzież robocza – wystarczy logo firmy

Jednocześnie Dyrektor KIS w wyżej przytoczonym stanowisku zauważył, że wydatki na zakup odzieży oraz butów można by uznać za koszty podatkowe w prowadzonej działalności gospodarczej jedynie wówczas, gdyby ubiór ten utracił charakter osobisty, np. poprzez trwałe opatrzenie zakupionej odzieży cechami charakterystycznymi logo reprezentowanej przez podatnika firmy.

Oznacza to, że możliwe jest zaliczenie „zwykłej” odzieży do kosztów, o ile będzie ona nosiła jakiś emblemat wskazujący na działalność gospodarczą przedsiębiorcy.

Z tego typu ubiorem często spotkamy się w dyskontach spożywczych, gdzie pracownicy supermarketów noszą koszulki lub bluzy oznakowane logiem sklepu.

Jak księgować odzież roboczą?

Nie ma żadnych wątpliwości, że obowiązek zakupu odzieży roboczej spoczywa na przedsiębiorcy (pracodawcy). Jeżeli nie chodzi o odzież oznakowaną logiem firmy, zakup ubrań może odbywać się na dwa sposoby.

Pierwszym z nich jest po prostu kupienie przez prawodawcę odzieży i wydanie jej pracownikom. W drugim natomiast może on zlecić pracownikom zakup odzieży roboczej, wypłacając im jednocześnie odpowiedni ekwiwalent.

Wszystkie koszty łatwo zaksięgujesz w programie 360 Księgowość.

Niezależnie czy przedsiębiorca dokonał zakupu samodzielnie, czy wypłacił pracowniom ekwiwalent, ma on prawo owe wydatki uznać za koszty uzyskania przychodu:

• wydatki na zakup odzieży roboczej ujmowane są w księgach na koncie 40-5: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
• wypłatę ekwiwalentu za ubranie robocze ujmowane są w księgach na koncie 23-4: Pozostałe rachunki z pracownikami.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego