Polityka rachunkowości – jak powinna wyglądać?

Do sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem wymagana jest odpowiednia kadra menadżerska oraz właściwe, adekwatne planowanie i rozporządzenie budżetem.

Pozostawmy jednak sprawy personalne, a zajmijmy się finansami. W ich przypadku niezbędna jest polityka rachunkowości, która określi sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych dostosowany dla specyfiki konkretnej firmy.

Celem takiej polityki jest jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej jednostki oraz uzyskane przez nią wyniki finansowe. Tylko należyte korzystanie z zasad rachunkowości pozwala na sporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z istniejącymi przepisami prawa.

Czym dokładnie jest polityka rachunkowości?

Zasady rachunkowości zostały szczegółowo określone w ustawie o rachunkowości. Przepis art. 4 ustawy wskazuje, iż jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

W ujęciu formalnym pojęcie „polityka rachunkowości” należy rozumieć jako zasady, według których dokonywane jest rachunkowościowe odwzorowanie stanu i dynamiki pozycji finansowej, która to pozycja zasadniczo rzutuje na zdolność do trwania i rozwoju jednostki.

Przekładając powyższe na prostszy i zrozumiały dla każdego język, polityka rachunkowości stanowi dokument sporządzony przy udziale księgowych, przyjęty i zatwierdzony przez organ zarządzający jednostki (najczęściej zarząd firmy), w którym szczegółowo określono zasady finansowe, według których prowadzone są księgi rachunkowe. Polityka zawiera metody, konwencje, reguły i praktyki przyjęte przez przedsiębiorstwo przy sporządzaniu i prezentacji sprawozdań finansowych.

Dobrze funkcjonująca rachunkowość firmy opiera się nie tylko na przepisach aktów prawnych, ale uwzględnia również dobre praktyki rynkowe oraz specyfikę działalności jednostki.

Polityka rachunkowości – dla kogo?

O tym, jakie podmioty mają obowiązek wdrożyć politykę rachunkowości mówią przepisy art. 2 ustawy. Reguły rachunkowości mają obowiązek przestrzegać jednostki mające siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, takie jak:

1. spółki prawa handlowego (osobowe i kapitałowe) oraz spółki cywilne;
2. osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro;
3. przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, jeżeli na dzień poprzedzający dzień otwarcia spadku prowadzone były księgi rachunkowe;
4. jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych, przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
5. gminy, powiaty, województwa i ich związki, a także państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki budżetowe oraz gminne, powiatowe i wojewódzkie zakłady budżetowe;
6. jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i 2;
7. oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych.

Wyżej wskazane podmioty powinny wdrożyć politykę rachunkowości niezwłocznie po utworzeniu jednostki, a obowiązkowo przed przeprowadzeniem pierwszej czynności księgowej (np. wystawieniem pierwszej faktury VAT). Politykę tę należy następnie stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych. Wszystko to po to, aby za kolejne lata, informacje wynikające z dokumentacji księgowej w łatwy sposób mogły być ze sobą porównywane.

Jakimi zasadami powinna rządzić się polityka rachunkowości?

Zasady, jakimi powinny kierować się jednostki przy tworzeniu polityki rachunkowości nie zostały bezpośrednio określone w ustawie. Jednakże z obszernych materiałów stworzonych przez doktrynę na przestrzeni lat możemy wskazać takie zasady jak:

• zasada zrozumiałości;
• zasada trafności;
• zasada wiarygodności;
• zasada istotności;
• zasada porównywalności.

Zasada zrozumiałości

Sprawozdania finansowe powinny być przede wszystkim zrozumiałe dla wszystkich osób, które pracują na tym dokumencie.

Z rachunkowością w firmie mają do czynienia nie tylko księgowi, ale również pracownicy innych (mniej „technicznych”) działów oraz zarząd. Sprawozdania powinny być zatem przejrzyste, łatwe do odczytania oraz w miarę możliwości nieskomplikowane.

Zasada trafności

Aby polityka rachunkowości spełniała swoje funkcje użytkowe (nie tylko prawne), musi być trafnie dostosowana do potrzeb jednostki. W praktyce oznacza to, że osoby ustalające reguły rachunkowości dla firmy powinny dokładnie przeanalizować rozwiązania dopuszczone przez ustawę i wybrać te, które najlepiej będą odpowiadały rodzajowi prowadzonej działalności.

Zasada wiarygodności

Sprawozdania finansowe będą użyteczne dla jednostki tylko w sytuacji, gdy informacje w nich zawarte będą przygotowane precyzyjnie, wiernie, bezstronnie oraz będą pozbawione istotnych błędów i omyłek. Sprawozdania są podstawą funkcjonowania firmy, stąd też wszelkie pominięcia lub zniekształcenia mogą wpływać na negatywne decyzje ekonomiczne podejmowane przez zarząd jednostki.

Zasada istotności

W sprawozdaniu finansowym przedstawić należy wyłącznie te informacje, które mają istotne znaczenie dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Sprawozdanie zbyt rozbudowane w swojej treści mogłoby stać się nieczytelne i niezrozumiałe.

Zasada porównywalności

Sporządzając sprawozdania finansowe należy zadbać o to, aby wszelkie zbiory, klasyfikacje, metody przetwarzania oraz forma prezentacji danych były ze sobą spójne i „powtarzalne”, tak aby sprawozdania z różnego okresu w łatwy sposób można było ze sobą porównać.

Co powinna zawierać polityka rachunkowości?

Przy tworzeniu polityki rachunkowości jej autorzy powinni sięgnąć po treść ustawy. W art. 10 ust. 1 jest bowiem dokładny opis tego, co powinna zawierać prawidłowo sporządzona polityka.

Każda jednostka działająca na zasadach przepisów ustawy o rachunkowości powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady rachunkowości, w szczególności te dotyczące:

1. Określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2. Metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3. Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
4. Zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
5. Wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
6. Opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
7. Systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Jak określamy rok obrotowy?

Księgi rachunkowe muszą być prowadzone za rok obrotowy. Rok ten określa statut lub umowa, na podstawie której tworzono dany podmiot. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy lub też inny okres trwający 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych. Okres ten stosuje się również dla celów podatkowych.

Pamiętać należy, że jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to księgi rachunkowe oraz sprawozdanie finansowe za ten okres można łączyć z księgami i sprawozdaniem za rok następny. Dodatkowo w przypadku zmiany roku obrotowego, pierwszy rok obrotowy następujący po zmianie powinien być dłuższy aniżeli 12 kolejnych miesięcy.

Metody wyceny aktywów i pasywów

Metody wyceny aktywów i pasywów to, po ustaleniu roku obrotowego, kolejny obowiązkowy element polityki rachunkowości. Wycena aktywów i pasywów powinna zostać wykonana co najmniej raz na rok i przypadać na dzień bilansowy. W polityce rachunkowości podawane są przyjęte przez jednostkę metody wyceny dopuszczalne przez ustawę. Metody te zostały szczegółowo opisane w rozdziale 4 ustawy. Wybierając jedną z metod jednostka powinna dobrać ją pod swoje wymagania i możliwości, a następnie stosować ją w sposób ciągły.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest obowiązkiem wszystkich podmiotów, które zostały zobligowane do przestrzegania zasad ustawy o rachunkowości. W księgach rachunkowych należy ujmować zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Do ksiąg należą:

• dziennik;
• księga główna;
• księgi pomocnicze;
• zestawienia obrotów i sald;
• inwentarz

Ochrona danych i zbiorów rachunkowych

Wszelka dokumentacja księgowa powinna być przechowywana w należyty – określony przez ustawę – sposób. Jednostka jest zobowiązana do zastosowania takich środków ochronnych, które uchronią dokumenty przez niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem oraz zniszczeniem.

Na zasadzie art. 70 Ordynacji podatkowej księgi rachunkowe powinny być przetrzymywane co najmniej przez jej okres ważności i następne 5 lat następujące po tym okresie.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego