Otwarcie oddziału firmy za granicą

Zagraniczny oddział zależny od firmy macierzystej

Przed rozpoczęciem działalności poza granicami Polski, należy zweryfikować przepisy  zapewniające swobodę prowadzenia działalności na terenie kraju, gdzie planowane jest utworzenie oddziału zagranicznego firmy.

W art. 3 ust. 4 ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wskazano, że przez oddział należy rozumieć wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności.

W ustawie tej zawarto głównie regulacje dotyczące sytuacji, gdy firma zagraniczna otwiera oddział w Polsce, jednak definicja oddziału przedsiębiorcy jest ogólna i może odnosić się także do sytuacji, gdy to polska firma rejestruje oddział poza granicami Polski.

Firma prowadząca działalność w Polsce może otworzyć oddział nie tylko na terytorium Polski, ale także w dowolnym państwie członkowskim Unii Europejskiej czy państwie nienależącym do Wspólnoty.

Oddział firmy za granicą stanowi wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej, która jest prowadzona poza główną siedzibą jednostki, jednak działalność oddziału zagranicznego jest wyraźnie powiązana z firmą macierzystą.

Oddział firmy zarejestrowany za granicą nie stanowi odrębnego podmiotu prawnego, co oznacza że taki oddział nie może funkcjonować odrębnie od macierzystej jednostki. Poprzez utworzenie oddziału na terenie innego państwa, główna działalność w dalszym ciągu powinna skupiać się na terytorium Polski.

Samodzielność organizacyjna oddziału oznacza, że  kierownictwo oddziału może być odrębne oraz oddział ten może posiada występować w roli pracodawcy niezależnie od firmy macierzystej. W ramach oddziału dopuszczalne jest także odrębne prowadzenie księgowości.

W jaki sposób zarejestrować oddział firmy za granicą?

W celu rejestracji zagranicznego oddziału firmy, należy szczegółowo zapoznać się z przepisami obowiązującymi w państwie, w którym ma funkcjonować oddział zagraniczny, ponieważ każdy kraj samodzielnie ustala zasady podejmowania i prowadzenia działalności na jego terytorium i określa wymogi administracyjne z tym związane.

W celu utworzenia zagranicznego oddziału konieczne jest dopełnienie wszystkich formalności wymaganych przez dane państwo, co do zasady rejestracja oddziału zagranicznego wiąże się z mniejszą ilością formalności niż założenie firmy poza granicami RP.

Rejestracji oddziału należy dokonać we właściwym rejestrze gospodarczym, który obowiązuje w kraju, w którym otwierany jest zagraniczny oddział.

Aby zarejestrować oddział za granicą zazwyczaj wymagane jest złożenie do odpowiedniego rejestru statutu lub umowy spółki, dokumenty powinny być przetłumaczone na odpowiedni język używany w państwie, w którym ma być utworzony oddział firmy.

W zależności od przepisów obowiązujących w danym kraju wymagane mogą być także inne dokumenty. Firma decydująca się na oddział zagraniczny powinna ustanowić osobę upoważnioną w oddziale do reprezentowania firmy w danym państwie.

Utworzenie oddziału na terenie Unii Europejskiej

Obywatele Unii Europejskiej mają prawo do utworzenia oddziału lub fili istniejącej już firmy, która jest zarejestrowana i posiada siedzibę w jednym z krajów Unii Europejskiej.

Formalności związane z rozpoczęciem prowadzenia działalności w innym kraju UE uzależnione są od państwa, w którym ma zostać utworzony oddział, jednak Unia Europejska dąży do wprowadzenia zasad ułatwiających zakładanie nowych firm we wszystkich państwach członkowskich, polegających m.in. na ograniczeniu czasu rejestracji firmy, kosztów z tym związanych czy dających możliwość dopełnienia wszelkich formalności za pośrednictwem jednego organu administracyjnego i za pośrednictwem Internetu.

Umowy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania

Umowy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania są aktami prawnymi, które są zawierane pomiędzy dwoma państwami.

Każda umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania zawiera regulacje pozwalające ustalić właściwe miejsce opodatkowania.

Zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych jak i ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, znajdują się zapisy dotyczące uwzględnienia umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

W zawartych przez Polskę umowach w sprawie unikania podwójnego opodatkowania możemy znaleźć pojęcie zakładu. Przez zakład należy rozumieć stałą placówkę, przez którą całkowicie lub częściowo prowadzona jest działalność gospodarcza przedsiębiorstwa.

Określenie „zakład” obejmuje w szczególności:

• siedzibę zarządu,
• filię,
• biuro,
• fabrykę,
• warsztat,
• kopalnię, źródło ropy naftowej lub gazu, kamieniołom lub każde inne miejsce wydobywania zasobów naturalnych.

Pojęcie zakładu nie obejmuje natomiast:

• użytkowania placówek, które służą wyłącznie do składowania lub wystawiania dóbr lub towarów należących do przedsiębiorstwa;
• utrzymywania zapasów dóbr lub towarów należących do przedsiębiorstwa, wyłącznie w celu składowania lub wystawiania;
• utrzymywania zapasów dóbr lub towarów należących do przedsiębiorstwa, wyłącznie w celu przetworzenia przez inne przedsiębiorstwo;
• utrzymywania stałej placówki wyłącznie w celu zakupu dóbr lub towarów, albo zbierania informacji dla przedsiębiorstwa;
• utrzymywania stałej placówki wyłącznie w celu prowadzenia dla przedsiębiorstwa jakiejkolwiek innej działalności o charakterze przygotowawczym lub pomocniczym;
• utrzymywania stałej placówki wyłącznie w celu łącznego prowadzenia któregokolwiek rodzaju działalności, o jakich mowa w literach a) – e), pod warunkiem, że całkowita działalność tej placówki wynikająca z takiego połączenia, ma charakter przygotowawczy lub pomocniczy.

Oddział firmy poza granicami Polski a księgowość

Otwarcie zagranicznego oddziału firmy wiąże się nie tylko z koniecznością dopełnienia formalności związanych z rejestracją oddziału, ale także znajomością przepisów podatkowych obowiązujących na terenie danego Państwa.

Przykładowo jeżeli zagraniczna firma decyduje się na rejestrację oddziału na terenie Polski, zobligowana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim i stosowania przepisów zawartych w ustawie o rachunkowości, alternatywą jest jednak prowadzenie ksiąg rachunkowych w oparciu o międzynarodowe standardy rachunkowości (MSR).

Trzeba mieć na uwadze, że prowadzenie działalności za granicą implikuje konieczność wypełniania obowiązków podatkowych wobec państwa, w którym prowadzona jest działalność.

Decydując się na takie rozwiązanie należy zapoznać się z zapisami zawartymi w umowie w sprawie unikania podwójnego opodatkowania zawartej pomiędzy Polską, a państwem, w którym rejestrowany jest oddział zagraniczny przedsiębiorstwa.

Prowadząc oddział zagraniczny, znajomość obowiązujących przepisów pozwala uniknąć podwójnego opodatkowania.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa