Praca handlowca – co można wliczyć w koszty firmowe?

Przyjmując do firmy pracownika na stanowisko przedstawiciela handlowego, pracodawca musi mieć na uwadze, że oprócz wynagrodzenia, będzie ponosił również dodatkowe koszty jego zatrudnienia.

Praca handlowca polega na ciągłym kontakcie z obecnymi klientami oraz pozyskiwaniu nowych.

Taki zakres obowiązków wymaga wyposażenia pracownika w odpowiedni sprzęt, a także zapewnienia mu warunków pracy w terenie. Czy jednak takie wydatki można odliczyć od podatku?

Koszty uzyskania przychodu a wydatki na reprezentację

Praca handlowca w dużej części polega na pracy w terenie. Laptop, komórka i samochód to jego nieodłączne narzędzia. Jeżeli obsługuje on duży obszar, np. kilka województw, wówczas niejedną noc spędza poza domem, w tzw. rozjazdach.

Co więcej, spotkania z klientami nie zawsze odbywają się w ich biurach, niekiedy trzeba zorganizować biznesowy lunch czy kolację. A wszystko to, aby pozyskać nowego klienta dla firmy i tym samym zwiększyć jej zyski.

Wydawać by się mogło, że skoro praca handlowca jest głównie nastawiona na utrzymywanie kontaktów biznesowych i pozyskiwanie nowych rynków zbytu, to wszystkie wydatki z nią związane dla pracodawcy powinny stanowić koszty uzyskania przychodów. Nie jest to jednak takie proste.

Wynika to z faktu, że przepisy prawa podatkowego nie są jednoznaczne i to, co jeden urzędnik skarbówki uzna za koszt, inny definitywnie odrzuci i stwierdzi, że przedsiębiorca bezprawnie odliczył podatek. Istnieje również pułapka na podatników, a jest nią tzw. koszt reprezentacji.

W dużym uproszczeniu kosztem uzyskania przychodów będzie taki wydatek, który pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Przy czym jeżeli poniesiony przez przedsiębiorcę koszt, chociażby w sposób pośredni związany był z realnym do osiągnięcia, niekoniecznie osiągniętym przychodem, można go zaliczyć do kosztów podatkowych.

Z kolei przez reprezentację należy rozumieć czynności, które podatnik podejmuje na celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, czy profesjonalizmu.

Problem pojawia się w momencie, gdy wydatek poniesiony przez handlowca, który w zasadzie jest skierowany na przyciągnięcie klienta, zostanie uznany przez organ skarbowy jako działanie czysto wizerunkowe, nastawione na zwiększenie prestiżu przedsiębiorstwa w oczach potencjalnych klientów.

Praca handlowca — laptop i smartfon to podstawa

Przedstawiciel handlowy musi zaprzyjaźnić się z telefonem komórkowym i laptopem. Bez tego nie będzie w stanie właściwie wykonywać swoich zadań. Rozmowy telefoniczne i konwersacje mailowe to codzienność handlowca.

Tak samo jak podróże służbowe. Tam również smartfon i przenośny komputer są obligatoryjne.

W praktyce podatkowej nie jest w żadnym stopniu kontrowersyjne stanowisko, zgodnie z którym wydatki poniesione na zakup telefonu, tabletu, laptopa czy innego podobnego sprzętu komputerowego stanowią koszty uzyskania przychodu.

Tak samo jest z abonamentem telefonicznym czy oprogramowaniem komputerowym niezbędnym w pracy handlowca, jak np. pakiet MS Office czy jeden z programów CRM.

Co ze smartwatchem dla handlowca?

Oprócz powyższych niezbędnych urządzeń elektronicznych, na rynku istnieje jeszcze jeden gadżet, który może być pomocny w pracy handlowca. Chodzi o smart zegarek.

Tego typu akcesoria są kojarzone głównie ze zdrowym stylem życia, mniej z pracą. Niemal wszystkie smartwatche monitorują efektywność treningów sportowych, ilość przebytych kilometrów, długość i jakość snu oraz liczbę spalonych kalorii.

Jednakże żadna z tych funkcji nie przyda się w pracy przedstawiciela handlowego.

Niektórzy producenci tworzą jednak bardziej biznesowe modele smartwatchy, dzięki którym użytkownik będzie w stanie przeprowadzić rozmowę, odpisać na smsa lub maila, a także zarządzać kalendarzem. Te możliwości urządzenia sprawiają już, że gadżet ten staje się przydatny w pracy handlowca, a co za tym idzie, jego zakup może być uznany za koszt podatkowy.

