Preproporcja – czyli jak stosować prewspółczynnik w podatku VAT

Koszty w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej nie oznaczają jedynie wydanych pieniędzy.

Są one również źródłem oszczędności. Im są większe, tym mniejsza jest wysokość podatku należnego, dochodowego oraz składki zdrowotnej.

Nic zatem dziwnego, że przedsiębiorcy ochoczo przyjmują faktury VAT wystawiane na firmę. Niektórzy jednak galopują z tym zbyt daleko i w koszty wrzucają wszystko, co w najmniejszym stopniu może wiązać się z ich biznesem, nawet jeżeli wydatek został dokonany na cele niezwiązane z działalnością gospodarczą.

W takim jednak wypadku przedsiębiorca ma obowiązek stosować prewspółczynnik, przy użyciu którego wylicza on, jaka część wydatku może zostać uznana za koszt firmowy, a jaka już nie powinna.

Preproporcja – jeżeli przedsiębiorca prowadzi inną działalność niż ta gospodarcza

Na wstępie warto podkreślić, że nie chodzi tu o wydatek dokonany na cele firmowe oraz prywatne. Tutaj zastosowanie będą miały zupełnie inne przepisy, a preproporcja nie jest stosowana.

Omawiając kwestię prewspółczynników, będziemy mówić o kosztach poniesionych w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT oraz o innej działalności podatnika, która już takiego charakteru nie ma.

To, czy dany podmiot będzie posiadał status podatnika VAT zależy w całości od tego czy prowadzi on działalność gospodarczą.

Jak wskazuje art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Definicja ta ma charakter podmiotowy, a nie przedmiotowy. Obejmuje zatem wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym przedsiębiorców pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody.

Dla przykładu — za działalnością gospodarczą uznana będzie każda działalność prowadzona przez handlowca, a nie tylko działalność handlowa (w ścisłym znaczeniu tego słowa).

Preproporcja będzie dotyczyła jedynie czynności „innych niż działalność gospodarcza” wykonywanych przez podatnika, np. prowadzenie stowarzyszenia lub fundacji.

W praktyce obowiązek ten będzie dotyczył naprawdę wąskiej grupy podatników, którzy poza działalnością gospodarczą wykonują również działalność nieobjętą systemem VAT i nie jest możliwe u tych podatników bezpośrednie przyporządkowanie podatku naliczonego do każdego z tych typów działalności.

Preproporcja – kiedy dokładnie stosujemy?

Preproporcja stanowi regułę określoną w ustawie VAT, dotyczącą sposobu wyliczania podatku naliczonego (którym następnie będzie można obniżyć podatek należny).

Prawo do odliczenia VAT przysługuje podatnikowi w takim zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, a także:

1. jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą:
2. dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami;
3. dostawy towarów, o której mowa w art. 43 ust. 1 pkt 16.
4. jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą czynności zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz pkt 37-41, wykonywanych na terytorium kraju, w przypadku gdy miejscem świadczenia tych usług zgodnie z art. 28b lub art. 28l jest terytorium państwa trzeciego lub gdy usługi dotyczą bezpośrednio towarów eksportowanych, pod warunkiem że podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Natomiast w przypadku gdy nie jest możliwe przypisanie wydatków do działalności gospodarczej, wówczas należy zastosować metodę proporcjonalnego odliczenia VAT.

Przykład:

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT, oprócz działalności gospodarczej prowadzi również fundację.

Siedziby obu podmiotów znajdują się w jednym budynku, najmowanym przez przedsiębiorcę.

Zarówno wydatków związanych z najmem, jak i mediami, nie jest on w stanie jednoznacznie przyporządkować do kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz do działalności fundacji. W takim wypadku musi on zastosować preproporcję.

Sposób określenia proporcji

Stosując preproporcję, kwotę podatku naliczonego oblicza się zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystywania nabytych towarów i usług do celów działalności gospodarczej.

Stosowana metoda wyliczeń musi jak najbardziej odpowiadać specyfice wykonywanej przez podatnika działalności i dokonywanych przez niego nabyć.

Będzie tak, jeżeli:

1. zapewnia dokonanie obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wyłącznie w odniesieniu do części kwoty podatku naliczonego proporcjonalnie przypadającej na wykonywane w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowane, oraz
2. obiektywnie odzwierciedla część wydatków przypadającą odpowiednio na działalność gospodarczą oraz na cele inne niż działalność gospodarcza, z wyjątkiem celów osobistych, w przypadku, gdy przypisanie tych wydatków w całości do działalności gospodarczej nie jest możliwe.

Jak wskazuje sam ustawodawca, przy wyborze sposobu określenia proporcji można wykorzystać w szczególności następujące dane:

1. średnioroczną liczbę osób wykonujących wyłącznie prace związane z działalnością gospodarczą w ogólnej średniorocznej liczbie osób wykonujących prace w ramach działalności gospodarczej i poza tą działalnością (metoda pracownicza);
2. średnioroczną liczbę godzin roboczych przeznaczonych na prace związane z działalnością gospodarczą w ogólnej średniorocznej liczbie godzin roboczych przeznaczonych na prace związane z działalnością gospodarczą i poza tą działalnością (metoda godzinowa);
3. roczny obrót z działalności gospodarczej w rocznym obrocie podatnika z działalności gospodarczej powiększonym o otrzymane przychody z innej działalności, w tym wartość dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, otrzymanych na sfinansowanie wykonywanej przez tego podatnika działalności innej niż gospodarcza (metoda obrotowa);
4. średnioroczną powierzchnię wykorzystywaną do działalności gospodarczej w ogólnej średniorocznej powierzchni wykorzystywanej do działalności gospodarczej i poza tą działalnością (metoda powierzchniowa).

Decydując się na zastosowanie metody obrotowej, należy pamiętać o czynnościach, z których obrót nie jest wliczany do ustalenia współczynnika.

Dotyczy to obrotu uzyskanego z:

1. dostawy towarów i usług, zaliczanych (na podstawie przepisów o podatku dochodowym) do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, oraz gruntów i praw wieczystego użytkowania gruntów, jeżeli są zaliczane do środków trwałych podatnika – używanych przez podatnika na potrzeby jego działalności;
2. pomocniczych transakcji w zakresie nieruchomości i pomocniczych transakcji finansowych;
3. wybranych usług podlegających zwolnieniu na podstawie niektórych przepisów art. 43 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim transakcje te mają charakter pomocniczy.

Przy ustalaniu proporcji do obrotu nie wlicza się również kwoty podatku.

W zależności od różnorodności dokonywanych nabyć oraz rodzajów prowadzonej działalności przedsiębiorca może stosować kilka różnych metod i łączyć je ze sobą.

Jakie dane przyjąć do wyliczeń?

Przedsiębiorca, który w roku ubiegłym prowadził działalność gospodarczą oraz wykonywał inną działalność, przyjmuje na potrzeby zastosowania prewspółczynnika w bieżącym roku dane wynikające z poprzedniego roku.

Z kolei w przypadku przedsiębiorcy, który dopiero rozpoczyna wykonywanie obydwu działalności, musi on dokonać prognozy kwoty, która podlegać będzie odliczeniu. Kwota ta musi więc zostać oparta na danych wyliczonych przy użyciu metody szacunkowej.

Jednocześnie przedsiębiorca ma obowiązek zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o przyjętych danych wyliczonych szacunkowo w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten sposób określenia proporcji został zastosowany po raz pierwszy.

Uwaga! Powyższe stosuje się również gdy przedsiębiorca, prowadzący w zeszłym roku oba rodzaje działalności, uzna, że dane za poprzedni rok podatkowy byłyby niereprezentatywne.

Proporcję określa się procentowo w stosunku rocznym. Aby ułatwić wyliczanie, należy zaokrąglić ją w górę do najbliższej liczby całkowitej.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego