Zniszczenie towaru w firmie

Czasami zdarza się, że w firmie dochodzi do uszkodzenia lub zniszczenia towaru. Dowiedz się dlaczego to takie ważne, żeby sporządzić protokół zniszczenia towaru oraz kiedy poniesioną stratę możesz uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu.

Jak udokumentować kradzież lub zniszczenie towaru?

Każda działalność wiąże się z ryzykiem. Towary, którymi obracasz mogą utracić swoje właściwości i nie nadawać się do dalszego użycia lub sprzedaży.

Powodów może być wiele. Uszkodzenie w transporcie, upadek z półki w magazynie, zalanie lokalu czy utrata terminu przydatności do spożycia. Może też zdarzyć się całkowita strata powstała w skutek kradzieży bądź zgubienia towaru np. z winy firmy kurierskiej.

W każdym z tych przypadków trzeba odpowiednio udokumentować zniszczenie lub utracenie towaru. W tym celu należy wypełnić protokół zniszczenia towaru.

To, co do niego wpiszesz, będzie miało konsekwencje podatkowe.

Co musi zawierać protokół zniszczenia towaru?

Najlepiej jeśli taki protokół sporządzony będzie bezpośrednio po zdarzeniu, które doprowadziło do uszkodzenia, zniszczenia lub utraty towaru. Wtedy najłatwiej będzie opisać okoliczności, w jakich do tego doszło. Protokół zniszczenia towaru powinien zawierać:

• kolejny numer dokumentu,
• datę sporządzenia dokumentu,
• dane osoby wypełniającej protokół (ewentualnie można podać stanowisko, jakie zajmuje w przedsiębiorstwie),
• datę zniszczenia lub straty towaru,
• przyczynę zniszczenia lub utraty towaru,
• nazwę zniszczonego / utraconego towaru,
• ilość lub liczbę sztuk towaru,
• wartość jednostkową towaru (w zależności od statusu podatnika VAT – netto lub brutto),
• łączną wartość zniszczonych / utraconych towarów,
• dodatkowe informacje o tym, jakie było przeznaczenie zniszczonych towarów,
• podpis osoby, która sporządziła protokół.

Wartość jednostkową towaru w kwocie netto podają czynni podatnicy VAT, natomiast podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT podają wartość towaru w kwocie brutto.

Do dokumentu potwierdzającego zniszczenie towaru można dodać załączniki, które mają na celu potwierdzenie zdarzenia. Może to być na przykład policyjny protokół potwierdzający kradzież lub akt wandalizmu.

Jeśli przyczyną zniszczeń było zalanie lub pożar to można dołączyć dokumentację od ubezpieczyciela lub rzeczoznawcy. A jeśli towar zagubił się podczas transportu, to jako potwierdzenie warto załączyć dokumentację z firmy przewozowej.

Czy utrata towaru może być kosztem w firmie?

Wszystko zależy od tego, czy do uszkodzenia lub zniszczenia towaru doszło z winy przedsiębiorcy. Jeśli nie dopełniłeś należytej staranności przy zabezpieczeniu mienia, przez co przyczyniłeś się do utraty lub zniszczenia towarów czy wyposażenia, to wydatek na takie towary czy wyposażenie nie może być ujęty w kosztach uzyskania przychodu.

Podobnie jeśli nie będziesz mieć dokumentów potwierdzających utratę towaru, to taka strata nie zostanie uznana za koszt podatkowy.

Natomiast jeśli do zniszczenia towaru doszło bez Twojej winy, to taka strata zostanie uznana za koszt podatkowy. Co do zasady trzeba jednak spełnić następujące warunki:

• strata musi być związana z całokształtem prowadzonej przez Ciebie działalności,
• strata musi być właściwie udokumentowana przez protokół zniszczenia towaru,
• powstanie straty musi być spowodowane działaniem przez Ciebie niezawinionym,
• musisz wykazać, że podjęto właściwe działania zabezpieczające przed powstaniem straty.

Jeśli do zniszczenia towaru doszło bez Twojej winy, to w takim przypadku wydatki na utylizację towaru również będą stanowić koszt podatkowy.

Należy przy tym pamiętać, że niektóre rodzaje towarów, jak na przykład lekarstwa, baterie, elektronika czy akumulatory, muszą być utylizowane przez specjalistyczne firmy, które posiadają uprawnienia do wystawienia karty przekazania odpadów.

Można przy tym wyróżnić 2 przyczyny strat w towarach, które powodują zaliczenie tych strat do kosztów uzyskania przychodów:

• straty, które powstały w skutek działania siły wyższej lub innych okoliczności nadzwyczajnych,
• straty, które powstały w związku z czynnościami wykonywanymi w ramach działalności wskutek naturalnych właściwości materiału lub towaru handlowego.

Jeśli już doszło do straty to ważne jest, żeby odpowiednio rozliczyć zniszczenie towaru. W przeciwnym wypadku, nawet pomimo fizycznej likwidacji towaru, będzie on nadal widniał w firmowej dokumentacji księgowej.

Jak udokumentować i ująć w KPiR zniszczenie towaru

Na podstawie protokołu zniszczenia towaru wraz z dołączonymi do niego dokumentami można wprowadzić zmiany w Księdze Przychodów i Rozchodów. Jeśli szkoda powstała bez Twojej winy to masz możliwość ujęcia jej w kosztach. Wymaga to wprowadzenia modyfikacji w 2 miejscach.

Po pierwsze w kolumnie 10, gdzie ewidencjonuje się zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, trzeba podać łączną wartość straty ze znakiem minus.

Takie działanie pozwala na wyksięgowanie wydatku na zniszczone towary i materiały. Będzie to miało znaczenie dla przyszłej inwentaryzacji, podczas której porównuje się wartości ze spisu z natury między innymi z zakupionymi materiałami i towarami.

Po drugie w kolumnie 13, która dotyczy pozostałych wydatków, trzeba podać wartość wynikającą z protokołu zniszczenia towaru. Powinna to być ta sama kwota, która została wpisana w kolumnie 10, z tą różnicą, że tutaj będzie ona wpisana jako wartość na plus.

Sprawa wygląda inaczej jeśli do straty lub uszkodzenia towarów doszło w wyniku braku zachowania należytej staranności przy zabezpieczeniu mienia przez Ciebie lub Twoich pracowników, przez co przyczyniło się to do zniszczenia bądź utraty tych rzeczy.

W tym wypadku wydatek na takie materiały lub towary nie może pozostać w kosztach uzyskania przychodu. Trzeba go wyksięgować z kolumny 10.

Dodatkowo jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, to przy zniszczeniu mienia z Twojej winy tracisz prawo do odliczenia podatku VAT. W związku z tym przepisy zobowiązują Cię do sporządzenia korekty podatku naliczonego.

Uwzględniasz to w deklaracji podatkowej składanej za okres, w którym nastąpiło zniszczenie towaru, bo tym samym nastąpiła zmiana jego przeznaczenia.

W tym samym okresie rozliczeniowym korygowane wartości trzeba też wykazać w pliku JPK_VAT ze znakiem minus.

Taka korekta obowiązuje nie tylko przy zniszczonych towarach handlowych, ale również przy zniszczeniu środków trwałych czy wyposażenia z winy przedsiębiorcy.

Przy pełnych księgach rachunkowych musisz też pamiętać, że protokół zniszczenia nie stanowi dokumentu księgowego.

Wobec tego trzeba na jego podstawie sporządzić polecenie księgowania, które zostanie zaksięgowane na odpowiednie konta księgowe w zależności od tego, czy do zdarzenia doszło z Twojej winy, czy też nie.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Jakuba Chmieleckiego