Jak widać, zegarek zegarkowi nierówny i samo nazwanie danego urządzenia smartwatchem jeszcze nie decyduje o tym, czy można go wliczyć w koszty, czy też nie. Jest to kwestia indywidualna i silnie zależna od możliwości gadżetu oraz sposobu jego używania przez handlowca.

Praca handlowca – co z innymi akcesoriami?

Wspomnieliśmy już o niezbędniku osoby pracującej na stanowisku przedstawiciela handlowego. Wszystkie te sprzęty, jeżeli — chociażby pośrednio — są w stanie przełożyć się na zwiększenie zysków przedsiębiorstwa, można wliczyć w koszty podatkowe.

Jest jednak spora grupa gadżetów, które – mimo iż nie nieodzowne – mogą okazać się przydatne, czy to na spotkaniach z klientem i czy też w czasie podróży służbowych. Czy je również można uznać za koszty uzyskania przychodu? To wszystko zależy.

Próbując uzasadnić zakup określonych akcesoriów i gadżetów dla handlowca, należy być ostrożnym. Najpewniej w ocenie organu skarbowego większa część z nich nie nadaje się do odliczenia.

Dla przykładu słuchawka bluetooth do smartfonu mogłaby zostać uznana za koszt. W końcu jest ona bardzo przydatna w czasie jazdy samochodem oraz podczas wykonywania innych zadań angażujących obie ręce.

Z drugiej strony, inne gadżety do auta, takie jak mata na siedzenie, obicie kierownicy, cupholder czy nawet kamera samochodowa nie są już niezbędne dla handlowca do prawidłowego wykonywania swoich zadań.

Naprawdę długo by trzeba było myśleć i kombinować, aby przekonywająco uzasadnić zakup takiego sprzętu na firmę.

Co z kosztami podróży?

Wydatki na sprzęt elektroniczny i komputerowy, mimo iż pokaźne, to mają charakter jednorazowy. Inaczej jest z kosztami wyjazdów służbowych przedstawicieli handlowych. Te są bowiem codziennością tego przy omawianym zawodzie.

Nawet jeżeli pojedyncze spotkanie z klientem w terenie nie stanowi pokaźnego wydatku, to przy zatrudnianiu kilku handlowców, po paru miesiącach koszty te można liczyć w dziesiątkach, jak nie setkach tysięcy złotych.

Dobrze by zatem było, aby przedsiębiorca mógł takie sumy wliczyć w koszty podatkowe. Czy jest to możliwe?

Opierając się na stanowisku Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, jednoznacznie możemy uznać, że wydatki przedstawicieli handlowych na noclegi w trasie, paliwo do samochodów służbowych, przejazdy płatnymi drogami oraz parkingi poniesione na obszarach województw będących ich miejscem pracy, uznać należy za poniesione w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Stanowią one racjonalne wydatki przedsiębiorcy związane z realizacją określonych celów gospodarczych pracodawcy. Są one nieodłącznym i stałym elementem wykonywania pracy przez przedstawicieli handlowych.

Poniesione przez handlowców koszty pozostające w związku z wykonywanymi przez nich zadaniami służbowymi uznaje się za związane z uzyskiwanymi przychodami z tytułu prowadzonej działalności i zalicza do kosztów uzyskiwania przychodów. (por. interpretacja indywidualna z 6 marca 2014 roku, nr IPTPB3/423-476/13-4/KJ).

Każdy wydatek wliczony w koszt trzeba dobrze przemyśleć

Od strony podatkowej i księgowej praca handlowca może przyprawić przedsiębiorcę o ból głowy. Aby praca przedstawiciela handlowego przynosiła efekty, należy w niego zainwestować, i to nie mało. Czy jednak pracodawca będzie w stanie odliczyć to od podatku? To wszystko zależy.

Każdorazowy wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji podatkowej.

Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy przepisy skarbowe wyraźnie wskazują jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłączają możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów.

W pozostałych przypadkach natomiast należy zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Pracodawca, oceniając związek wydatku z charakterem przedsiębiorstwa winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu.

Trzeba pamiętać, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania.

Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony.

Zatem to na przedsiębiorcy spoczywa powinność wykazania nie tylko faktu poniesienia danego wydatku, ale także jego celowości i racjonalności.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego