Prokurent w spółce – co musisz wiedzieć?

Spółka, niezależnie czy osobowa, czy kapitałowa, może rozrosnąć się na tyle, że osobom lub organom ją prowadzącym może być ciężko znaleźć czas i siły, aby zająć się wszystkimi jej sprawami.

Zamiast jednak dobierać nowego wspólnika lub członka zarządu, można powołać prokurenta.

Jest to specjalny pełnomocnik, który funkcjonować może wyłącznie w spółce, a zakres jego kompetencji jest naprawdę bardzo szeroki.

Nie wystarczy tu jednak wystawić zwykłego pełnomocnictwa, prokurent w spółce działa na specjalnych zasadach. Jakich? O tym poniżej.

Czy prokurent to pełnomocnik?

Prokura i pełnomocnictwo nie powinny być stawiane ze sobą na równi. Mimo iż prokurent jest nazywany „szczególnym rodzajem pełnomocnika”, to między nimi istnieje sporo różnic. Instytucje te otrzymały zresztą swoje własne rozdziały w Kodeksie cywilnym, w których prawodawca określił najważniejsze informacje na ich temat.

Prokurę powołać może wyłącznie przedsiębiorca. Prokurent w spółce, aby mógł podejmować jakiekolwiek czynności, musi zostać wpisany do rejestru (KRS). Jego zakres umocowania został określony przez ustawę i jest bardzo szeroki. Inaczej niż przy pełnomocnictwie wygląda również kwestia jego odwołania.

W zależności od rodzaju spółki, uprawnione do odwołania będą inne podmioty. W spółce jawnej jest to każdy ze wspólników mający prawo do prowadzenia spraw spółki. Z kolei w spółce z o.o. jest to każdy z członków zarządu. Jak widać, w przeciwieństwie do pełnomocnictwa, zerwać stosunek może inny podmiot, aniżeli sam mocodawca.

Mimo iż nie należy traktować prokurenta jak zwykłego pełnomocnika spółki, to między tymi podmiotami możemy znaleźć również kilka podobieństw. Przede wszystkim prokurent i pełnomocnik działają w imieniu i ze skutkami dla swojego mocodawcy. Swoim zachowaniem wywołują bezpośrednie skutki prawne wiążące reprezentowanego.

Co więcej, udzielenie pełnomocnictwa oraz prokury jest czynnością jednostronną, tj. dokonuje jej samodzielnie mocodawca. Oczywiście prokurent czy pełnomocnik mogą się nie zgodzić na pełnienie takiej funkcji i stosunek ten wypowiedzieć. Dlatego też u podłoża udzielenia prokury i pełnomocnictwa leży zaufanie mocodawcy do osoby reprezentanta, inaczej ciężko byłoby się im porozumieć.

Prokurent w spółce – kto może nim zostać?

Przepisy nie stawiają wygórowanych wymogów przed kandydatami na prokurentów. Zostać nim może bowiem osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.

Oprócz tego prokurentem nie może być osoba, która została skazana za przestępstwa przeciwko ochronie informacji, wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu oraz przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi.

Ograniczenie to jest jednak czasowe, bowiem skazany za wspomniane przestępstwa może objąć funkcję prokurenta w spółce po upływie pięciu lat, licząc od daty uprawomocnienia się wyroku skazującego, chyba że wcześniej nastąpiło zatarcie skazania.

Kto może udzielić prokury?

Jak wspomniałem we wstępie, prokura jest zarezerwowana wyłącznie dla przedsiębiorców. Oznacza to, że ustanowić ją mogą osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki osobowe oraz kapitałowe. Wynika to z faktu, że prokura musi zostać wpisana do rejestru przedsiębiorców, a zatem wyłącznie podmiot zarejestrowany w CEIDG lub KRS może ustanowić prokurę.

Prokura w spółce zostaje ustanowiona na podstawie jednostronnej czynności prawnej dokonanej przez przedsiębiorcę.

W spółkach osobowych taka czynność jest podejmowana zgodnie przez wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki. Z kolei w spółkach kapitałowych powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu.

Ważne! Prokura jest udzielona w chwili gdy oświadczenie woli mocodawcy dotrze do adresata w taki sposób, aby mógł się on zapoznać z jego treścią. Prokura nie wymaga przy tym przyjęcia jej przez prokurenta.

Czy spółka cywilna może mieć prokurenta?

Mimo iż spółka cywilna ma w swojej nazwie słowo „spółka”, to jest ona zupełnie odmiennym tworem, niż podmioty prawa handlowego. Przede wszystkim nie posiada ona statusu przedsiębiorcy oraz nie podlega wpisowi do CEIDG lub KRS. Oznacza to, że nie jest ona uprawniona do ustanawiania prokury.

Prokurent może być jednak powołany przez każdego ze wspólników spółki cywilnej.

Trzeba jednak pamiętać, że w tej sytuacji prokurent reprezentuje wyłącznie tego przedsiębiorcę, który go ustanowił. Co oznacza, że wszelkie czynności prawne dokonane przez prokurenta wywołują skutki prawne jedynie w sferze interesów wspólnika-mocodawcy, nie zaś całej spółki i jej pozostałych wspólników.

Pełną księgowość poprowadzisz w programie księgowym online 360 Księgowość

Prokurent w spółce – jaki jest zakres umocowania?

Prokurent w spółce ma bardzo szeroki zakres umocowania. Jest on uprawniony do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Może występować jako pełnomocnik procesowy przedsiębiorcy, jak również może udzielać takich pełnomocnictw procesowych innym osobom oraz je odwoływać.

Jeżeli chodzi o czynności sądowe, to prokura obejmuje między innymi sporządzanie i podpisywanie pozwów i innych pism procesowych, jak zażalenia, apelacje, skargi.

Prokurent jest uprawniony również do reprezentacji przedsiębiorcy na rozprawie i innych posiedzeniach sądowych, zawierania ugód w postępowaniu sądowym, a także przyjmowania korespondencji sądowej. Umocowanie dotyczy nie tylko spraw cywilnoprawnych, mogą to być również postępowania karne, administracyjne i sądowoadministracyjne czy podatkowe.

Prokura powoływana jest jednak nie tylko do prowadzenia spraw związanych z procedurą sądową. Zapewne dla przedsiębiorców ważniejsze są kwestie biznesowe.

Tutaj prokurent ma także duże pole do podejmowania działań. Prokurent jest uprawniony do zawierania umów w imieniu przedsiębiorcy, w tym umów dotyczących nabycia przez spółkę przedsiębiorstwa, ruchomości i nieruchomości, umów licencyjnych z zakresu prawa własności przemysłowej, umów dotyczących przelewu wierzytelności czy też umów poręczenia, w tym poręczenia wekslowego.

Prokurent może także dokonywać jednostronnych czynności prawnych, jak na przykład odbiór zleceń i dzieła, rozwiązywanie umów z kontrahentami oraz rozwiązywanie umów o pracę z pracownikami przedsiębiorstwa.

Warto wspomnieć tu wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 grudnia 2005 roku (sygn. akt: I PK 125/05), gdzie sąd wskazał, iż prokurent spółki handlowej może być uznany za osobę zarządzającą zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Prokurent może dokonywać także innych czynności z zakresu prawa pracy, np. podpisywać świadectwa pracy.

Prokurent posiada również umocowanie do przejęcia, w imieniu i na rzecz reprezentowanego przedsiębiorcy, przedmiotu zastawu rejestrowego w trybie art. 22–23 ustawy o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów.

Prokurent jest zatem umocowany do działania w zakresie zwykłego zarządu, jak również tego przekraczającego zwykły zarząd.

KC wprowadził jednak katalog czynności, które wymagają oddzielnego pełnomocnictwa dla prokurenta, aby ten mógł je dokonać. Chodzi tu o zbycie przedsiębiorstwa lub dokonanie czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, a także zbywanie i obciążanie nieruchomości należących do spółki.

Prokurent a stosunki wewnętrzne w spółce

Prokurent jest reprezentantem spółki, a co za tym idzie, nie ma on uprawnień do podejmowania czynności dotyczących stosunków wewnętrznych przedsiębiorstwa.

Nie ma on zatem prawa do podejmowania działań wewnątrzkorporacyjnych. Nie może między innymi zwoływać posiedzeń organów przedsiębiorcy, zgłaszać wniosków o wpis do rejestru takich danych dotyczących przedsiębiorcy jak zmiana umowy, statutu, zmiana w składzie zarządu. Nie ma także możliwości głosowania na zgromadzeniu spółki w imieniu udziałowca czy akcjonariusza.

Może on jednak zostać oddzielnie umocowanym do wykonywania prawa głosu, zgodnie z zasadami określonymi w KSH (jako pełnomocnik).

Forma udzielenia prokury

Dla udzielenia prokury wymagana jest forma pisemna. Brak jej zachowania oznacza bezwzględną nieważność czynności prawnej udzielenia prokury.

KC wskazuje, iż prokura powinna być pod rygorem nieważności udzielona na piśmie. Oznacza to, że dopuszczalne jest zastosowanie każdej formy pisemnej czynności prawnej, tj. zwykłej formy pisemnej, formy pisemnej z potwierdzonym notarialnie podpisem oraz formy aktu notarialnego. Może być to również forma elektroniczna, aktualnie jest ona traktowana na równi z formą pisemną.

Mimo iż samo umocowanie musi być dokonane na piśmie, to już prokurent może dokonywać czynności wymagających do swej ważności innej formy prawnej, w tym tych, które, aby były ważne, potrzebują aktu notarialnego.

Kiedy prokurent w spółce traci swoje uprawnienia?

Prokura, tak jak niemal w każdym czasie może być powołana, tak również w każdym czasie można ją odwołać. Wspominałem już, że w spółkach osobowych dokonać tego może każdy ze wspólników mający prawo do prowadzenia spraw spółki, natomiast w spółkach kapitałowych każdy z członków zarządu.

Prokurent traci swoje uprawnienia także na skutek wykreślenia spółki z KRS, w przypadku ogłoszenia upadłości przedsiębiorstwa, otwarcia jego likwidacji oraz dokonania przekształcenia firmy.

Prokura wygasa również wskutek śmierci prokurenta oraz ustanowienia kuratora dla przedsiębiorcy — w okresie kurateli prokura nie może być ustanowiona.

Ważne! Zawieszenie działalności spółki nie powoduje wygaśnięcia praw prokurenta.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego