Opłacona proforma a faktury brak – co wtedy?

W obrocie gospodarczym często spotykamy się z fakturami proforma, które pełnią rolę informacyjną i nie stanowią dowodu księgowego.

Ich głównym celem jest przedstawienie warunków transakcji, a ich opłacenie stanowi dla sprzedawcy potwierdzenie chęci zawarcia transakcji.

Co jednak w sytuacji, gdy firma dokonała płatności na podstawie proformy, usługa została wykonana, a faktura VAT nie została dostarczona?

Czy można taki wydatek ująć w kosztach? Co w sytuacji, gdy właściciel firmy zbankrutował lub nie ma z nim kontaktu? Co w razie śmierci sprzedawcy? Jakie kroki podjąć, aby uniknąć problemów podatkowych?

Faktura proforma – czym jest i co oznacza jej opłacenie?

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym i nie rodzi obowiązku podatkowego.

Stanowi jedynie ofertę lub zapowiedź przyszłej transakcji. Przedsiębiorcy często wystawiają proformę, aby skłonić kontrahenta do uiszczenia płatności przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi, a jej opłacenie stanowi dla nich potwierdzenie chęci zawarcia transakcji.

Należy jednak pamiętać, że samo opłacenie proformy nie jest wystarczające do wydatku w kosztach uzyskania przychodów czy odliczenia VAT od zakupu. Proforma nie jest dokumentem księgowym i nie stanowi podstawy do rozliczenia wydatku zarówno na gruncie podatku dochodowego jak i podatku VAT.

Interpretacja – przykład

Brak prawa do odliczenia podatku VAT z faktury proforma potwierdza interpretacja indywidualna sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.807.2023.1.OS z dnia 14 lutego 2024 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Wnioskodawcą był przedsiębiorca, czynny podatnik VAT, który kupił styropian potrzebny do ocieplenia budynku gospodarczego wykorzystywanego do prowadzenia opodatkowanej działalności i opłacił zakup na podstawie faktury proforma.

Przed dokonaniem płatności Wnioskodawca sprawdził czy sprzedawca znajduje się na wykazie podmiotów zarejestrowanych jako płatnicy VAT oraz czy rachunek bankowy zgłoszony jest do rozliczeń VAT (Biała lista). Dane były prawidłowe i nic nie wzbudzało wątpliwości Wnioskodawcy. Po zrobieniu przelewu sprzedawca przestał odbierać telefon. Pomimo wielokrotnej próby kontaktu telefonicznego i wysłanych wiadomości sms z prośbą o wystawienie faktury Wnioskodawca nie otrzymał faktury sprzedaży. Zadano pytanie czy pomimo braku właściwej faktury przysługuje Panu prawo do odliczenia podatku VAT z faktury proforma.

Dyrektor KIS w uzasadnieniu interpretacji uznał, że dokument nazywany fakturą „pro forma” nie jest dokumentem przewidzianym w ustawie VAT. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji.

Wyraźne oznaczenia tego dokumentu wyrazami pro forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura.

Wystawienie tego dokumentu nie stanowi zatem dla kontrahenta podstawy do odliczenia wskazanego w tym dokumencie podatku VAT. Ostatecznie organ podatkowy uznał, że Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z dokumentu oznaczonego faktura pro forma, gdyż nie stanowi on faktury, na podstawie art. 86 ust. 1 w zw. z ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.”

Sprzedawca zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT ma obowiązek wystawić fakturę nie później niż 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Dodatkowo na mocy art. 106i ust. 2 tej ustawy jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Dlatego jeżeli po opłaceniu proformy nie minął jeszcze ten termin to jest duże prawdopodobieństwo, że sprzedawca wystawi i prześle fakturę bez konieczności kontaktowania się z nim.

W razie opłacenia proformy nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby po wykonaniu usługi czy otrzymaniu towaru skontaktować się ze sprzedawcą w tej sprawie, być może faktura została już wystawiona i nie dotarła do nabywcy z powodu np. błędnego adresu, literówki w nazwie e-maila czy błędu pracownika.

Przykład

Od niedawna prowadzę jednoosobową działalność i rozliczam się skalą podatkową. Jestem też czynnym podatnikiem VAT. Opłaciłem fakturę proforma za usługę wykonania strony internetowej, która została wykonana, ale firma nie dostarczyła mi faktury VAT.

Co mogę zrobić w takiej sytuacji?

Czy mogę ująć ten wydatek w kosztach na podstawie proformy skoro nie otrzymałem faktury właściwej? Czy mogę odliczyć VAT na podstawie proformy?
Faktura proforma nie jest dowodem księgowym, a jedynie dokumentem informacyjnym, który nie uprawnia przedsiębiorcy do ujęcia wydatku w kosztach ani odliczenia VAT. Jeśli usługa została wykonana i proforma została opłacona, nabywca ma prawo domagać się wystawienia faktury VAT od kontrahenta. W razie nieotrzymania faktury właściwej należy jak najszybciej skontaktować się z kontrahentem i poprosić o przesłanie faktury dokumentującej nabycie usługi wykonania strony internetowej będącej podstawą do ujęcia wydatku w PKPiR i odliczenia VAT. Należy pamiętać, że sprzedawca na wystawienie faktury ma czas do 15. dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi.

Co zrobić gdy sprzedawca nie wystawia faktury po opłaceniu proformy?

W sytuacji, gdy przedsiębiorca opłaci proformę i usługa zostanie wykonana / towar dostarczony sprzedawca jest zobligowany do wystawienia faktury najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi bądź dostawie towaru.

Jeżeli  pomimo próśb o wystawienie i przesłanie faktury, kontrahent w dalszym ciągu nie wystawia faktury dokumentującej nabycie usługi lub towaru, warto przesłać pisemne wezwanie firmy do wystawienia faktury (mailem lub listem z potwierdzeniem odbioru) wskazując podstawę prawną (art. 106b ustawy o VAT).

Zgodnie z tym przepisem podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

1. a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
2. b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
3. c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Oznacza to, że każda sprzedaż opodatkowana podatkiem VAT dokonywana na rzecz podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem, musi zostać udokumentowana fakturami.

W przypadku sprzedaży zwolnionej od podatku lub sprzedaży dokonywanej na rzecz podmiotów innych niż podatnicy oraz osoby prawne niebędące podatnikami ma mocy art. 106b ust. 2 i 3 obowiązek wystawiania faktur istnieje na żądanie nabywców.

Jeżeli zatem sprzedawca i nabywca są czynnymi podatnikami VAT i dokonano sprzedaży opodatkowanej VAT, to sprzedawca ma bezwzględny obowiązek wystawienia faktury dokumentującej świadczenie usług bądź dostawę towarów.

Brak dopełnienia tego obowiązku przez sprzedawcę może skutkować nałożeniem kary za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe.

Jeżeli sprzedawca unika wystawienia faktury po opłaceniu proformy i wykonaniu usługi / dostarczeniu towaru, to warto powołać się również na art. 62 ust. 1 kodeksu karnego skarbowego.

Zgodnie z tym przepisem kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Przy czym w przypadkach mniejszej wagi czyn ten stanowi wykroczenie skarbowe podlegające, a wszelkie wykroczenia skarbowe na mocy art. 62 ust. 5 kodeksu karnego skarbowego podlegają karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Gdzie zgłosić niewystawienie faktury przez sprzedawcę?

W sytuacji, gdy kontrahent pomimo wezwania w dalszym ciągu nie reaguje i nie wystawia faktury, a transakcja podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, nabywca może zgłosić sprawę do urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta.

Zgodnie bowiem z art. 118 kodeks karny skarbowy organem przygotowawczym w sprawach o przestępstwa skarbowe i wykroczenia jest przede wszystkim naczelnik urzędu skarbowego.

Po zgłoszeniu sprawi do urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy, jest spora szansa, że sprzedawca wystawi zaległą fakturę, aby ograniczyć potencjalne konsekwencje za brak dopełnienia tego obowiązku.

Niestety to wszystko co może zrobić nabywca w razie opłacenia proformy i wykonania usługi /dostarczenia towaru.

Obowiązujące przepisy nie przewidują bowiem możliwości wystawienia faktury za podatnika bez jego zgody ani ujęcia wydatku w kosztach czy odliczenia podatku VAT na podstawie proformy, nawet wtedy gdy mimo podjętych prób nabywca nie otrzyma faktury dokumentującej transakcję od sprzedawcy.

Jeśli zatem firma, od której kupiliśmy usługę lub towar opłacone na podstawie proformy, nie wystawiła faktury VAT, przedsiębiorca może podjąć następujące kroki:

• Kontakt z kontrahentem – w pierwszej kolejności warto poinformować sprzedawcę, że faktura za dokonaną transakcję nie dotarła i przypomnieć o jej wystawieniu. Być może faktura została wystawiona, ale dotarła do nabywcy do nas z powodu błędu systemowego, błędnych danych nabywcy lub omyłki pracownika, a być może sprzedawca zapomniał o jej wystawieniu. Zaleca się kontakt telefoniczny oraz pisemne wezwanie do wystawienia faktury (np. e-mailem), podając numer proformy i szczegóły transakcji.
• Wezwanie do wystawienia faktury – podstawa prawna obowiązku jej wystawienie i podanie grożących sprzedawcy konsekwencji w razie niedopełnienia tego obowiązku. Jeśli mimo obowiązku wystawienia faktury i upływu terminu jej wystawienia, faktura nie została wystawiona, kupujący może oficjalnie wezwać kontrahenta do jej wystawienia podając następujące podstawy prawne

106b ust. 1 i 4 ustawy o VAT– obowiązek wystawienia faktury przez czynnego podatnika VAT dokumentującej transakcję opodatkowaną VAT dokonaną na rzecz innego czynnego podatnika VAT;

106i ust. 1 i 2 ustawy o VAT– terminy obowiązujące sprzedawcę w zakresie wystawienia faktury;

62 ust. 1 kodeks karny skarbowy – konsekwencje niewystawienia wbrew obowiązkowi faktury przez sprzedawcę, jak również odmawianie jej wydania nabywcy

• Zgłoszenie niedopełnienia obowiązku wystawienia faktury do urzędu skarbowego – w przypadku odmowy sprzedawcy wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż usługi lub towaru, nabywca może zgłosić sprawę do urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta.

Co zrobić w razie ogłoszenia upadłości lub śmierci przedsiębiorcy?

W sytuacji, gdy mamy do czynienia z jednoosobową działalnością, a właściciel zmarł lub ogłosił upadłość, a transakcja została sfinalizowana poprzez zapłatę (nawet jeśli otrzymaliśmy jedynie fakturę proforma), problem uzyskania właściwego dokumentu rozliczeniowego staje się bardziej złożony.

W przypadku, gdy właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej ogłosił upadłość, nabywca powinien upewnić się, że posiada wszelkie dowody wpłaty, korespondencję, umowę oraz inne dokumenty potwierdzające zawarcie transakcji.

Mogą one być kluczowe w dochodzeniu ewentualnych roszczeń lub wyjaśnieniu sytuacji przed urzędem skarbowym.

Może także zdarzyć się sytuacja, że przedsiębiorca opłaci proformę i zostanie wykonana usługa/dostarczony towar, ale sprzedawca zmarł przed wystawieniem faktury.

Jest to bardzo skomplikowana sytuacja, ponieważ co do zasady  z chwilą śmierci przedsiębiorcy ustaje byt prawny, co oznacza że nie jest możliwe wystawienie faktury na nieistniejący już podmiot.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy ordynacja podatkowa podatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, podlegająca na mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatkowemu.

Zatem, byt prawny podatnika – osoby fizycznej, na którego przepisy podatkowe nakładają obowiązek podatkowy ustaje z chwilą śmierci. Stosownie do art. 922 ust. 1 ustawy kodeks cywilny prawa i obowiązki majątkowe zmarłego przechodzą z chwilą jego śmierci na jedną lub kilka osób stosownie do przepisów księgi niniejszej.

Zgodnie z art. 922 ust. 2 ustawy kodeks cywilny, nie należą do spadku prawa i obowiązki zmarłego ściśle związane z jego osobą, jak również prawa, które z chwilą jego śmierci przechodzą na oznaczone osoby niezależnie od tego, czy są one spadkobiercami.

Podkreślić należy, że prawa i obowiązki wynikające z przepisów prawa podatkowego nie należą do spadku. Ich sukcesja jest możliwa jedynie na podstawie i w granicach przepisów ustawy ordynacja podatkowa.

Kwestię sukcesji podatkowej reguluje przede wszystkim art. 97 ust. 1 ordynacji podatkowej zgodnie z którym spadkobiercy podatnika, z zastrzeżeniem art. 1a, 2 i 2a, przejmują przewidziane w przepisach prawa podatkowego majątkowe prawa i obowiązki spadkodawcy.

W myśl art. 97 ust. 2 ordynacji podatkowej jeżeli, na podstawie przepisów prawa podatkowego, spadkodawcy przysługiwały prawa o charakterze niemajątkowym, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, uprawnienia te przechodzą na spadkobierców pod warunkiem dalszego prowadzenia tej działalności na ich rachunek.

Nie jest zatem możliwe wystawienie faktury w imieniu zmarłego przedsiębiorcy, co potwierdza interpretacja indywidualna sygn.

Fragment uzasadnienia interpretacji:

„Wnioskodawca, jako spadkobierca po zmarłym, nie ma możliwości sporządzenia deklaracji VAT-7 za okres, w którym zmarły prowadził działalność gospodarczą, a tym samym nie jest zobowiązany do zapłaty należnego podatku.

Wnioskodawca nie może również wystawić faktury VAT w imieniu zmarłego.

Powyższe czynności mogą być dokonane jedynie przez podatnika podatku VAT – w tym przypadku przez zmarłego.”
Jeśli w wyniku śmierci przedsiębiorcy firma już formalnie nie istnieje lub została ogłoszona upadłość, a nabywca mimo dokonania płatności i wykonania usługi/dostarczenia towaru nie otrzymał faktury, najlepiej skonsultować się z urzędem skarbowym w celu uzyskania stanowiska w sprawie rozliczenia takiej transakcji.

Ze względu na specyfikę takiej sytuacji, nieoceniona może okazać się również pomoc specjalisty. Prawnik lub doradca podatkowy pomoże ocenić, czy istnieje możliwość dochodzenia roszczeń i rozliczenia transakcji zakupu.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa