Pułapki działalności nierejestrowanej

Działalność nierejestrowana to atrakcyjna opcja w celu sprawdzenia bez konieczności formalnej rejestracji firmy. Brak obowiązku rejestracji w CEIDG, brak składek ZUS i minimum formalności brzmi kusząco – i rzeczywiście może być atrakcyjną formą dorabiania lub startu w przedsiębiorczość.

Decydując się na działalność nierejestrowaną choć wydaje się to prostym rozwiązaniem, wiąże się z pewnymi pułapkami, które mogą prowadzić do problemów prawnych i finansowych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich.

Miesięczny limit przychodów

Działalność nierejestrowa (nierejestrowana, nieewidencjonowana) to drobna działalność zarobkowa osób fizycznych, która nie wymaga formalnej rejestracji działalności gospodarczej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Na mocy art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Pierwszym ważnym kryterium prowadzenia działalności nierejestrowanej jest więc limit przychodów. Obecnie wynosi on 75% minimalnego wynagrodzenia i obowiązuje dla każdego miesiąca odrębnie. Limit dla działalności nierejestrowanej w 2025 roku wynosi  3499,50 zł miesięcznie.

Przekroczenie tego progu zobowiązuje do zarejestrowania działalności gospodarczej, co wiąże się z dodatkowymi formalnościami i kosztami.

Obowiązek rejestracji po przekroczeniu miesięcznego limitu przychodów powstaje automatycznie i liczy się od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie.

Prowadząc działalność nierejestrowaną trzeba regularnie kontrolować kwotę osiąganych przychodów, zachowując przy tym szczególną uważność, aby uniknąć nieświadomego przekroczenia limitu.

W razie jego przekroczenia podjąć natychmiastowe kroki w celu zarejestrowania działalności gospodarczej.

Od momentu przekroczenia limitu przychodów działalności nierejestrowanej w terminie 7 dni należy dokonać rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG.

Niezrozumienie różnicy między przychodem a dochodem

W kontekście działalności nierejestrowanej istotne jest rozróżnienie między przychodem a dochodem.

Limit działalności nierejestrowanej, który wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia odnosi się do przychodu, czyli całkowitej kwoty uzyskanej ze sprzedaży, a nie dochodu, który jest przychodem pomniejszonym o koszty.

Niewłaściwe zrozumienie tej różnicy może prowadzić do błędów w ewidencji i potencjalnych problemów z organami skarbowymi w razie przekroczenia limitu i niedopełnienia obowiązku rejestracji działalności gospodarczej.

Nie każdy może prowadzić działalność nierejestrowaną

W przypadku chęci prowadzenia działalności nierejestrowanej, osoby które prowadziły już wcześniej działalność gospodarczą muszą wziąć pod uwagę okres karencji.

Aby działalność nierejestrowana była możliwa, w okresie ostatnich 60 miesięcy nie mogła być wykonywana działalność gospodarcza.

Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że nie każdą działalność gospodarczą można prowadzić bez rejestracji.

Bez względu na wielkość przychodów, trzeba zarejestrować działalność gospodarczą w sytuacji, gdy prowadzona działalność wymaga posiadania zezwolenia, koncesji, licencji czy wpisu do rejestru.

Przykładem mogą być usługi w zakresie ochrony osób i mienia, sprzedaż alkoholu, transport drogowy w zakresie przewozu osób.

Koncesja lub zezwolenie na prowadzenie działalności

Licencja w działalności gospodarczej

Rejestracja do VAT

Należy mieć na uwadze, że prowadzenie działalności nierejestrowanej nie jest równoznaczne z nie prowadzeniem działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody.

W praktyce oznacza to, że działalność nierejestrowana, która spełnia powyższą definicję, jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT.

Nie oznacza to jeszcze, że prowadząc działalność nierejestrowaną, trzeba rejestrować się do VAT i opodatkowywać sprzedaż podatkiem VAT.

Przepisy ustawy o VAT przewidują bowiem zwolnienie podmiotowe (do limitu 200 000 zł obrotu rocznie) i zwolnienie przedmiotowo (dla poszczególnych rodzajów towarów i usług).

Limit zwolnienia podmiotowego jest wysoki i wystarczający dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną, jednak trzeba mieć na uwadze że w ustawie o VAT wskazano czynności, które nie mogą korzystać z tego zwolnienia.

Są to w szczególności usługi prawnicze, w zakresie doradztwa, jubilerskie czy sprzedaż części samochodowych.

Tego typu sprzedaż obliguje do rejestracji jako czynny podatnik VAT i odprowadzania podatku VAT niezależnie od osiąganych przychodów, a więc już od pierwszej dokonanej sprzedaży.

Pełny katalog towarów i usług wyłączonych ze zwolnienia podmiotowego z VAT znajduje się w art. 113 ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług.

Przed rozpoczęciem prowadzenia działalności nierejestrowanej należy zatem szczegółowo przeanalizować przepisy ustawy o VAT w zakresie rodzajów usług i dostaw, w odniesieniu do których nie przysługuje prawo do korzystania ze zwolnienia z VAT.

Kasa fiskalna

Skoro do działalności nierejestrowanej należy stosować przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, to trzeba także brać pod uwagę zapisy tej ustawy dotyczące kasy fiskalnej.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Możliwe są zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej.

Zwolnienie podmiotowe z kasy fiskalnej przysługuje do limitu 20 000 zł obrotów w skali roku, jednak i tutaj przewidziano pewne wyłączenia zawarte w art. 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nie stosuje się m.in. w przypadku świadczenia usług przewozu osób, fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów czy sprzedaży części i akcesoriów do pojazdów silnikowych.

Obowiązki podatkowe – nadal istnieją

Działalność nierejestrowana w większości przypadków może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT (do określonego limitu obrotów), ale uzyskane przychody podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i trzeba je rozliczyć w zeznaniu rocznym PIT.

Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować konsekwencjami podatkowymi. Dlatego ważne jest, aby być świadomym swoich zobowiązań wobec urzędu skarbowego.​

Niektórzy błędnie zakładają, że jeśli nie ma firmy, to nie trzeba nic wykazywać – co może skutkować problemami z fiskusem.

Uzyskane z działalności nierejestrowanej przychody i poniesione koszty ich uzyskania rozlicza się w zeznaniu rocznym PIT-36 jako przychody z innych źródeł według skali podatkowej.

Ewidencja sprzedaży

Działalność nierejestrowana nie oznacza braku jakichkolwiek formalności koniecznych do spełnienia.

Od momentu podjęcia działalności nierejestrowanej trzeba prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Brak takiej dokumentacji może prowadzić do trudności w udowodnieniu, że nie przekroczono dopuszczalnego limitu przychodów i że kwota wykazanego w zeznaniu rocznym podatku dochodowego jest właściwa.

W celach dowodowych konieczne jest także przechowywanie dowodów sprzedaży i dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów., co ułatwi kontrolę nad finansami i zapewni spokój w razie ewentualnej kontroli.​

Jeżeli pojawi się kontrola, a osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie będzie w stanie udowodnić, że prowadzi ją zgodnie z przepisami (np. nie dokumentuje sprzedaży, nie prowadzi ewidencji przychodów, nie ma wiedzy o obowiązkach), urzędnik może uznać, że działalność ma charakter zorganizowany i ciągły, co z kolei kwalifikuje ją jako działalność gospodarczą – wymagającą rejestracji.

Brak uproszczonej ewidencji sprzedaży może rodzić pytania:
– Czy ta osoba faktycznie nie przekracza limitu przychodu?
– Czy nie unika celowo obowiązków podatkowych?
– Czy nie prowadzi działalności „na czarno”?

Niezbędne dokumenty przygotujesz w programie księgowym 360 Księgowość:

Niewłaściwe dokumentowanie transakcji

W działalności nierejestrowanej istnieje obowiązek wystawiania rachunków lub faktur na żądanie klienta.

Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować sankcjami. Warto zatem zapoznać się z zasadami prawidłowego dokumentowania sprzedaży, mieć przygotowane odpowiednie wzory rachunków/faktur i umieć je wypełnić w razie potrzeby.​

Brak takiej gotowości do wystawienia rachunku czy faktury może zostać odebrany przez nabywców towarów/usług jako nierzetelne prowadzenie sprzedaży.

To proste zaniedbanie może więc przerodzić się w poważny problem. Dlatego warto nie tylko znać swoje obowiązki, ale również być na nie przygotowanym – nawet jeśli formalnie nie trzeba codziennie wystawiać faktur, dobrze wiedzieć jak to zrobić.

Odpowiedzialność za sprzedaż jak w przypadku firmy

Mimo że działalność jest nierejestrowana, sprzedawca podlega przepisom konsumenckim, a więc ma obowiązek przestrzegać praw konsumentów.

W szczególności należy pamiętać o przestrzeganiu prawa do odstąpienia w terminie 14 dni od umowy zawartej na odległość i realizowaniu obowiązków związanych z reklamacją, zwrotem czy naprawą.

Status osoby bezrobotnej

Prowadzenie działalności nierejestrowanej przez osoby bezrobotne jest możliwe, ale są pewne ograniczenia. Działalność nierejestrowana opiera się na podstawie zawierania umów sprzedaży lub umów cywilnoprawnych, takich jak umowa o dzieło czy umowa zlecenie.

Posiadając status osoby bezrobotnej, trzeba pamiętać, że prowadzenie działalności nierejestrowanej opartej na umowach cywilnoprawnych powoduje utratę statusu osoby bezrobotnej.

W takiej sytuacji można prowadzić działalność nierejestrowaną wybierając umowę sprzedaży, jednak trzeba jeszcze pamiętać o obowiązującym limicie.

Osoby bezrobotne mogą prowadzić działalność nierejestrowaną, jeśli przychód z niej osiągany nie przekroczy 50 % minimalnego wynagrodzenia.

Przekroczenie tego progu powoduje utratę statusu osoby bezrobotnej, a więc w szczególności utratę ubezpieczenia zdrowotnego umożliwiającego korzystanie ze świadczeń NFZ.

Ograniczone możliwości rozwoju

Działalność nierejestrowana może napotkać trudności w uzyskaniu finansowania zewnętrznego, takiego jak kredyty czy dotacje przeznaczone dla przedsiębiorców.

Brak formalnego statusu przedsiębiorcy ogranicza dostęp do wielu form wsparcia finansowego, co może utrudnić rozwój działalności.​

Działalność nierejestrowana to forma idealna na start, ale z ograniczonym potencjałem rozwoju. Gdy planuje się skalowanie biznesu, warto pomyśleć o rejestracji działalności gospodarczej.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa