Prywatny samochód w firmie a możliwość odliczenia VAT

Samochody w firmie stanowią nieodzowne narzędzie pracy przedsiębiorcy. W przypadku wniesienia samochodu do firmy ale też korzystania z niego z zastosowaniem kilometrówki umożliwia odliczenia podatku VAT.

Forma prawna używania samochodu w firmie

Samochody osobowe prywatne stanowiące własność lub współwłasność przedsiębiorcy używane w firmie:

• przez wniesienie poprzez oświadczenie do majątku firmy albo
• poprzez prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla ujęcia w kosztach (kilometrówkę)

– mogą skorzystać z odliczenia VAT od kosztów eksploatacyjnych 50% albo 100% podatku VAT z faktury dokumentującej wydatek.

Warto przy tym zaznaczyć, iż jeżeli przedsiębiorca użytkuje samochód osobowy (niebędący jego własnością lub współwłasnością) na podstawie umowy leasingu, dzierżawy, użyczenia lub innej, wówczas także ma możliwość odliczania 50% albo 100% VAT.

Ponadto aby podatnik w ogóle mógł odliczyć podatek VAT musi być zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT.

Koszty od których podatnik może odliczyć podatek VAT

Przedsiębiorca posiadający tytuł prawny do użytkowania pojazdu oraz ponoszący wydatki eksploatacyjne z tytułu jego używania ma prawo do odliczenia 50% albo 100% VAT od nabycia:

• paliwa,
• usług serwisowych, konserwacyjnych,
• części do danego samochodu,
• biletów za parking czy przejazd autostradą,
• usług mycia pojazdu,
• usług przeglądów pojazdu czy remontu,
• usług holowania,
• innych wydatków związanych z danym pojazdem.

Odliczenie VAT a stara faktura

Niezależnie czy podatnik ma prawo odliczyć 100% czy 50% podatku VAT, musi pamiętać o zaksięgowaniu faktur w odpowiednim czasie bowiem odliczyć VAT ma prawo:

• w dwóch następnych miesiącach po miesiącu wystawienia faktury,
• w dwóch następnych kwartałach po miesiącu wystawienia faktury (w przypadku gdy podatnik rozlicza VAT kwartalnie).

W przypadku gdy podatnik odnajdzie fakturę po upływie ww. terminów, może jeszcze odliczyć podatek VAT od wydatku związanego z eksploatacją pojazdu dokonując korekty deklaracji VAT za wcześniejszy okres i ujmując tam daną fakturę lub faktury.

100% odliczenia VAT od wydatków eksploatacyjnych pojazdów

Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia 100% podatku VAT w sytuacji, gdy:

• wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika,
• konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie,
• pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

1. klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
2. z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

• pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
• pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

1. agregat elektryczny/spawalniczy,
2. do prac wiertniczych,
3. koparka, koparko-spycharka,
4. ładowarka,
5. podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
6. żuraw samochodowy

– jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.

Z powyższego wynika, iż samochody ciężarowe, specjalne oraz te, których konstrukcja wyklucza użytek prywatny mają prawo do pełnego odliczenia VAT przy czym w przypadku samochodów wymienionych z punktu 3 oraz 4 możliwość pełnego odliczania VAT stwierdza się podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań.

Natomiast w przypadku samochodów osobowych aby odliczyć 100% podatku VAT z faktur dokumentujących wydatki eksploatacyjne należy bezwzględnie:

• zgłosić dany samochodów (za pomocą formularza VAT-26) do urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres zamieszkania (urząd skarbowy do którego przedsiębiorca płaci PIT, VAT) w ciągu 7 dni od poniesienia pierwszego wydatku związanego z użytkowaniem samochodu tylko na cele działalności,
• prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu VAT,
• ustalić wewnętrzny regulamin wykluczający prywatny użytek samochodu w firmie.

Ewidencję przebiegu pojazdu na cele VAT prowadzi się tylko w odniesieniu do samochodów osobowych, motocykli w celu 100% odliczenia VAT od wydatków eksploatacyjnych. Warto zaznaczyć, iż w przypadku motorowerów przysługuje pełne odliczenie VAT od wydatków eksploatacyjnych bowiem nie został on sklasyfikowany jako samochód osobowy.

Należy podkreślić, iż przedsiębiorca użytkujący samochód prywatny (nie wniesiony do firmy poprzez oświadczenie) i prowadzący ewidencję przebiegu pojazdu dla ujęcia kosztów eksploatacyjnych chcąc odliczyć 100% VAT od wydatków używania tegoż samochodu będzie zobligowany:

• zgłosić go do urzędu skarbowego (VAT-26),
• prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT,
• prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów ujęcia kosztów eksploatacji,
• wykluczyć użytek prywatny (co w przypadku jednoosobowej działalności oraz jednego, prywatnego samochodu może okazać się bardzo trudne).

Jeżeli przedsiębiorca nie chce jej prowadzić, wówczas przysługuje mu 50% odliczenie VAT od wydatków eksploatacyjnych.

50% odliczenia VAT od wydatków eksploatacyjnych pojazdów

Przedsiębiorcy, który używają samochodu osobowego zarówno prywatnie jak i w firmie nie zgłaszają ich do urzędu skarbowego (VAT-26) ponieważ zgłoszenie to dotyczy wyłącznie samochodów osobowych, używanych tylko w firmie i w związku z tym umożliwia 100% odliczenie VAT od wydatków eksploatacyjnych.

Przedsiębiorca w tym wypadku nie dokonuje zgłoszenia samochodu osobowego (VAT-26) jako przeznaczonego wyłącznie do działalności i nie chce prowadzić kilometrówki VAT i w tej sytuacji ma prawo odliczyć 50% podatku VAT z faktur dokumentujących poniesienie wydatków eksploatacyjnych pojazdów.

Warto zaznaczyć, iż 50% nieodliczonego podatku VAT z faktur dokumentujących poniesienie wydatków eksploatacyjnych podatnik ujmuje w kosztach firmy ponieważ podatek VAT, do odliczenia którego podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia ujmuje on w kosztach firmy.