Optymalizacja pracy księgowych

Jaką rolę pełni intuicyjny interfejs programów i aplikacji księgowych

W dzisiejszych czasach coraz częściej mówi się o usprawnianiu procesów i automatyzacji zadań w wielu branżach, w tym również w księgowości. W związku z tym, obecnie programy księgowe i aplikacje służące do digitalizacji dokumentów stały się nieodłącznymi narzędziami pracy księgowych.

Czym właściwie jest digitalizacja w księgowości?

Digitalizacja, to proces, w którym sfotografowany za pomocą smartfona lub zeskanowany dokument księgowy (np. paragon lub faktura) zostaje zamieniony na plik “zrozumiały” dla oprogramowania księgowego. Dzieje się tak m.in. dzięki technologii optycznego rozpoznawania znaków (OCR –  Optical Character Recognition) oraz sztucznej inteligencji.

Jednak aby skutecznie korzystać z nowoczesnych narzędzi, konieczna jest umiejętność ich sprawnej obsługi. Dlatego bardzo ważne jest, aby programiści projektujący oprogramowania księgowe zwracali uwagę na ich intuicyjny interfejs (ang. UI – User Interface) oraz UX (ang. User Experience).

Jak to rozumieć? W prostych słowach, interfejs to wygląd programu lub aplikacji oraz sposób, w jaki poszczególne funkcje zaprezentowane są użytkownikowi. UX natomiast odnosi się do doświadczeń użytkownika podczas korzystania z aplikacji.

Oba te elementy są bardzo istotne, ponieważ to one decydują o tym, jak łatwa i przyjemna będzie obsługa programu oraz w jakim stopniu dane narzędzie odpowie na potrzeby użytkownika.

Zarówno intuicyjny interfejs jak i UX to nie tylko kwestia estetyki, ale również aspekty, które wpływają realnie na efektywność i jakość pracy.

Dlatego tak ważne jest, aby twórcy oprogramowania dbali o to, by ich produkty były łatwe w nauce i późniejszej obsłudze, jednym słowem intuicyjne. Warto więc zwrócić na te aspekty uwagę podczas wyboru oprogramowania księgowego i aplikacji do digitalizacji dokumentów.

CostPocket Dysk w Chmurze służący do podglądu, przetwarzania i archiwizacji dokumentów. Więcej o użytkowaniu dysku w chmurze przeczytasz tutaj.

Podstawowy interfejs programu 360Księgowość, więcej o integracji 360Księgowość z CostPocket przeczytasz tutaj

Zarówno 360Księgowość, jak i aplikacja do digitalizacji – CostPocket, oparte są na nowoczesnym, intuicyjnym i estetycznie wyglądającym interfejsie. Dzięki temu, korzystanie z tych narzędzi staje się prostsze i bardziej efektywne, co przekłada się na wyższą jakość pracy.

W naszych działaniach na co dzień staramy się rozmawiać z naszymi użytkownikami na temat ich doświadczeń z naszymi produktami i stale je ulepszać.

Takie podejście było dla nas niemalże naturalne, od samego początku. Ostatnio jednak, rozmawiając z Grzegorzem, właścicielem firmy księgowej SOFOS, dowiedzieliśmy się, że jest to element, który zachęca księgowych do korzystania z naszych produktów.

Grzegorz podkreśla, że zmiana nawyków w kierunku cyfryzacji jest nieunikniona, ale też trudna. Proces poznania i przyzwyczajenia się do nowego produktu zajmuje czasem wiele miesięcy. To właśnie w tym kontekście warto zwrócić uwagę na to, jak taki produkt wygląda i jak łatwo się go użytkuje.

Według naszego rozmówcy korzystanie z intuicyjnych i łatwych w obsłudze narzędzi, takich jak CostPocket i 360Księgowość, może przynieść wiele korzyści dla przedsiębiorców.

Jakie to korzyści?

Po pierwsze,  oszczędność czasu i pieniędzy, co było szczególnie  istotne w dobie pandemii, kiedy wiele firm walczyło o przetrwanie. Po drugie, dzięki cyfryzacji dokumentów i rozliczeń, firma może zyskać większą przejrzystość i kontrolę nad swoimi finansami.

Wreszcie, intuicyjne i łatwe w obsłudze narzędzia mogą przyciągnąć nowych klientów, a w szczególności  tych młodszych, którzy preferują rozwiązania oparte na technologii.

“Na początku wdrożyliśmy 360Księgowość i CostPocket u 5 naszych klientów i okazało się, że wszyscy byli zachwyceni. 360Księgowość to bardzo przyjazny i intuicyjny  program do wystawiania faktur oraz prowadzenia księgowości . Aplikacja CostPocket służąca do digitalizacji faktur kosztowych również posiada te cechy. Nie trzeba instalować dodatkowych uprawnień, programów  użytkownik po prostu loguje się na stronie i może działać. Proste, intuicyjne , a przy okazji przyjemne dla oka oprogramowanie księgowe.”

• Grzegorz Parulski-Ściński, SOFOS Poland Usługi Księgowe Sp. z o.o.

Intuicyjny proces digitalizacji paragonu w aplikacji CostPocket na telefon. Więcej o procesie digitalizacji dowiesz się na stronie: https://costpocket.com/pl/learn

Wydaje się więc, że trend cyfryzacji i rozwijające się technologie stanowią szansę dla firm na zwiększenie efektywności i konkurencyjności na rynku.

Jednocześnie jednak, aby wykorzystać tę szansę, niezbędne jest zaprojektowanie intuicyjnych narzędzi, które ułatwią pracę i usprawnią procesy.